MANAGER DES FINANCES ET SERVICES SUPPORT ( SENIOR FINANCE AND SUPPORT SERVICES)

Job Description:

Poste : sous contrat local

Gade HAY : 16

Lieu de travail : Ouagadougou ( Burkina Faso)

Maitrise de l anglais et du français (le Français est indispensable)

Principales activités

Gestion financière, développement des capacités et partenariats –20%

 1.     Assurer une gestion rigoureuse et positive au sein du département financier en veillant à ce que du personnel compétent et motivé soit embauché et fidélisé.

2.     Coordonner le développement professionnel et personnel du personnel financier, de celui de la flotte de l’administration grâce à une orientation adéquate, un accompagnement en cours de travail, l’identification des besoins et opportunités de formation, (par exemple en comptabilité, SunSystem, gestion de subventions, gestion des risques, leadership, etc.) ; et la planification de la succession.

3.     Modèle de leadership serviteur centré sur le Christ et soutient le développement spirituel de son équipe.

4.     Contribuer activement et participer aux réunions de l’équipe de direction.

5.     Assistez et participez activement à des réunions régionales stratégiques.

6.     Faciliter la compréhension et l’interprétation des états financiers du Directeur de la Réponse, des opérations et d’autres membres non financiers.

7.     Veillez à ce que les politiques et procédures de financement des partenariats soient comprises par la haute direction, le personnel des opérations/technique, les communautés, les partenaires locaux et le conseil d’administration.

8.     Promouvoir les réseaux de ressources partagés au sein de la région et du partenariat.

9.     Respecter les documents clés de politique de WV, la mission, valeurs fondamentales et principes du partenariat.

 Résultats finaux attendus

·       Les équipes Finance, Flotte et Administration sont solides et résilientes, travaillant bien ensemble, ce qui aboutit à une gestion financière qui apporte de la valeur au ministère et au bien-être des enfants.                  

·       Gestion efficace de la performance selon les directives et normes des WV

·       Amélioration du taux de rétention des meilleurs employés

·       Faible taux de rotation pour les principaux responsables financiers

·       Documentation et partage des meilleures pratiques entre le personnel financier, au sein du département et entre les régions.

·       Rapports et analyses pertinents pour la prise de décision discutés avec la direction.

·       Le personnel non financier comprend son rôle et ses responsabilités en gestion financière.

·       Un leadership financier stratégique est fourni

·       Les équipes finance, TIC, flotte et administration sont considérées comme des partenaires commerciaux précieux, tant en interne qu’en externe.

·       Bonne image du bureau dans le pays et dans le partenariat

• Gestion –10%

1 – Assurer que des mesures adéquates d’efficacité et de coûts sont mises en place et suivis

2. Fournir des analyses de coûts, promouvoir des références et formuler des recommandations pour déterminer l’utilisation efficace des ressources à tous les niveaux.

3. Contribuer à l’élaboration de politiques et procédures appropriées pour l’acquisition de biens et services, en collaboration avec l’équipe de la chaîne d’approvisionnement.

Résultats finaux attendus

·       Les dépenses des subventions de projet correspondent au budget total approuvé par les donateurs, à la règle de flexibilité des lignes budgétaires et à la sous-dépense en dessous de 5 % et pas de dépassement de consommation.

·       Les dépenses de programme/projet sont dans un ratio d’efficacité acceptable pour les coûts de programmation par rapport à la gestion de programmes basés sur les codes de programmation établis par WVI.

Planification financière et budgétisation –10%

1.     En collaboration avec le directeur financier régional, conseillez le Directeur de la Réponse sur l’acquisition stratégique des ressources.

2.     Coordonner le processus de planification et de budgétisation et fournir un soutien technique, afin de garantir le respect des directives globales et régionales tenant compte des contraintes de circonstances changeantes.

3.     Examinez l’alignement des budgets entre le Bureau de Réponse, les projets, les subventions, la plateforme MyPBAS et les Bureaux de Soutien, et veillez à ce que des pratiques efficaces et efficientes de recouvrement des coûts soient respectées.

4.     Contrôler le budget, des flux de trésorerie et du financement des projets WV Burkina Faso, en fournissant des informations pertinentes aux gestionnaires budgétaires, en collaboration avec le responsable des programmes intégrés.

