(01) RESPONSABLE DES SERVICES DE SOUTIEN AU SAHEL

Job Description

Responsable des services de soutien au Sahel

WeWorld-GVC Ouagadougou, BURKINA FASO Administration En présentiel

Description de l’entreprise

Nous aidons les populations à surmonter les situations d’urgence et nous nous efforçons de garantir à chacun une vie digne et décente, ainsi que des opportunités et un avenir meilleur. Nous intervenons dans plus de 20 pays à travers le monde, notamment en Italie, à travers plus de 166 projets d’aide d’urgence, humanitaire et de développement. Nos activités ciblent principalement les femmes, les filles et les jeunes, acteurs du changement dans chaque communauté, pour un monde plus juste et inclusif.

Nous intervenons dans de nombreuses crises, naturelles ou provoquées par l’homme, dans différentes régions du monde. Notre réponse d’urgence repose sur des interventions multisectorielles incluant l’eau, l’assainissement et l’hygiène (EAH), l’accès à l’eau potable et à l’assainissement (EIP), la gestion des risques de catastrophes (CVA), la sécurité alimentaire, la protection et d’autres domaines. Nous intervenons également dans les crises prolongées en fournissant une aide humanitaire axée sur la prévention, les secours d’urgence et la reconstruction. Ces quatre dernières années, nous avons renforcé notre présence dans les régions et les pays où nous sommes présents, créé de nouveaux programmes et mis en place de nouveaux systèmes de qualité et de conformité. Aujourd’hui, nous recherchons des personnes souhaitant nous rejoindre pour construire le monde de demain. Nous croyons en un monde où chacun bénéficie des mêmes chances et des mêmes droits, et nous œuvrons chaque jour pour y parvenir. Rejoignez-nous.

Plus tard

Poste : Responsable des services de soutien au Sahel

Lien hiérarchique : Représentant du pays

Lieu : à déterminer

Date limite : 06/06/2026

Date de début : dès que possible

Lieu d’affectation familiale : NON

R&R : OUI

Type de contrat : Expatrié (International)

Contexte de travail

En Afrique du Nord-Ouest, comme dans toutes les régions où nous sommes présents, nous nous tenons aux côtés des communautés, en leur apportant un soutien là où il est le plus nécessaire et en contribuant à un développement durable à long terme.

Au Sahel, WeWorld intervient au Mali et au Burkina Faso dans des contextes complexes et à haut risque, en mettant en œuvre des programmes humanitaires et de développement.

Au Mali (depuis 2019), l’organisation intervient face à l’insécurité, aux déplacements de population, à la vulnérabilité climatique et à l’accès limité aux services essentiels. Elle collabore avec les autorités et des partenaires dans divers secteurs tels que l’eau, l’assainissement et l’hygiène (EAH), la sécurité alimentaire, la protection, l’éducation, les moyens de subsistance et la nutrition, et gère des projets financés par d’importants bailleurs de fonds institutionnels (par exemple, ECHO, AICS et les agences des Nations Unies). Un contrôle interne rigoureux, une gestion efficace des risques et une planification adaptative sont indispensables, et le/la responsable des services d’appui veille à ce que ces fonctions soient efficientes, conformes aux normes et parfaitement alignées.

Au Burkina Faso, où WeWorld a débuté ses activités en 1985 et les a reprises en 2012, l’accent est mis sur l’autonomisation des femmes, l’aide d’urgence, le soutien aux populations déplacées et le renforcement de la résilience communautaire. Ses interventions couvrent la sécurité alimentaire, la nutrition, la protection et le développement local, avec des opérations dans les provinces de Soum, Oudalam et Kadiogo et des bureaux à Ouagadougou, Djibo et Gorom Gorom.

Objectif du rôle

Le/La responsable des services d’appui sera chargé(e) de la gestion de l’ensemble des services d’appui (logistique et approvisionnement, finances et ressources humaines) pour la gestion administrative des projets financés par différents bailleurs de fonds. Ses responsabilités incluent les rapports financiers, la comptabilité, la vérification des pièces justificatives, l’approvisionnement, la logistique, les ressources humaines, la planification et la budgétisation. Il/Elle devra travailler en étroite collaboration avec l’équipe de direction et le/la représentant(e) pays.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Administration générale

• Relève du représentant du pays et reçoit, au besoin, des conseils techniques des responsables régionaux concernés.

• Supervise directement les départements des ressources humaines et des achats et de la logistique et agit en tant que responsable financier de la mission, assumant la responsabilité principale de tous les aspects de la gestion financière.

