ADMINISTRATEUR/RICE DE BASE

juillet 25, 2025
CDD
Urgent
Application deadline closed.

Job Overview

Job Description

RECRUTEMENT SOUS RESERVE DE FINANCEMENT
PROFIL DE POSTE
Intitulé du poste Administrateur/rice de Base
Pays & base d’affectation Burkina Faso, DORI
Rattachement hiérarchique Coordinateur terrain
Liens fonctionnels Coordinateur Finances/Coordinateur RH
Création/Remplacement Remplacement
Date d’arrivée souhaitée ASAP
Durée de la mission 5 mois (et plus selon financement)
 Informations générales sur la mission
Contexte
Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 190 projets, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 5 millions de personnes dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est et en France.
Positionnement de PUI dans le pays
Première Urgence Internationale intervient au Mali depuis 2013, au Niger depuis 2018 et a ouvert une mission au Burkina Faso en juillet 2020.

Témoin de l’inquiétante évolution du contexte transfrontalier entre les 3 pays (dégradation du contexte sécuritaire et l’augmentation des déplacements internes), l’ONG a décidé de régionaliser son intervention en ouvrant un bureau au Burkina Faso pour compléter sa réponse.

PUI a démarré ses activités dans la région de l’Est en août 2020, dans le district sanitaire de Fada au travers d’une réponse de maintien du continuum de soins pour les populations affectées par la crise. L’action de PUI à l’Est s’est articulée autour de deux piliers : l’appui à la résilience du système de soin et la réponse d’urgence (cliniques mobiles). Rapidement une collaboration avec MSF Espagne a permis la reprise des activités par PUI dans le district sanitaire de Gayéri (province de la Komandjari dans la région de l’Est). Également, depuis juin 2021 PUI est déployé à Sebba dans le district sanitaire de Sebba (Yagha, région du Sahel) pour répondre à l’urgence suite à l’attaque de la localité de Solhan qui a fait 130 morts et provoqué le déplacement de plus de 16 000 personnes.

Actuellement, la mission PUI met en œuvre une réponse en santé intégrée dans 03 districts sanitaires de la Région du Sahel avec quelques structures de santé (CSPS et CMA) appuyées pour les réponses d’urgence en santé nutrition dans les formations sanitaires ciblées du district sanitaire (DS) de Sebba, Gorom et de Dori, avec la tenue d’un poste de santé avancé dans la commune de Seytenga, Région du Sahel.

 Description du poste
Sous la responsabilité du coordinateur terrain et dans le respect du cadre défini par le/la Coordinateur/trice Administratif et Financier et en collaboration avec le reste de l’équipe PUI, il/elle est responsable du bon fonctionnement de la base de Dori sur les plans administratifs, financiers et RH.
Responsabilités et champs d’actions
L’Administrateur/rice de base est responsable, sous la supervision du Responsable de Base de la gestion financière, comptable, administrative et RH quotidienne de la base de Dori

Gestion Financière et Comptable

Gestion des Ressources Humaines

Objectifs spécifiques et activités associées
1.     Assure le respect des procédures financières sur la base du Sahel selon le manuel des procédures administratives et financières

2.     Gestion de la comptabilité

–  Vérification et validations des dossiers LOG (DA, PV et Bon de Commande)

–  Veille au Respect des aspects administratifs des contrats élaborés par la logistique.

–  Contrôle de la tenue conforme des journaux comptables et du bon archivage des justificatifs

–  Envoi toutes les deux semaines au Coordinateur de Zone les mains courantes à jour

–  Validation des paiements de la base conformément aux procédures.

–  Vérifie la conformité des documents comptables de l’ensemble des opérations de la base selon les règles et procédures de PUI et suivi des régularisations.

–  Forme et accompagne l’assistante FIN de la base dans la maîtrise des procédures et l’utilisation des outils comptables et finances

3.     Gestion de la clôture comptable

–  Effectue la clôture mensuelle de la comptabilité de la base

–  Garantit un archivage clair et structuré des pièces comptables et la remontée régulière à la coordination

–  Envoie un pack comptable mensuel avec :

–  IPC scannés et signés

–  Main courante (version intégrée dans SAGA)

–  Liste des fournisseurs et tiers à créer dans SAGA

–  Liste des comptes comptables ajoutés à la main courante

–  La fiche de déclaration des RTS et IRF

–  Tableau de suivi des avances et justification du solde des avances

4.      Gestion des finances

–  Met à jour du FFU en collaboration avec les chefs de départements et organisation avec le coordinateur de la base d’une reunion de suivi budgétaire mensuelle

–   Elabore la trésorerie prévisionnelle mensuel avec les chefs de département

–  En collaboration avec la Coordination, suit l’état de la trésorerie de la base et effectue les demandes d’approvisionnement appropriées, en tenant compte des contraintes et délais d’approvisionnement

–  Met à jour les prévisionnels de dépenses de sa base et alerte les responsables de budget.

