(01) ASSISTANT DE VOYAGE, G6

Ce poste est basé au Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROSEN), Division des opérations (DO), Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC), à Dakar, au Sénégal. L’assistant(e) de voyage travaillera sous la supervision générale du Représentant régional de l’ONUDC pour le ROSEN et la supervision directe du/de la chargé(e) des opérations de l’ONUDC, ainsi que sous la supervision complémentaire du/de la coordonnateur(trice) de programme du ROSEN et du/de la responsable des achats. Pour plus d’informations sur l’ONUDC, veuillez consulter le site web www.unodc.org.

Responsabilités

Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont conférés, l’assistant(e) voyages sera chargé(e) d’assurer ou d’effectuer les tâches suivantes : • Coordonner les déplacements du personnel et des collaborateurs affiliés vers et depuis diverses destinations dans le cadre de leurs fonctions. • Calculer et initier les demandes de remboursement pour tous les modes de transport et les soumettre à l’approbation du responsable d’unité (billets d’avion, franchise bagages, frais d’aéroport, fret aérien, indemnités journalières de subsistance, etc.). • Fournir des informations sur la fréquence des vols et conseiller le personnel et les collaborateurs affiliés sur les tarifs aériens les plus directs et économiques, conformément à la réglementation en vigueur. • Fournir des informations sur les tarifs et les horaires de voyage pour des itinéraires spécifiques, à la demande des responsables de programme, à des fins budgétaires. • Contacter les compagnies aériennes pour effectuer les réservations, négocier les tarifs les plus avantageux (par exemple, préparer les documents nécessaires aux appels d’offres) et assurer la liaison avec le service des achats concernant les prestations de services des prestataires. • Calculer la valeur résiduelle des billets partiellement utilisés en cas de modification d’itinéraire et ajuster les indemnités journalières en cas de déviation par rapport à l’itinéraire approuvé. • Gérer les modifications ou annulations demandées par les voyageurs et veiller à la réémission des billets, y compris l’obtention des remboursements, le cas échéant. • Coordonner les horaires de départ et d’arrivée, selon les besoins, et identifier la catégorie d’hébergement correspondant à la nature du voyage. • Vérifier l’exhaustivité, l’exactitude et la validité des demandes de remboursement de frais de voyage et des pièces justificatives avant leur transmission au service comptable pour approbation non automatique ; s’assurer que les droits sont conformes au règlement intérieur. Signaler les anomalies aux responsables administratifs et/ou certificateurs pour clarification et éventuelle correction. • Conseiller le service administratif sur les itinéraires plus efficaces et économiques pour les voyages complexes et contribuer à l’élaboration de plans de voyage tirant parti des avantages liés aux achats anticipés ou aux tarifs promotionnels. • Tenir à jour les dossiers de toutes les autorisations de voyage traitées et consigner les économies réalisées par l’organisation grâce aux techniques de réduction des coûts mises en œuvre. • Assurer la coordination avec les consulats et les ministères des Affaires étrangères des pays hôtes pour la délivrance des visas de transit et de séjour. • Vérifier les demandes de voyage et les documents associés et les corriger si nécessaire ; classer et enregistrer les numéros de demande de voyage. • Participer à la collecte et à l’analyse des données, ainsi qu’à la préparation de présentations et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux demandes de renseignements, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision. • Contribuer à la visualisation et à la mise à jour des supports d’information tels que les pages web ou les brochures. • Garantir le règlement rapide et efficace des paiements de billets d’avion.Cela inclut la vérification et le rapprochement des factures avec les agences de voyages et les prestataires de services, ainsi que le traitement rapide des demandes de remboursement de frais de voyage en suspens sur le portail des voyages ; assurer le suivi auprès des équipes concernées des dossiers en attente afin d’éviter les retards de paiement et les pénalités, et de minimiser l’exposition financière de l’Organisation, tout en maintenant un service réactif et axé sur le client. • Assurer la coordination au sein du Pôle Voyages, en collaborant étroitement avec les homologues des différents lieux d’affectation afin de garantir un traitement rapide, efficace et cohérent des transactions liées aux voyages et le respect des politiques et normes de service établies. • Diriger l’équipe Voyages de ROSEN, en exerçant la responsabilité de gestion du personnel affecté, notamment en répartissant et en supervisant la charge de travail, en fixant et en suivant les objectifs de performance individuels, en encadrant et en renforçant les capacités, et en favorisant un environnement d’équipe collaboratif et axé sur les résultats. • Être le point de contact pour la résolution des cas de voyage complexes et garantir l’exactitude et la conformité aux politiques de voyage des Nations Unies. • Accomplir toute autre tâche connexe, selon les besoins.

