ASSISTANT.E RESSOURCES HUMAINES – Ouagadougou – MSF France

CDD NATIONAL MSF France BF posted 1 semaine

Job Description

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MSF France recrute pour ses activités au Burkina Faso : UN.E (01) ASSISTANT.E RESSOURCES HUMAINES pour la coordination à Ouagadougou

Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation internationale, humanitaire et non gouvernementale qui fournit une assistance aux personnes dans le besoin à la suite de catastrophes naturelles ou causées par l’homme, sans distinction de race, de religion, d’idéologie ou de politique.

Dans le cadre de ses activités, MSF souhaite recevoir des candidatures pour le poste ci-dessus mentionné.

CONDITIONS GENERALES DU POSTE

  • Poste basé à Ouagadougou
  • Contrat local à durée déterminée, incluant une période d’essai
  • Date de prise de service : dès que possible
  • Assurance maladie à 100% (employé et sa famille nucléaire)

MISSION :

Effectuer des travaux administratifs, RH ou juridiques en qualité d’assistant/e RH, ceci conformément aux normes et procédures MSF, de manière à garantir la conformité aux règlements et à concrétiser les capacités RH nécessaires pour atteindre les objectifs de la Mission.

RESPONSABILITES :

  • Sous la supervision du RAP et du Coordinateur RH, gérer les dossiers personnels en veillant à leur précision et à leur conformité ainsi qu’à la ponctualité des paiements.
  • Mettre à jour la base de données RH et les dossiers personnels pour faciliter les procédures de gestion.
  • Mettre à jour les dossiers de la sécurité sociale et du bureau des impôts, de manière à être en conformité avec les exigences légales, y compris certaines modifications si nécessaire, ceci de manière à respecter leur conformité aux lois sur le travail et les impôts.
  • Préparer les contrats de travail en respectant les exigences locales notamment les modifications spécifiques quand c’est nécessaire de manière à se conformer au droit du travail et au droit fiscal local.
  • Préparer les fiches de paie de l’ensemble du personnel, configurer et actualiser les éléments nécessaires de manière à garantir la ponctualité et l’exactitude de la paie du personnel.
  • Mettre toutes les informations administratives à la disposition du personnel (affichage, réunions, etc.) ; aider le Coordinateur RH pour la traduction des documents en langue locale et le seconder, à sa demande, pour les réunions.
  • Faire toute autre tâche déléguée par le RAP/CORH

RH Expatrié

  • Préparer et donner le package d’arrivée (Doc, tel, Covid…) aux nouveaux arrivant sur la mission (Visite, Début de mission, plan de briefing ….),
  • Faire les procédures administratives pour obtention de visa avant et pendant la mission. Suivre le tableau d’expiration de visa et entamer les procédures de renouvellement.
  • Faire l’affectation des chambres de Base vie et mettre à jour le tableau de suivi.
  • Faire un suivi des staffs confinés (nourriture, allocation des chambres, perdiem, et tout autres besoins)
  • Faire le suivi des arrivées (Billet d’avion, affectation des chambre, Perdiem, Badge, légalisation de passeport, fiche de renseignement, etc…)
  • Rechercher les quotations pour les billets de break des expatriés et partager avec ces derniers pour le choix des billets
  • Préparer les fiches de perdiem et mise à jour du tableau des mouvements
  • Mettre à jour régulièrement le tableau expat planning
  • Faire le tableau de suivi des break au niveau de la coordo, et faire le suivi au niveau du terrain. Faire la réservation de chambre d’hôtel pour les break sur place.
  • Préparer les fins de mission (plan de débriefing, Ordre de mission, fin de mission, retour ou complément de perdiem, fiche retour, billet d’avion…

RH National

  • Faire le briefing administratif de tout nouveau staff, visite des locaux et préparer un briefing sur la gestion des abus de concert avec le RAP/CORH
  • Se rassurer que chaque nouveau salarié a bien signé les documents contractuels avant la prise de poste (Contrat de travail, fiche de poste actualisée, RI, badge, inscription à la mutuelle …)
  • Faire un archivage régulier des dossiers physiques et électronique du staff. Se rassurer que les fiches individuelles du staff sont correctement renseignées et faire un audit des dossiers du staff chaque trimestre.
  • S’assurer que HOMERE est mis à jour régulièrement et que l’audit est fait mensuellement avant la clôture. Se rassurer que les contacts d’urgence sont renseignés correctement et les bénéficiaires en cas de décès sont clairement identifiés,
  • Préparer les séances d’induction et CRAC pour les nouveaux salariés et faire le suivi pour l’organisation sur les projets,
  • Assister le RAP/CORH dans le processus de recrutement du personnel national (présélection, contact, archivage des dossiers, PV de recrutement, prise de référence…)
  • Faire le suivi des pools de réservistes et alerter pour constitution et suivre l’utilisation et alerter les abus.
  • Préparation des perdiems du staff et suivi des mouvements
  • S’assurer du respect des basics RH et des procédures RH en vigueur
  • Superviser les Agents d’Entretien à la demande du CORH

Administration

  • Mettre à jour la contact liste et la partager au besoin
  • Préparer les réunions
  • Rédiger le sitrep hebdomadaire et mensuel du département RH au besoin
  • Assurer une grande discretion et confidentialités des données sensibles du département
  • Garantir un bon accueil des visiteurs et de toutes autres personnes externes et les orienter au besoin

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES :

Éducation  Diplôme en Ressources Humaines, gestion des affaires, ou en administration souhaité
Expérience Expérience professionnelle d’au moins deux ans dans des postes correspondants indispensable

Expérience avec MSF ou d’autres ONG souhaitée

Langues Maîtrise de la langue de la Mission (Français)

Langue locale indispensable

Connaissance Maîtrise de l’informatique indispensable (word, excel, internet)
Compétences Orientation résultats et qualité

Travail en équipe et coopération, Souplesse de comportement, Adhésion aux principes MSF, Gestion du stress

Candidatures

Les dossiers de candidature seront composés de :

Lettre de motivation, Curriculum vitae à jour, Copies des diplômes ou attestations et toutes les preuves justifiant l’expérience professionnelle, Copie de la carte d’identité ou du passeport en cours de validité.

Pour postuler

L’ensemble des pièces mentionnées ci-dessus doit être adressé au Département RH de MSF France sous enveloppe fermée avec la mention « Recrutement ASSISTANT.E RESSOURCES HUMAINES à l’adresse suivante : « Bureau MSF France – Quartier Ouaga 2000, Secteur 54, zone B6, Ouagadougou, derrière le Commissariat de police de Ouaga 2000 ou au Bureau MSF France – Quartier cités des forces vives de Dédougou au Secteur 02 » ou par dossier électronique à l’adresse msffrecrutementBF@gmail.com  

Date limite de réception de dossiers de candidatures : 23 janvier 2022 à 17h00

Remarque : Les candidats qui ne seront pas retenus pour ce poste, mais qui seront sur la liste d’attente constitueront une base de données pour notre mission. Ils pourront être contactés de façon occasionnelle pour des prestations ponctuelles.