ASSISTANT(E) FINANCE ET ADMINISTRATION

Job Description

ASSISTANT(E) FINANCE ET ADMINISTRATION

Introduction et contexte

SoCha est contractée pour fournir un appui en suivi, reporting et renforcement des capacités (Monitoring, Reporting, and Capacity Strengthening – MRCS) afin de compléter et renforcer la gestion de la performance des activités du Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest du Département d’État des États-Unis, dans le cadre de son portefeuille de projets au Niger et au Burkina Faso.

Lieu d’affectation : Ouagadougou, Burkina Faso

Supérieur hiérarchique : Finance Manager

Résumé du poste :

Vous soutenez les fonctions essentielles de la comptabilité et des finances. Vous effectuez la comptabilité courante et participez aux opérations comptables quotidiennes. Vous préparez les pièces justificatives, organisez les documents et tenez des registres financiers précis. Vous participez à la clôture mensuelle et à l’archivage des documents conformément aux procédures internes. Vous faites preuve d’un grand sens de l’organisation, d’une attention particulière aux détails et de la capacité à respecter les délais. Vous êtes titulaire d’une licence pertinente, parlez anglais et français et possédez une expérience des projets financés par des donateurs de type USAID et autres, avec une maîtrise des systèmes de gestion financière.

Vous apportez votre soutien aux équipes finance, administration et programmes au sein d’un organisme. Vous gérez les tâches administratives et opérationnelles quotidiennes. Vous assurez le classement et l’archivage des documents, ainsi que la gestion de la petite caisse. Vous gérez les documents de voyage, les paiements d’impôts, les factures d’énergie et la logistique du bureau. Vous participez à l’organisation des réunions et ateliers, à l’accueil des visiteurs, à la gestion des fournitures de bureau et à l’entretien des locaux. Vous gérez la communication, suivez les déplacements du personnel et rédigez la correspondance officielle. Vous contribuez au maintien d’un environnement de travail ordonné, professionnel et efficace.

Responsabilités principales

Soutien administratif

• Apporter un soutien aux équipes des finances, des opérations et des programmes en matière de numérisation, de photocopie, de classement et d’archivage de documents.
• Gérer la petite caisse : effectuer les paiements, encaisser les reçus, préparer les demandes de réapprovisionnement et effectuer les rapprochements bancaires.
• Photocopier ou scanner les pièces justificatives de caisse et les pièces du journal général dans le système SoCha, accompagnées de tous les documents justificatifs, en respectant les règles de nommage des fichiers.
• Veiller à ce que les imprimantes soient toujours approvisionnées en papier et que les zones environnantes restent propres.
• Préparer et soumettre les documents administratifs relatifs aux déplacements, y compris l’ordre de mission, pour validation.
• Contribuer au paiement des impôts sur le revenu du personnel, des taxes fournisseurs, des frais gouvernementaux et des factures de services publics.

Soutien aux opérations

• Participer à l’organisation des réunions, formations et ateliers : préparation des salles, planification, préparation des documents et service traiteur.
• Assurer le bon déroulement des réunions et ateliers : prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus.
• Rédiger et mettre en forme les courriers officiels avec un langage correct et un ton professionnel.
• Gérer les fournitures de bureau et le petit matériel, y compris les denrées alimentaires. Assurer le stockage, le suivi des stocks et le réapprovisionnement.
• Accueillir et orienter les visiteurs. Être le premier point de contact et veiller à créer un environnement de travail accueillant.
• Garantir la propreté et l’hygiène des bureaux, de la cuisine et des sanitaires.
• Tenir à jour le tableau de suivi des mouvements du personnel. Veiller à l’exactitude et à la mise à jour des informations.

Soutien aux communications

• Gérer les appels entrants et sortants, le courrier et les communications électroniques
• Acheminer les lettres, les messages et les informations au personnel concerné dans les meilleurs délais
• Rédaction des lettres d’invitation pour les visiteurs et/ou Consultants
• Rédaction des demandes de visa, le dépôt, le suivi et le retrait des documents et formulaires de voyages pour le staff expatrié

Responsabilités en finance et comptabilité

• Effectuer les tâches comptables courantes
• Soutenir les opérations comptables quotidiennes
• Préparer et organiser les pièces justificatives et les documents nécessaires au traitement
• Numériser et archiver les documents comptables conformément aux procédures internes
• Participer aux activités de clôture de fin de mois
• Veiller à ce que les documents financiers soient complets, exacts et bien organisés

Qualifications et expérience

• Licence en comptabilité, finance, administration des affaires ou domaine connexe
• Bilingue anglais-français (écrit et oral)
• Maîtrise des logiciels de gestion financière tels que QuickBooks ou systèmes ERP similaires
• Expérience préalable auprès d’organisations internationales financées par des bailleurs de fonds
• Expérience de travail sur des projets financés par l’USAID ou des programmes de bailleurs de fonds similaires
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais
• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles

Comment postuler :

Veuillez soumettre votre candidature en téléchargeant votre CV via le formulaire disponible

à ce lien:

Job Link – Burkina Faso:

https://jobs.socha.net/jobs/socha_llc/finance-and-administration-assistant-

Job Link – Niger:

https://jobs.socha.net/jobs/socha_llc/finance-and-administration-assistant