 Résultats finaux attendus

·       Des processus de planification financière et de budgétisation efficaces et performants, en accord avec les exigences de WV et des donateurs.

·       Analyse de la valeur ajoutée fournie pour la discussion sur l’investissement stratégique.

·       Collaboration inter-départementales depuis la phase de planification et de budgétisation, aboutissant à une amélioration de l’efficacité organisationnelle et du taux de consommation des programmes/projets.

·       Le niveau de trésorerie est correct.

·       Budget établit dans les normes et les délais (à la fois les budgets de soutien et les budgets au niveau du programme).

Suivi et conformité des subventions et PNS -15%

1- Veillez à ce que des systèmes de suivi/suivi financier des subventions soient mis en place et maintenus afin de respecter les exigences des donateurs et les politiques de WVI.

2- Veillez à ce que la conformité des subventions à toutes les exigences, réglementations et politiques soit respectées à toutes les phases du projet.

3- Assurez l’exactitude et l’efficacité dans tous les domaines de la comptabilité des subventions.

4- Évaluez régulièrement les systèmes de contrôle interne qui soutiennent les besoins en comptabilité des subventions, y compris les ajustements nécessaires et appropriés du codage du logiciel Sun-Systems, de l’intégration de bases de données, etc.

5- Fournir des directives de subvention sur la budgétisation, la production de rapports, l’allocation indirecte des coûts de projet, le traitement du rapport de répartition du temps de travail (time Sheets), le rapprochement, afin d’établir des normes comptables pour les subventions.

6- Examinez et approuvez toutes les écritures comptables pour garantir l’exactitude dans la base de données financière.

7- Maintenir une communication régulière avec le personnel financier, du Service de Soutien concernant la situation financière des projets.

Suivi et renforcement des capacités des partenaires/sous-bénéficiaires :

1- Gérer et garantir que les sous-bénéficiaires disposent de systèmes de contrôle interne en place afin que les registres comptables soient complets, précis et maintenus de manière cohérente dans le respect des principes comptables.

2- Assurer l’amélioration continue de la qualité de la documentation/rapports financiers soumis par les sous-bénéficiaires à la suite des sessions de formation menées.

3- Garantir la soumission rapide des rapports par les sous-bénéficiaires afin de les soumettre en temps voulu au donateur à la suite des sessions de formation organisées.

4- Effectuez des visites sur le terrain pour s’assurer que les rapports financiers sont conformes.

5- S assurer que grâce à l’examen des rapports financiers soumis, tous les sous-bénéficiaires ont accès à des informations sur leurs performances, les pistes d’amélioration et ce qui est attendu d’eux.

 Résultats finaux attendus

·       Rapports de subventions précis et en temps opportun.

·       Bonne relation avec les partenaires et les donateurs.

·       Partenaires de subventions fournissent les livrables selon les protocoles d’accord et les exigences de subvention.

Comptabilité fiscale, conformité, suivi et reporting – 15%

1.     Concevoir et gérer des systèmes, politiques et procédures qui assurent des niveaux appropriés de sécurité et de contrôle des actifs, ressources et opérations de WV.

2.     Coordonner la soumission de rapports pertinents durant toutes les phases du projet.

3.     Définir et mettre en œuvre des systèmes de contrôle interne efficaces et performants.

4.     Respecter les politiques, procédures et directives du partenariat telles que stipulées dans la Politique de WV et d’autres documents, y compris – mais sans s’y limiter : la conformité aux subventions, la planification et la budgétisation, la clôture de fin d’exercice, le report à la suite, la comptabilité et la production de rapports.

5.     Coordonner la soumission rapide et précise des rapports financiers dans la base de données.

6.     Révisez mensuellement le rapprochement de MyPBAS (Système du Parténariat pour les Budgets et Dépenses) avec FFR (Rapport Financier du Bureau Terrain) avec le plan d’action.

7.     Fournir une analyse mensuelle des rapports financiers des subventions et des retours en temps opportun aux gestionnaires de subventions pour la prise de décision.

