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Informations préliminaires sur le poste |
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Intitulé du poste |
GRANT OFFICER
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Rattachement hiérarchique |
CHEF/FE DE MISSION ADJOINT/E AUX PROGRAMMES |
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Localisation du poste |
Burkina Faso, Ouagadougou |
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Date de prise de poste |
01/08/2025 |
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Création / Remplacement |
REMPLACEMENT |
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Durée du poste |
CDD (3 mois) |
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Nombre de poste |
01 |
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Information générale sur la mission |
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Contexte |
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Première Urgence Internationale est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 190 projets, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 5 millions de personnes dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est et en France. |
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Positionnement de PUI dans le pays |
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Première Urgence Internationale intervient au Mali depuis 2013, au Niger depuis 2018 et a ouvert une mission au Burkina Faso en juillet 2020.
PUI a démarré ses activités dans la région de l’Est en août 2020, dans le district sanitaire de Fada au travers d’une réponse de maintien du continuum de soins pour les populations affectées par la crise. Également, depuis juin 2021 PUI est déployé à Sebba dans le district sanitaire de Sebba (Yagha, région du Sahel) pour répondre à l’urgence suite à l’attaque de la localité de Solhan. En 2023, PUI a ouvert une base à Dori.
La stratégie opérationnelle de PUI au Burkina Faso a pour objectif de renforcer les capacités de réponse et la résilience institutionnelle et communautaire, en apportant une réponse globale multisectorielle dans les domaines de la Santé, Nutrition, Sécurité Alimentaire, Eau, Hygiène et Assainissement et Soutien Psycosocial.
PUI dispose d’un bureau de coordination à Ouagadougou et de bureaux opérationnels à Fada et à Dori. Les zones d’intervention sont les provinces de la Yagha, du Séno et de l’Oudalan dans la région du Sahel et les provinces de la Gourma, Gnagna, Komandjari, Tapoa et Kompienga dans la région de l’Est.
C’est dans ce cadre que PUI recherche un.e Grant Officer basé.e à Ouagadougou qui sera en charge de la gestion des échéances bailleurs liées aux programmes, de la communication interne et externe sur la mission et de l’écriture de propositions d’intervention. |
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| Description du poste |
| Objectif global |
| Le/la Grants Officer est en charge de la gestion des échéances bailleurs liées aux programmes, de la communication interne et externe sur la mission et appuie l’Adjoint(e) Chef de Mission aux programmes dans ses tâches quotidiennes, notamment dans l’écriture de propositions d’intervention. |
| Responsabilités et champs d’actions |
| · Programmes : Appui à la rédaction et à la formulation de propositions de projet et révision sur le fond et sur la forme des rapports bailleurs
· Communication/Information : Elaboration de documents de communication interne et externe et participation aux groupes de travail communication
· Représentation : Participation aux réunions de coordination externes |
| Objectifs spécifiques et activités associées |
| 1- ASSURER LE RESPECT DES OBLIGATIONS CONTRACTUELLES BAILLEURS ET CONTRIBUER A LA PRODUCTION DE RAPPORTS NAARATIFS ANALYTIQUES POUR LES PROJETS EN COURS
Ø Il/Elle est garant(e) du respect du calendrier de reporting financier et narratif des programmes.
Ø Il/Elle assure la réponse aux questions des bailleurs de fonds sur les rapports soumis Il/Elle contribuer à la collecte des données nécessaires à la préparation des rapports, en lien avec les équipes terrain concernées
Ø Il/Elle s’assure que les formats utilisés pour le reporting bailleurs soient conformes aux formats officiels
Ø Il/Elle s’assure que les équipes terrain disposent des versions finales des propositions, des rapports bailleurs et des contrats à signature d’un nouveau projet
Ø Il/Elle est garant du respect des guidelines bailleurs et des obligations contractuelles dans la formulation des rapports et la pendant la mise en oeuvre des projets, en lien avec l’Adjoint(e) Chef de Mission aux programmes, le/la Coordinateur(trice) Administratif et Financier et le/la Coordinateur(trice) Logistique.
Ø Il/Elle assure une relecture des rapports sur le fond et sur la forme et s’assure de la cohérence des données, de l’orthographe, de la grammaire, du respect des objectifs et du renseignement des indicateurs.
Ø Il/Elle s’assure du dépôt des rapports auprès des bailleurs, de l’archivage des dernières versions et des accusés de réception.