–   Envoie mensuel des prévisions et engagés budgétaire à la coordination

5.      Participation à l’élaboration des budgets de la base et des reporting financiers

–  Compilation des informations fournies par les différents départements

–  Mise en forme du budget au format fourni par la coordination

–  Transmission du budget consolidé au Coordinateur de Zone pour validation

–  Correction du budget selon les retours du Coordinateur de Zone

–  Vérification mensuel des imputations comptables et de la cohérence avec les budgets

–  Transmission de demande de réaffectation mensuellement

Assure la bonne gestion des ressources humaines

1.     Recrutement

– Elaborer et ou participer à l’élaboration des profils de postes

– Faire les demandes de recrutements

– Gérer les demandes de recrutements des journaliers

– Organiser la diffusion des avis de recrutements

2.     Gestion des contrats

– Veiller à la signature des contrats de travail, les profils de poste, le code de conduite PUI et tout autre document nécessaire, faire le briefing de tous les nouveaux staffs

– Prévient le supérieur hiérarchique un mois avant la fin d’un contrat.

3.     BDD RH et gestion des employés

– Envoie chaque mois au coordinateur RH (au plus tard le 20 du mois) l’état des acomptes sur salaires, et le suivi des congés et absences des salariés de sa base

– Veiller à l’impression et la signature les bulletins de salaire et les transmettre à la coordination en même temps que les pièces comptables

– Veiller à la mise à jour du fichier de suivi des congés du personnel de sa base

– Veiller à la mise à jour des dossiers RH de sa base par employé en respectant la liste des éléments administratifs nécessaires dans un dossier du personnel (CV, copie d’extrait d’acte de naissance, contrat de travail…)

– Garde une copie de chaque élément administratif sur sa base, et envoie l’original à la coordination

– Scanne l’ensemble des dossiers administratifs des employés, les enregistrent et les classent dans un disque dur externe

– Archive les dossiers des employés ayant quitté la mission en collaboration avec CoRH

4.      Taxes et aspects légaux

– Veiller a la bonne diffusion et rappel du Règlement intérieur sur sa base

– Régularise et inscrit le personnel aux autorités compétentes

– Prépare les cotisations sociales mensuelles

– Suit les questions relatives aux taxes et impôts

5.     Administration et archivage

– Traitement des courriers reçus sur la base.

– Effectue la veille juridique et le suivi de l’évolution des obligations légales de l’ONG vis-à-vis des administrations maliennes.

– Veiller a l’archivage des documents comptables, administratifs et logistiques (numériques et papier) de la base

6.     Envoi mensuel d’un rapport financier/RH au Coordinateur de zone au CoRH, qui comprend

– La situation du paiement des primes des CSCOM

– Le nombre de personnes évacuées par mois

– Eléments constituant les dossiers administratifs (demande de congés, justificatifs…)

– Les congés pris sur sa base

– Tout événement RH survenant sur sa base

– Tout autre élément jugé nécessaire

 Savoirs et Savoir Faire recherchés
Indispensable Apprécié
Formation

Minimum, BAC+3 en

–  Comptabilité

–  Finance, administration

–  Economie

 

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Expérience professionnelle

–  Minimum 2 ans d’expériences dans un poste similaire

–  Travail en administration

–  Travail avec une ONG

 

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Connaissances & Aptitudes

–  maitrise du pack office

–  connaissance de Saga

–  compréhension du secteur ONG

–  Connaissance du Sahel

 

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Langues

–  Français

–  Fulfuldé

–  Autre (préciser)

 

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Caractéristiques personnelles attendues (intégration à l’équipe, adéquation au poste et à la mission)
–  Honnêteté, intégrité, motivation, Capacité d’adaptation, Calme, résistance au stress, sens des responsabilités

–  Être ponctuel et souple face aux horaires de travail

–  Engagement personnel à respecter les valeurs de neutralité, d’impartialité et d’indépendance de PUI

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.

Composition du dossier de candidature :

– une lettre de motivation ;

– un CV en français contenant un contact de trois personnes référence ;

– la CNIB ;

Par courriel e-mail uniquement à l’adresse email : recrut.rh@premiere-urgence-bfa.org.

NB :

– Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courrier électronique « ADMIN-SAH »

Toute candidature qui ne respecterait pas les consignes ci-dessus mentionnées ne sera pas prise en considération.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour la suite du processus.

Date limite de réception : 07 Aout 2024.