•Veille à ce que tous les livrables et les échéances relatifs aux subventions, aux contrats, aux fournisseurs, aux partenaires et aux procédures internes soient respectés dans les délais impartis et conformément aux normes de l’organisation et aux exigences des donateurs.

·En collaboration avec le représentant national et les directeurs régionaux, définit les priorités stratégiques, fixe les objectifs du département et élabore et supervise la mise en œuvre des plans de développement du département.

• Garantit l’archivage et la protection adéquats des documents relatifs aux RH, aux finances, aux achats et à la logistique, conformément aux politiques de WeWorld et en coordination avec le siège social.

• Favorise une collaboration et une communication efficaces avec les parties prenantes internes et externes, notamment les partenaires, les donateurs, les autorités, les fournisseurs, les groupes de travail techniques et les représentants de la communauté.

• Supervise l’élaboration, la mise à jour et la diffusion des règlements internes et des politiques à l’échelle de la mission, en veillant à ce que le personnel en soit informé et les respecte.

•Veille à ce que toutes les opérations de mission soient conformes aux exigences légales, administratives et organisationnelles applicables.

• Conseille et soutient le Représentant du pays dans le renforcement des contrôles internes, des politiques et des procédures au niveau de la mission.

•Veille à ce que les départements gérés (RH, Achats et Logistique, et Finances) disposent des ressources et du personnel nécessaires pour mener à bien leurs activités, et identifie et met en œuvre de manière proactive des solutions pour combler les lacunes, conformément aux directives du Représentant du pays et des conseillers régionaux/techniques.

Processus

•Veille à ce que les politiques et les procédures opérationnelles standard clés qui guident les services de soutien soient élaborées et/ou régulièrement mises à jour selon les besoins et adaptées au contexte.

• En coordination avec le représentant du pays, l’équipe du programme et l’équipe de direction, soutient la création de mécanismes de coordination interdépartementaux, afin d’assurer une communication et une coopération fluides et efficaces.

•Veille à ce qu’un lien proactif entre les services de soutien et les départements des programmes soit établi et fonctionne correctement.

• Conçoit les routines, les procédures et les systèmes des services de soutien afin d’accroître l’efficacité et d’assurer une collaboration et une communication fluides entre les services de soutien.

• Il audite régulièrement les processus et procédures des services de soutien afin de mettre en évidence les failles et les pressions, met en œuvre ou renforce les systèmes de surveillance et de prévention de la corruption et atténue les risques pertinents.

•Veille à ce que les recommandations d’amélioration relatives aux services de soutien soient mises en œuvre en temps opportun.

•Veille à ce que les outils et systèmes organisationnels soient en place, correctement entretenus et régulièrement mis à jour pour soutenir la planification, la coordination et la production de rapports.

Gestion des ressources humaines et du personnel

•Veille à ce que tout le personnel des services de soutien soit régulièrement informé et formé aux politiques et procédures internes, en fournissant des plans de formation sur mesure en cas de besoin.

• En coordination avec l’équipe de direction, il recueille et analyse les besoins de formation du personnel national et propose des renforcements de capacités sur mesure, en fonction des ressources disponibles.

• En coordination avec le représentant du pays, il surveille et assure la préparation et les compétences adéquates des équipes Finances, Logistique et Achats et RH et propose des changements si nécessaire.

• Participe à l’analyse des besoins et des coûts en personnel, de la rémunération et des avantages sociaux, ainsi que des pratiques d’évaluation du rendement.

• Supervise le respect de toutes les réglementations de WeWorld en matière d’emploi relatives à la paie, à l’assurance maladie, à l’assurance accident du travail et aux avantages sociaux des employés.

• Supervise le recrutement du personnel national, en veillant à la transparence et à la conformité des processus.

Gestion financière et budgétaire

• Assure la responsabilité financière au niveau de la mission, garantissant la pleine prise en charge de la gestion financière, de la conformité et de la planification financière stratégique.

•Veille à ce que la comptabilité soit exacte, complète et régulièrement contrôlée, conformément aux exigences internes et à celles des donateurs.

• Dirige la budgétisation, la planification financière et les prévisions des programmes, en étroite coordination avec les équipes de programme et de coordination.

• Est responsable du suivi budgétaire, de l’identification des risques de dépassement ou de sous-dépense et de la mise en œuvre de mesures correctives en temps opportun.

•Veille à ce que tous les rapports financiers (internes et destinés aux donateurs) soient validés, exacts et soumis dans les délais impartis.

• Est responsable des outils financiers au niveau national, notamment des budgets de fonctionnement du personnel, des budgets logistiques et des budgets de projets.