8.     Veiller à ce que le personnel financier, de flotte et administratif programmes/projets veillent sur les questions de responsabilité, de mise en œuvre.

Résultats finaux attendus

·       Forte responsabilité et conformité en comptabilité et en reporting

·       Des rapports financiers (FO et projets) en temps opportun, complets et précis, analysés et soumis aux responsables de budget et aux parties prenantes internes pour une meilleure prise de décision

·       La plateforme MyPBAS se réconciliait mensuellement et tout problème suivi avec le service de support concerné.

·       Conformité aux réglementations des subventions et au protocole d’approbation des subventions.

·       Processus de report achevé dans les délais du partenariat.

·       Les équipes Finance, TIC et Administration visitent les projets et des communautés, apportant ainsi de la valeur au niveau local.

Gestion des risques financiers et contrôles -10%

 1.     Gérez les systèmes financiers et contrôles appropriés et veillez à ce qu’ils soient en place pour éviter des risques importants d’audit financier, tant au niveau de la région qu’au niveau des projets.

2.     Coordonner les réponses de la direction aux audits financiers effectués auprès de la Région et des projets ; veiller à ce qu’elles soient envoyées à temps au service d’audit ; et que les recommandations d’audit en matière financière soient mises en œuvre en temps voulu à tous les niveaux.

3.     Coordonnez une préparation adéquate pour les audits du Siège et externes.

4.     Gérer les risques financiers et l’intégrité.

S assurer que grâce à l’examen des rapports financiers soumis, tous les sous-bénéficiaires ont accès à des informations sur leurs performances, les pistes d’amélioration et ce qui est attendu d’eux.

Résultats finaux attendus

Comprendre les risques inhérents à l’environnement, établir et mettre en œuvre des plans d’urgence en tenant compte de tous les risques identifiés.  Maintenir l’intégrité de la documentation et des ressources.

Connaître et comprendre parfaitement la législation locale, les exigences des donateurs, les exigences du Bureau de Soutien et les autres besoins fiscaux.  Veillez à ce que des rapports appropriés et en temps voulu soient soumis à tous les donateurs.  Surveillez et contrôlez les dépenses pour éviter qu’elles ne dépassent pas les financements disponibles.  Assurez-vous que les coûts de base sont couverts.

 ·       Exposition au risque minimisée au sein des opérations de WV et des partenaires externes.

·       Stratégie anti-corruption déployée et comprise par tout le personnel.

·       Sensibilisation et compréhension des principales politiques et procédures financières par tout le personnel concerné.

·       Mise à jour du système Risk Connect pour les risques émergents et les contrôles d’atténuation.

·       Évaluations minimales acceptables des risques d’audit et mise en œuvre rapide des recommandations d’audit internes et externes.

·       Soutenir le bureau dans la déclaration de tout incident de fraude ou de perte conformément aux politiques de WVI.

Soutien aux processus de la chaîne d’approvisionnement – Paiements aux fournisseurs (indicateurs plate form ProVision) – 5%

Coordonner et garantir une interface optimale entre la chaîne d’approvisionnement et l’équipe Finance pour une prestation efficace du service client – Les Finances sont responsables de garantir les paiements des factures fournisseurs.

Résultats finaux attendus

·       Soutenir et collaborer étroitement avec l’équipe de la chaîne d’approvisionnement pour payer tous les fournisseurs à temps.

Administration et gestion de la flotte – 10%

1- Veiller à ce que le personnel et les actifs   de WV soient sécurisés, et bien entretenus ; superviser la coordination logistique.

 2- Veillez à ce que WV offre des services d’hospitalité de qualité au personnel et aux visiteurs.

 3-Transport/Logistique :

Gestion de la flotte – Responsable de la mise en œuvre des politiques de gestion de flotte, y compris le suivi des véhicules, la gestion du carburant ainsi que la maintenance des véhicules et des motos.

 Résultats finaux attendus

·       Le personnel opère dans un environnement sûr et sécurisé, avec tous les protocoles de sécurité mis en œuvre de manière cohérente et les incidents minimisés.

·       Les actifs de WV (véhicules, équipements, installations et fournitures) sont protégés contre la perte, la mauvaise utilisation ou les dommages, grâce à un suivi et une documentation précise et une assurance complète.

