(01) ASSISTANT ADMINISTRATIF G-5, TA

Administrative Assistant, G-5, TA (6 months), #139126,Abidjan, Cote d’Ivoire-WCAR

L’UNICEF intervient dans plus de 190 pays et territoires pour sauver la vie des enfants, défendre leurs droits et les aider à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l’adolescence.

À l’UNICEF, nous sommes engagés, passionnés et fiers de ce que nous faisons, aussi longtemps que notre action est nécessaire. Promouvoir les droits de chaque enfant n’est pas simplement un métier – c’est une vocation.

L’UNICEF est un lieu où les carrières se construisent : nous offrons à notre personnel une diversité d’opportunités de développement professionnel et personnel, qui leur permettent de renforcer leur sentiment d’utilité tout en servant les enfants et les communautés à travers le monde. Nous accueillons toutes les personnes qui souhaitent appartenir à une culture diverse et passionnée, et évoluer dans un environnement enrichi par une rémunération et des avantages attractifs.

Visiter our website pour apprendre plus sur ce que nous faisons l’UNICEF.

Pour chaque enfant, le droit à un future

Comment ferez-vous la différence ? 

L’objectif du poste est d’apporter un soutien administratif et opérationnel à la Section Administration afin d’assurer une prestation efficace et efficiente des services administratifs et logistiques du bureau. Le/la titulaire contribuera au bon déroulement des opérations en appuyant la gestion de la logistique, des biens et équipements, des services généraux, des fournisseurs ainsi que d’autres activités administratives connexes. Il/elle veillera à l’application des procédures en vigueur et au respect des politiques et règlements de l’UNICEF, tout en contribuant à l’amélioration continue des processus administratifs.

Compte tenu du niveau du poste, les responsabilités décrites ci-dessous sont exercées avec un degré approprié d’autonomie dans le respect des politiques, procédures et règlements de l’UNICEF.

  ROLE ET RESPONSIBILITES:

• Assurer la supervision et la coordination de l’équipe des chauffeurs, en veillant au strict respect des politiques, procédures et normes de sécurité de l’UNICEF, ainsi qu’à la bonne gestion des ressources humaines, au suivi de la performance et au développement des compétences du personnel.
• Assurer la gestion de la flotte du bureau, y compris l’entretien des véhicules, l’analyse des devis et des coûts de réparation, ainsi que le suivi des performances en vue d’optimiser l’utilisation et les dépenses liées à la flotte.
• Planifier et coordonner l’affectation des chauffeurs pour les missions et les courses quotidiennes, en assurant une gestion efficace des ressources de transport et une coordination permanente avec les chauffeurs.
• Gérer le carburant de la flotte, assurer le suivi et l’analyse des consommations, produire les prévisions de besoins et veiller à l’utilisation efficiente des ressources allouées.
• Gérer et assurer le suivi des dossiers de franchise de carburant et des véhicules, maintenir à jour les sommiers de la flotte et veiller à la conformité des démarches administratives auprès des autorités compétentes (Affaires Étrangères et Douanes), dans le strict respect des procédures applicables
• Contribuer efficacement à la gestion des fournitures de bureau et des véhicules et tenir à jour l’inventaire des équipements.
• Contribuer efficacement à la gestion des évènements et conférences du bureau.
• Initier et suivre les réquisitions et les processus d’approvisionnement jusqu’à l’établissement des bons de commande (POs), conformément aux procédures en vigueur.
•  Exécuter toute autre tâche administrative ou opérationnelle confiée par le superviseur dans le cadre des besoins du service.

Si vous souhaitez en savoir plus sur ce poste, veuillez consulter la description complète du poste ici:  ToR -Administrative Assistant TA _139126.pdf

Pour vous qualifier en tant qu’avocat pour chaque enfant, vous aurez…

Exigences minimales:

• Éducation: Diplôme de fin d’études secondaires est requis.
• Expérience professionnelle:  Au moins 5 années d’expérience avec prise de responsabilités progressive, notamment dans le domaine administratif ou dans des fonctions de secrétariat.
• Compétences: Gestion des fournisseurs, Processus d’approvisionnement, Coordination des transports
• Langues: La maîtrise du français est requise.

Souhaitables:

1. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies (anglais, arabe, espagnol, russe ou chinois) constitue un atout.
2.  Expérience en supervision / gestion d’équipe, Maîtrise des outils numériques et informatiques, Maîtrise des outils d’intelligence artificielle (IA), Rédaction de rapports
3. Formation technique ou un cursus universitaire dans une filière liée aux activités de l’Organisation. 
4. Expérience pertinente au niveau pays, en particulier dans les contextes de développement, fragiles et humanitaires.