Ø Il/Elle assure le suivi contractuel des projets en cours (demande de Cost Extension et No Cost Extension) |
| 2- PARTICIPER A L’ELABORATION DES PROPOSITIONS DE PROJET
Ø Il/Elle s’assure de la bonne compréhension des directives bailleurs au sein de l’équipe chargée de la préparation de la proposition via l’élaboration d’une note de synthèse des appels à manifestation d’intérêt
Ø Il/Elle s’assure que les formats utilisés pour les propositions de projet soient conformes aux formats officiels des bailleurs de fond
Ø Il/Elle participe à la rédaction des propositions de projet, des demandes d’avenant, et participe à l’élaboration de l’ensemble des documents destinés aux bailleurs (note d’intention, annexes logistiques RH et financières, réponses aux questions dans le cadre de liquidations et d’audits, etc.) en lien avec l’Adjoint(e) Chef de Mission aux Programmes et avec les contributions des personnes concernées (Responsables de Base, Responsables Techniques, etc…)
Ø Il/Elle participe au suivi du développement de projet sous la direction de l’Adjoint Cheffe de mission aux programmes
Ø Il/Elle participe à l’élaboration des réponses faites aux bailleurs dans le cadre du développement de projet
Ø En collaboration avec le Coordinateur administratif et financier et avec l’équipe de mise en œuvre, il/elle assure le suivi de l’élaboration des budgets pour les nouvelles propositions de projet et des projets en cours afin de garantir leur cohérence avec les parties narratives
Ø Il/Elle assure une veille des opportunités de financement au sein du pays d’intervention en lien avec les Coordinateurs Techniques et sous la responsabilité de l’Adjoint(e) Chef de Mission aux Programmes |
| 3- ASSURER LA DIFFUSION AU SIEGE ET SUR LA MISSION DES DOCUMENTS INTERNES ET EXTERNES
Ø Après validation par l’Adjoint(e) Chef de Mission aux programmes, il/elle envoie les rapports internes et externes au siège en respectant les délais de validation interne et échéances contractuelles externes
Ø Il/Elle aide à préparer les réunions internes, rédige les comptes rendus et fait valider par le/la Chef de mission
Ø Il/Elle s’assure que les principales guidelines bailleurs sont connues et diffusées sur la mission, en lien avec les différents Coordinateurs
Ø Il/Elle envoie régulièrement la mise à jour du calendrier de reporting à l’ensemble de l’équipe
Ø Il/Elle est en charge du briefing de chaque nouvel expatrié sur le reporting, la communication, la visibilité |
| 4- PARTICIPER À LA COMMUNICATION EXTERNE DE LA MISSION
Ø Il/Elle participe avec le Coordinateur Logistique et les Coordinateurs Terrain au bon dimensionnement et au suivi des dépenses correspondant aux lignes budgétaires « visibilité »
Ø Il/Elle sollicite mensuellement, auprès des Responsables Programmes, des articles (success story, interview…) accompagnés de photos pour le site de PUI
Ø Il/Elle diffuse les articles au Service Communication du siège
Ø Il/Elle centralise les photos / vidéos projets et alimente la photothèque / vidéothèque mission
Ø Il/Elle consolide l’information et travaille la présentation des documents externes (rapports d’évaluation, études d’impact, etc) qu’il/elle soumet pour relecture au/à l’Adjoint(e) Chef de Mission aux programmes
Ø Il/Elle prépare les documents de présentation de la mission sur la base de la stratégie mission
Ø Il/Elle participe à la formulation des rapports obligatoires pour les autorités centrafricaines et les fait valider par le/la Chef de Mission avant transmission |
| 5- PARTICIPER AU SUIVI ET EVALUATION MENES SUR LA MISSION
Ø Il/Elle est garant de la capitalisation sur la mission et s’assurer que les fiches programme, activités et leçons apprises sont remplis par chaque Responsable Technique
Ø Il/Elle est garant(e) de la mise à jour régulière de l’outil de capitalisation et le transmet à chaque nouvel expatrié lors de son briefing
Ø Il/Elle appui les bases dans la réalisation des évaluations (élaboration des TdR, du questionnaire, de la base de données, etc.)
Ø Il/Elle est en mesure de briefer les équipes sur les pré-requis d’une évaluation
Ø Il/Elle peut être déployé sur les bases pour assurer un appui
Ø Il/Elle est garant du respect du plan d’action Approche Intégrée élaboré
Ø Il/Elle appui les équipes dans la finalisation des rapports d’évaluation |
| 6- PARTICIPER À LA REPRESENTATION DE PUI AUX REUNIONS DE COORDINATION HUMANITAIRE
Ø Il/Elle assiste à certaines réunions à la demande du/de l’Adjoint(e) Chef de Mission aux programmes et en fait le compte rendu écrit
Ø Il/Elle participe au Forum Humanitaire afin d’y apporter des précisions sur les zones où PUI est présente et participer au plaidoyer de la mission |
| PRIORITES DU POSTE
Ø Suivi et analyse des opportunités de financement
Ø Contrition à l’élaboration des propositions de projet
Ø Suivi de la rédaction des rapports intermédiaires et finaux bailleurs |
| Profil recherché |
| Savoirs et Savoir Faire recherchés |
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Indispensable |
Apprécié |
| Formation
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Au moins BAC+4 en relations internationales, développement et action humanitaire ; sciences politiques ou équivalent
Gestion de projet |
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| Expérience professionnelle
– Humanitaire
– Internationale
– Technique |
X (au moins 6 mois dans un poste similaire) |
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| Connaissances & Aptitudes
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– Excellentes qualités rédactionnelles
– Organisation
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– Règles des principaux bailleurs de fonds institutionnels (ECHO, EuropeAid, UN, BHA/USAID, etc.)
– Expérience dans la rédaction et l’élaboration de proposition de projets/rapports |
| Langues
– Français
– Anglais
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X
X |
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| Informatique
– Pack Office (maitrise excel niveau avancé indispensable) |
X
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– Logiciel de traitement des données
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| Caractéristiques personnelles attendues (intégration à l’équipe, adéquation au poste et à la mission) |
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| · Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
· Bonne résistance au stress
· Sens de la diplomatie
· Autonomie
· Capacité d’analyse
· Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
· Organisation et respect des échéances
· Capacité à représenter les activités et le mandat de PUI auprès des autorités locales et des bailleurs de fonds
· Capacité à intégrer l’environnement local sous ces aspects politiques, économiques et historiques
· Fiabilité et rigueur
· Organisation et gestion des priorités
· Sens de la communication, bon relationnel
· Adaptabilité en fonction de l’évolution des priorités et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément |
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