ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE) PRINCIPAL(

Job Description

Type de famille: Non familial avec emplacement résidentiel

Lieu de résidence (le cas échéant): Accra, Ghana

Grade: GS5

Type de membre du personnel / affilié: Service général

Raison: Affectation régulière > régulière

Travail à distance accepté: Non

Date de début cible: 2025-01-01

Date limite pour les demandes: 30 décembre 2024

L’adjoint(e) administratif(ve) principal(e) fournira un soutien administratif au bureau où se trouve le poste. L’assistant administratif hors classe n’a normalement pas de fonctions de supervision directe, bien qu’il incombe au supérieur hiérarchique du poste de prendre des dispositions spécifiques en fonction d’une situation donnée. Le titulaire travaille normalement sous la supervision directe d’agents locaux ou internationaux de rang supérieur, qui sont chargés de suivre le comportement professionnel du titulaire et de lui donner régulièrement des conseils. Il/elle peut assurer la liaison avec les fournisseurs locaux et/ou les fonctionnaires et/ou les partenaires de mise en œuvre (PI) sur des sujets courants sous la direction du superviseur.

Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exécution de leurs tâches telles qu’elles sont définies dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR, qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et les instructions administratives du HCR, ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière conforme aux compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion ainsi qu’aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.

Fonctions
– Aider à l’interprétation et au traitement des droits, à l’émission de contrats et à la tenue de divers dossiers et dossiers du personnel.
– Assister aux réunions sur les questions administratives quotidiennes ; gérer les mouvements des membres du personnel du HCR et surveiller leurs registres de présence, leurs plans de congé, leurs heures supplémentaires et leurs exigences en matière de visa.
– Rechercher des dossiers et des documents de bureau relatifs à une variété de sujets pour obtenir de l’information et des références. Choisir des informations et des documents dans un format spécifié ou sur la base d’instructions générales à l’usage d’autres personnes pour la préparation de rapports, de correspondance, de documents techniques, de plans de projets ou de programmes et de documents de référence généraux.
– Aider à la réquisition de fournitures de bureau, d’équipement et organiser la distribution avec les registres d’inventaire appropriés.
– Aider aux formalités administratives liées à l’organisation des voyages et à la délivrance/renouvellement des visas, licences, arrangements de voyage et autres documents similaires.
– Rédiger de la correspondance et des rapports, au besoin, sur des tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné ; Tapez de la correspondance, des documents et des rapports, dont certains peuvent être hautement confidentiels.
– Organiser les rendez-vous et tenir à jour l’agenda du superviseur, recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux questions avec discrétion ; Tenez des listes de noms, d’adresses et de numéros de téléphone des ministres, des fonctionnaires et des membres du corps diplomatique.
– Aider la direction à organiser et à gérer les bureaux et les complexes résidentiels du HCR (le cas échéant).
– Faciliter diverses missions officielles du personnel du HCR et d’autres personnes relevant de la compétence du HCR.
– Préparer les attestations et les certificats requis par les membres du personnel pour la signature de l’agent supérieur.
– Aider au traitement des demandes d’indemnisation au titre des MIP et de diverses autres demandes d’indemnisation présentées par le personnel du HCR et d’autres clients du HCR.

– Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités impactant les objectifs dans la zone de responsabilité. Assurer la prise de décisions en fonction des risques dans le domaine fonctionnel du travail. Soulever les risques, les problèmes et les préoccupations à l’intention d’un superviseur ou d’un ou des collègues fonctionnels concernés.
– S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.

Qualifications minimales

Éducation et expérience professionnelle

Années d’expérience / Niveau de diplôme

Pour G5 – 2 ans d’expérience pertinente avec diplôme d’études secondaires ; ou 1 an d’expérience de travail pertinente avec un baccalauréat ou l’équivalent ou plus

Domaine(s) d’éducation
Sans objet.

Certificats et/ou licences

en administration des affaires, en finance, en gestion de bureau, en ressources humaines ou dans un autre domaine connexe.
(Les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)

Expérience
professionnelle pertinente Essentiel
Non spécifié.
Souhaitable
Achèvement des programmes d’apprentissage du HCR ou d’une formation spécifique pertinente aux fonctions du poste.

Compétences
fonctionnelles*Connaissances informatiques-Informatique
Règles, règlements et procédures administratifs ONU/HCR Applications

IT-PeopleSoft(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)

Exigences
linguistiques Pour les emplois d’administrateur recruté sur le plan international et d’agent du Service mobile : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.
Pour les emplois d’administrateur recruté sur le plan national : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, à l’exclusion de l’anglais et de la langue locale.
Pour les emplois d’agent des services généraux : Connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais.

Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chaque personne se sent en sécurité et habilitée à accomplir ses tâches. Cela inclut l’absence de tolérance pour l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité entre les sexes, la discrimination et l’abus de pouvoir.
En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir le dialogue en cours sur ces questions et s’exprimer et rechercher des conseils et un soutien auprès des ressources pertinentes du HCR lorsque ces problèmes se posent.

Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de classe. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l’opération et/ou au poste spécifique. Ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.

Profil du candidat recherché

–

Langues requises (la capacité globale attendue est d’au moins le niveau B2) :

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Contexte opérationnel

Considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail :

Nature du poste :

Conditions de vie et de travail : 

Qualifications supplémentaires

Compétences

Connaissances informatiques, Progiciels de gestion intégrés, Règles, règlements et procédures administratifs de l’ONU/HCR

Éducation

Certifications

Administration des affaires – Autres, Finances – Autres, Ressources humaines – Autres, Gestion de bureau – Autres

Expérience professionnelle

Compétences

Responsabilité, Pensée analytique, Orientation vers le client et les résultats, Engagement envers l’apprentissage continu, Communication, Conscience organisationnelle, Planification et organisation, Travail d’équipe et collaboration

https://icsc.un.org/Home/SalaryScales

Compendium

Informations complémentaires

Dégagement fonctionnel

Cette position ne nécessite pas d’dégagement fonctionnel