FINANCE & GRANTS OFFICER / CHARGE(E) DES FINANCES ET DES SUBVENTIONS

FHI 360 is a nonprofit human development organization dedicated to improving lives in lasting ways by advancing integrated, locally driven solutions. Our staff includes experts in health, education, nutrition, environment, economic development, youth, research, technology, communication, and social marketing—creating a unique mix of capabilities to address today’s interrelated development challenges.

As part of the implementation of the EpiC (Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control) project, FHI 360 is seeking qualified candidates for the position of Finance and Grants Officer for its offices in Koudougou-(Ouagadougou), Bobo Dioulassso, Kaya, and Tenkodogo.

FHI 360 est une organisation à but non lucratif dédiée au développement humain qui s’engage à améliorer durablement les conditions de vie en proposant des solutions intégrées et adaptées au contexte local. Notre personnel comprend des experts dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, du développement économique, de la jeunesse, de la recherche, de la technologie, de la communication et du marketing social, créant ainsi un ensemble unique de compétences pour relever les défis interdépendants du développement actuel.

Dans le cadre la mise en œuvre du projet EpiC (Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control), FHI 360 recherche des candidat(e)s qualifiés pour le poste de Chargé(e) des Finances et des Subventions pour ses bureaux à Koudougou-(ouagadougou), Bobo Dioulassso, Kaya et Tenkodogo.

The Finance and Grants Officer will be responsible for financial management, grant management, and compliance with FHI 360 and U.S. Government financial and accounting procedures, rules, and regulations. He/she will lead budget preparation, financial reporting, program monitoring, and maintenance of financial filing systems. He/she will be responsible for the management, monitoring, and compliance of sub-awards and will provide capacity building and technical support to sub-recipients to strengthen their grant management systems and ensure the timely and efficient closure of sub-contracts. He/she will also be responsible for supporting budget monitoring and the development of project budgets and financial reports and coordinating with the FHI 360 finance team in Burkina Faso and the regional and headquarters team for the EpiC project.

Job responsibilities

·         Analyze the costs of initial sub-award budgets and modify them accordingly to determine the realism of the costs.

·         Coordinate on-site and off-site compliance and financial management technical assistance plans for all sub-recipients.

·          Ensure that the sub-award tracking system is updated in a timely manner with relevant contractual and financial information.

·          Oversee the monthly review of local partners’ financial reports to ensure compliance with donor rules and regulations as well as FHI 360 requirements.

·         Manage the sub-recipient advance and liquidation process within the specified time frame.

·         Ensure that costs incurred by the subaward are processed in a timely manner.

·         Ensure that internal controls and other systemic findings related to subrecipients are addressed and corrected promptly.

·          Work with the program on smooth start-up and/or closure processes for sub-agreements.

·         Track project activity expenditures and participate in updating projections.

·          Support the country office and headquarters in developing financial reports and budgets for the donor.

·         Perform robust financial monitoring, including reviewing invoices and documentation and providing necessary technical assistance to partners.

·         Work with local partners to prepare grant documentation and ensure compliance with requirements during grant implementation, providing detailed guidance to local partners under the supervision of the grant officer

·          Assist in the preparation and review of grant documentation and any amendments, following established procedures and ensuring that all documents are complete and that due diligence has been performed.

Le/La chargée des finances et des subventions sera responsable de la gestion financière, de la gestion des subventions et du respect des procédures, règles et règlements financiers et comptables de FHI 360 et du Gouvernement Américain. Il / elle dirigera l’établissement du budget, les rapports financiers, surveillera le programme et maintiendra les systèmes de classement financier. Il / elle sera responsable de la gestion, de la surveillance et de la conformité des sous-attributions et fournira un renforcement des capacités et un soutien technique aux sous-récipiendaires afin de renforcer leurs systèmes de gestion des subventions et d’assurer la clôture rapide et efficace des sous-contrats. Il/elle sera aussi en charge d’appuyer le suivi budgétaire et le développement des budgets et des rapports financiers du projet et de coordonner avec l’équipe finance FHI 360 au Burkina et l’équipe régionale et du siège pour le projet EpiC.