•Assure une gestion de trésorerie et une planification financière adéquates, garantissant la couverture financière de tous les besoins opérationnels (salaires, fournisseurs, activités, etc.).

•Supervise et valide la méthodologie de répartition des coûts, en garantissant l’exactitude, la transparence et la conformité.

• Dirige les aspects financiers des audits et des vérifications des dépenses, en assurant la préparation, la coordination et le suivi des recommandations.

·Garantit la conformité aux réglementations des donateurs (ECHO, AICS, ONU, etc.) et aux politiques internes, en agissant comme principal point focal pour la gestion des risques financiers.

Approvisionnement et logistique

• Garantit la mise en œuvre et l’application des procédures d’approvisionnement conformément au Manuel d’approvisionnement mondial de WeWorld et aux directives des donateurs, de la planification à la réalisation.

•Supervise les opérations logistiques en veillant au respect du Manuel logistique mondial de WeWorld et des directives des donateurs, en mettant l’accent sur la gestion des actifs, la gestion de la flotte, la gestion des entrepôts et des stocks et la gestion de la base.

• Veille à ce que les outils d’approvisionnement et de logistique soient correctement mis en place et utilisés au niveau national, et que les rapports soient préparés avec précision dans le format requis et soumis en temps opportun, conformément aux exigences de WeWorld à des fins internes et externes.

Audit et conformité

•Supervise la préparation des vérifications et des audits des dépenses, assure une implication adéquate des services financiers, logistiques et d’approvisionnement, et des ressources humaines lors de la réalisation de l’audit et assure une collaboration adéquate entre les différents services de soutien et le département des programmes.

•Supervise les activités nécessaires à la production d’évaluations internes et externes/de donateurs, telles que les vérifications préalables, les évaluations des capacités, les audits internes et externes.

Les tâches et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires à la demande de son supérieur hiérarchique.

Assurez une passation de consignes correcte avant la fin de la mission.

Profil

Qualifications et connaissances

Diplôme en économie, en sciences politiques ou dans un domaine connexe

• Bonne connaissance des politiques et procédures des principaux bailleurs de fonds internationaux (UE, AICS, ONU, etc.)

• Maîtrise professionnelle complète de Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook

• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral

Expérience professionnelle

• Expérience minimale de 5 à 7 ans en gestion financière dans le secteur humanitaire, dont au moins 3 ans à un poste de direction.

• Expérience préalable en gestion administrative et financière de projets d’urgence et de développement auprès de bailleurs de fonds institutionnels (par exemple, agences des Nations Unies, ECHO, AICS, etc.).

Expérience en matière de gestion budgétaire et d’approvisionnement, de conformité et de rapports aux donateurs

Compétences et aptitudes

• Compétences en matière de planification, de rédaction de rapports, de suivi et d’évaluation

• Compétences en organisation et en travail d’équipe

• Capacité à soutenir et à former le personnel pour améliorer ses compétences

• Attitude proactive et dynamique

• Capacité d’adaptation et de travail sous contrainte, sous pression et dans des contextes complexes et multiculturels

• Bonnes aptitudes d’écoute et de communication

• Attitude positive au travail, capacité d’introspection, motivation, inspiration, esprit d’équipe

• Fort engagement envers la mission de WeWorld

• Fait preuve d’intégrité en ce qui concerne les valeurs et les normes éthiques des ONG

• Fait preuve de sensibilité et d’adaptabilité face aux différences culturelles, de genre, de religion, de nationalité et d’âge

• Traite tout le monde équitablement, sans favoritisme

EXIGENCES SOUHAITABLES

La connaissance de l’italien est un atout.

Expérience en gestion à distance

Expérience antérieure au Sahel

Autres informations

CE QUE NOUS OFFRONS

Type de contrat : un premier contrat de collaboration de 6 (six) mois, soumis à la vérification de l’atteinte d’objectifs spécifiques (ces objectifs seront définis conjointement avec le responsable hiérarchique lors de la prise de fonction) ; un second contrat de collaboration de 6 (six) mois, renouvelable, sous réserve d’une évaluation positive des six premiers mois et de la disponibilité du budget.

Conditions économiques : à définir conformément à la politique de rémunération des expatriés de WeWorld : salaire de base (ancienneté/poste occupé) + cotisations (complexité du poste, indemnités de difficulté et logement en fonction du lieu de travail).

Congés annuels : 2,5 jours/mois (jours ouvrables)

Billet d’avion : un vol aller-retour tous les 12 mois de contrat

Assurance maladie : couverte

Politique de repos et de récupération : 5 jours toutes les 12 semaines, avec une indemnité de 1 000 €.