·       Des programmes de maintenance préventive sont respectés, ce qui réduit les pannes, prolonge les cycles de vie des actifs et une préparation opérationnelle optimale.

·       La conformité aux normes de sécurité, sûreté et gestion des actifs de WV est constamment respectée lors des audits internes et externes.

  ·       Les installations du bâtiment sont bien gérées.

 ·       Les informations sur les voyages et l’hébergement sont facilement accessibles à tout le personnel et aux visiteurs.

·       Les services de billets d’avion, de passeports et de visa sont bien gérés

·       Les politiques de gestion de la flotte, y compris la gestion du carburant, sont pleinement mises en œuvre et conformes aux politiques de WV.

Gestion des talents et renforcement des capacités – 5%       

1- Contribuer à l’évaluation, au développement compétences, dans le cadre du plan global de gestion des talents, afin d’assurer un plan intégré de renforcement des capacités du WV Burkina Faso et de la stratégie financière.

2- Identifier les besoins de développement du personnel financier, y compris le renforcement des capacités de gestion financière des subventions, inscrire le personnel à des programmes de formation pertinents et développer des leaders diversifiés.

3- Avec le responsable RH, co-dirigez le recrutement du personnel financier du bureau.

4- Conseiller et soutenir l’intégration de nouveaux directeurs fonctionnels, gestionnaires de subventions ou chefs d’équipe de projet.

5- Coachez, conseillez et mentorez le personnel financier pour identifier leurs forces, leurs lacunes et les combler.

 Résultats finaux attendus

           •    Amélioration du taux de rétention des meilleurs employés et des contributeurs clés.

• Faible taux de rotation pour les principaux responsables financiers
• Personnel financier bien qualifié et compétent.
• Personnel financier bien qualifié et compétent.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

Diplôme de Master en Finance, comptabilité, audit, Adminisration, contrôle, économie de préférence Licence en comptabilité, finance ou économie ou tout autre domaine connexe. Solide connaissance des principes comptables, des systèmes financiers, du suivi budgétaire/flux de trésorerie et des contrôles comptables internes. Très flexible et agile, capable de produire des solutions créatives et pragmatiques à des problèmes complexes. Demontre  une approche systémique Défend et gère l’innovation Savoir diriger et gérer une équipe. Bonne connaissance des systèmes comptables informatisés, de préférence Sun Systems et ProVision.  Bonnes compétences en informatique dans les programmes Microsoft Office.

Minimum 3 à 5 ans d’expérience dans un poste en finance dans une entreprise /ONG /agence gouvernementale.Minimum 3 ans d’expérience dans un poste de gestion financière.Experience en planification et prévisionsCapable de travailler dans un environnement interculturel avec une équipe multinationale.Capacité à voyager à l’intérieur du pays, à la région et à international

Certification requise pour exercer ce poste :

Maîtrise de l’anglais et du français écrits et parlés (le français est indispensable).Bonnes compétences orales, écrites et interpersonnelles.

Compétences, connaissances et expériences préférées :

Diplôme de Master en Finance, comptabilité, audit, Adminisration, contrôle, économie de préférenceUn MBA en Finance, un Master en Finance/Comptabilité/Audit est un avantage supplémentaireLa connaissance des réglementations gouvernementales sur les subventions et des exigences de reporting financier est privilégiée.La connaissance du système comptable local et plus précisément de SunSystem est préférée

Une expérience des activités de trésorerie, de l’établissement et du suivi des budgets ainsi qu’une compréhension des concepts et systèmes de traitement des données sont privilégiés. L’expérience avec l’aide humanitaire dans le pays est un atout. L’expérience de travail dans un environnement opérationnel exigeant est un atout supplémentaire

Environnement de travail

• Le poste exige la capacité et la volonté de voyager au niveau national et international jusqu’ à 20 % du temps.  

Applicant Types Accepted: Local Applicants Only

NB :

• Les candidats intéressés doivent envoyer leur CV & Lettre de motivation au lien ci-dessus ;

• Ceux qui postulent pour la première fois sur le site doivent d’abord s’enregistrer ;
• Deadline : Mardi 24 février 2026.
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