Pour chaque enfant, vous démontrez…

UNICEF’s Core Values of Care, Respect, Integrity, Trust and Accountability and Sustainability (CRITAS) underpin everything we do and how we do it. Get acquainted with Our Values Charter: UNICEF Values

Les compétences de l’UNICEF requises pour ce poste sont:

1. Établir et entretenir des partenariats
2. Faire preuve de conscience de soi et de conduite éthique
3. Viser à obtenir des résultats pour avoir un impact
4. Innover et accepter le changement
5. Gérer l’ambiguïté et la complexité
6. Réfléchir et agir de manière stratégique
7. Travailler en collaboration avec les autres

Familiarize yourself with our competency framework and its different levels.

L’UNICEF promeut et défend la protection des droits de chaque enfant, partout dans le monde, dans toutes ses actions. Il est mandaté pour soutenir la réalisation des droits de chaque enfant, y compris les plus défavorisés, et notre personnel mondial doit refléter la diversité de ces enfants. La famille UNICEF s’engage à inclure tout le monde, quelle que soit leur race/ethnie, handicap, identité de genre, orientation sexuelle, religion, nationalité, origine socio-économique, appartenance à une minorité ou tout autre statut.

L’UNICEF encourage les candidatures de tous les candidats qualifiés, quel que soit leur genre, nationalité, origine religieuse ou ethnique, et des personnes en situation de handicap, y compris les personnes neurodivergentes. Nous offrons une large gamme d’avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses pour l’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes en situation de handicap. L’UNICEF propose des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d’un aménagement, veuillez soumettre votre demande via le bouton d’accessibilité sur la page Carrières de l’UNICEF Accessibility | UNICEF.

L’UNICEF ne recrute pas de candidats mariés à des enfants (personnes de moins de 18 ans). L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard de tout comportement incompatible avec les objectifs et les valeurs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination fondée sur le genre, la nationalité, l’âge, la race, l’orientation sexuelle, la religion, l’origine ethnique ou le handicap.

L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tous les candidats sélectionnés feront donc l’objet de vérifications rigoureuses des références et des antécédents, et devront respecter ces normes et principes. Ces vérifications incluent la validation des diplômes académiques et de l’historique professionnel. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour permettre ces vérifications, et les candidats en situation de handicap peuvent être invités à soumettre des documents justificatifs de manière confidentielle.

Les recrutements à l’UNICEF sont soumis à une autorisation médicale.

Les nominations peuvent également être soumises à des exigences de vaccination, y compris contre le SARS-CoV-2 (Covid). Si vous êtes sélectionné(e) pour un poste à l’UNICEF, vous devrez soit être vacciné(e) conformément aux exigences, soit obtenir une exemption médicale délivrée par le département compétent des Nations Unies. Dans le cas contraire, la sélection sera annulée.

Remarques:

Conformément à l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité.

L’UNICEF est résolument engagé à favoriser une main-d’œuvre inclusive, représentative et accueillante. Pour ce poste, les candidatures éligibles et qualifiées de candidatures femmes sont encouragées.

Les fonctionnaires gouvernementaux considérés pour un emploi à l’UNICEF doivent généralement démissionner de leur poste gouvernemental avant de prendre leurs fonctions à l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d’emploi, sans compensation, si le visa ou l’autorisation médicale n’est pas obtenu, ou si les exigences de vaccination ne sont pas respectées dans un délai raisonnable.

L’UNICEF ne facture aucun frais à aucune étape de son processus de recrutement, de sélection ou d’embauche (candidature, entretien, validation ou formation). L’UNICEF ne demandera jamais les coordonnées bancaires des candidats.

L’action humanitaire est une priorité transversale dans le Plan stratégique de l’UNICEF. L’UNICEF s’engage à rester et à intervenir dans les contextes humanitaires. Ainsi, tout le personnel, à tous les niveaux et dans tous les domaines fonctionnels, peut être appelé à être déployé pour soutenir une réponse humanitaire, contribuant à renforcer la résilience des communautés et la capacité des autorités nationales .

L’UNICEF ne facilite pas l’émission d’un visa et d’un permis de travail pour les candidats retenus pour des postes de la catégorie NO et GS.

Tous les postes de l’UNICEF sont publiés, et seuls les candidats présélectionnés seront contactés et invités à l’étape suivante du processus de sélection. Un(e) candidat(e) interne déjà performant(e) au niveau du poste, dans le domaine fonctionnel pertinent, ou un(e) candidat(e) interne/externe faisant partie du Talent Group correspondant, peut être sélectionné(e), si jugé(e) apte, sans évaluation des autres candidats.

Pour plus de détails veuillez ouvrir le lien here.