Responsabilités du poste

• Analyser les coûts des budgets initiaux des sous-attributions et les modifier pars la suite afin de déterminer le réalisme des coûts.
• Coordonner la conformité sur site et hors site ainsi que les plans d’assistance technique en gestion financière pour tous les sous-bénéficiaires.
• Veiller à ce que le système de suivi des sous-attributions soit mis à jour en temps utile avec les informations contractuelles et financières pertinentes.
• Superviser la revue mensuelle des rapports financiers des partenaires locaux pour assurer le respect des règles et réglementations du bailleur ainsi que des exigences de FHI 360
• Gestion du processus d’avance et de liquidation des sous-récipiendaires dans les délais impartis
• Veiller à ce que les coûts mis en cause par le subaward soient traités à temps
• S’assurer que le contrôle interne et les autres résultats systémiques concernant les sous-bénéficiaires sont traités et corrigés rapidement.
• Travailler avec le programme sur des processus de démarrage et / ou de fermeture en douceur des sous-accords.
• Faire le suivi des dépenses d’activités du projet et participer à la mise à jour des projections.
• Appuyer le bureau pays et le siège pour le développement des rapports financiers et des budgets au bailleur.

·         Effectuer un suivi financier solide incluant l’examen des factures et de la documentation, et en fournissant l’assistance technique nécessaire aux partenaires.

·         Travailler avec les partenaires locaux pour préparer la documentation des subventions et assurer le respect des exigences pendant la mise en œuvre des subventions, fournissant des conseils détaillés aux partenaires locaux sous la supervision du chargé des subventions

·         Assister à la préparation et examiner la documentation des subventions et toutes les modifications, en suivant les procédures établies et en s’assurant que tous les documents sont complets et que la diligence raisonnable a été effectuée.

·         Hold at least a bachelor’s degree in finance and accounting, business administration, economics, or any other equivalent degree;

·          5 – 8 years of experience at increasingly senior levels of responsibility in the financial management of complex programs.

·         Familiarity with the funding requirements of funding agencies, particularly USG grants;

·         Experience in managing and monitoring sub-grants with local partners, including organizational, administrative, and financial capacity building activities.

·         Demonstrated practical knowledge of financial and procurement rules and regulations.

·         Good command of spoken and written English is an advantage.

·         Justifier au minimum d’un BAC+4 en Finance & Comptabilité, en administration des affaires, sciences économiques, ou tout autre diplôme équivalent ;

• 5 à 8 années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans la gestion financière de programmes complexes.

·         Être familier avec les conditions de financement des agences de financement, en particulier les subventions du Gouvernement Américain;

• Expérience dans la gestion et le suivi de sous-subventions avec des partenaires locaux, y compris des activités de renforcement des capacités organisationnelles, administrative et financières.
• Bonnes connaissances pratiques démontrées des règles et règlements en matière de finances et d’achats

·         Bonne maitrise de l’Anglais oral et écrit (sera un plus)

The title of the position you are applying for and the location must be clearly indicated in the subject line of the email as: “Finance & Grants Officer(location) _ Name&surname”.

Any submission whose subject of the email is not specified will not be considered. Legalized diplomas and work certificates will be requested from preselected candidates.

Kindly note that only shortlisted candidates will be contacted.

Le titre du poste auquel vous postulez ainsi que la localité doivent être clairement indiqué sur la ligne « objet » de l’e-mail comme tel : « Finance & Grants Officer (localisation)_ Nom&Prénoms ».

Toute soumission dont l’objet du mail n’est pas précisé ne sera pas considérée. Les diplômes légalisés et attestations de travail seront demandés aux candidats présélectionnés.

Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.