Compétences

• Professionnalisme : Connaît les exigences de traitement liées aux voyages ; planifie, gère et résout les conflits de priorités. Maîtrise l’analyse, la modélisation et l’interprétation des données pour faciliter la prise de décision. Fierté du travail accompli et des résultats obtenus ; compétence professionnelle et maîtrise du sujet ; conscience professionnelle et efficacité dans le respect des engagements, des échéances et l’atteinte des objectifs ; motivation par des considérations professionnelles plutôt que personnelles ; persévérance face aux difficultés ; calme en situation de stress. • Communication : S’exprime clairement et efficacement, tant à l’oral qu’à l’écrit ; écoute, interprète correctement les messages et y répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et privilégie le dialogue ; adapte son langage, son ton, son style et son format à son public ; partage l’information et tient ses collègues informés. • Travail d’équipe : Collabore avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; sollicite les avis en valorisant les idées et l’expertise d’autrui ; est disposé à apprendre des autres ; privilégie les objectifs de l’équipe à ses objectifs personnels ; soutient et respecte la décision finale du groupe, même si elle ne reflète pas entièrement sa propre position. Partage le mérite des réussites de l’équipe et assume la responsabilité collective des échecs. • Gestion de la performance : Délègue les responsabilités, l’obligation de rendre compte et le pouvoir de décision appropriés ; s’assure que les rôles, les responsabilités et la hiérarchie sont clairement définis pour chaque membre du personnel ; évalue avec précision le temps et les ressources nécessaires à la réalisation d’une tâche et adapte les tâches aux compétences ; suit l’avancement par rapport aux étapes clés et aux échéances ; discute régulièrement de la performance et fournit un retour d’information et un accompagnement au personnel ; encourage la prise de risques et soutient la créativité et l’initiative ; soutient activement le développement et les aspirations professionnelles du personnel ; évalue la performance de manière équitable.

Éducation

Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis.

Qualification spécifique à l’emploi Pas disponible.

Expérience professionnelle

Une expérience professionnelle d’au moins sept ans, à responsabilités croissantes, dans le domaine de la gestion des voyages, incluant la tarification, l’optimisation des itinéraires et le remboursement des frais de déplacement, ou dans un domaine connexe, est requise. Cette expérience est ramenée à cinq ans pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle ou supérieur. La maîtrise des applications informatiques courantes (MS Word, Excel, PowerPoint, Internet, messagerie électronique, etc.) est indispensable. Une expérience avec un progiciel de gestion intégré (PGI/ERP) est également requise. La connaissance de SAP/Umoja est un atout.

Langues

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais

et du français est requise. Le tableau ci-dessous indique le niveau minimal requis pour chaque compétence dans ces langues, conformément au Cadre linguistique des Nations Unies (pour plus de détails, veuillez consulter le

site https://languages.un.org ).

Langues requises

ÉvaluationL’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation et un entretien axé sur les compétences.

Avis spécial

Le recrutement pour ce poste est limité à l’Office des Nations Unies contre la drogue et le crime. Il s’agit d’un poste à durée déterminée. La nomination est d’une durée initiale d’un (1) an. Le/la candidat(e) retenu(e) se verra octroyer une nomination à durée déterminée, conformément à la section 2.2 c) de l’instruction administrative ST/AI/2025/3 relative à l’administration des nominations. Le renouvellement de la nomination est subordonné au maintien du mandat et à la disponibilité des fonds. En cas de suppression de ce poste, le/la titulaire cessera ses fonctions. Les fonctionnaires du Secrétariat de l’ONU répondant à la définition de « candidat interne » au sens de la règle 4.10 du Statut du personnel et sélectionnés pour ce poste seront réaffectés ou transférés à ce poste, sans lien avec leur poste d’origine. Ce poste est soumis au recrutement local conformément à la règle 4.4 du Statut du personnel de l’ONU. Les candidats aux postes des services généraux et des catégories apparentées doivent être autorisés à travailler pour l’ONU au lieu d’affectation. Les candidats admissibles sélectionnés hors du lieu d’affectation prennent en charge les frais liés à leur déménagement. Les membres du personnel recrutés localement ne peuvent prétendre aux indemnités ou avantages réservés au recrutement international. Ils sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et peuvent être affectés par lui. Dans ce contexte, ils sont appelés à occuper périodiquement de nouvelles fonctions au cours de leur carrière, conformément aux règles et procédures établies. Aux Nations Unies, le critère primordial pour le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de garantir les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence et d’intégrité, dans le respect de la diversité géographique. Toutes les décisions relatives à l’emploi sont prises en fonction des qualifications et des besoins de l’Organisation. L’ONU s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif, fondé sur le respect mutuel. L’ONU recrute et emploie du personnel sans discrimination fondée sur l’identité de genre, l’orientation sexuelle, la race, la religion, l’origine culturelle ou ethnique, ou le handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour les candidats handicapés afin de faciliter leur participation au processus de recrutement, sur demande et si cela est indiqué dans leur candidature. Le Secrétariat de l’ONU s’engage à atteindre la parité hommes-femmes et la diversité géographique au sein de son personnel. Les candidatures féminines sont vivement encouragées. Le passage des fonctionnaires des services généraux et des catégories apparentées à la catégorie professionnelle au sein du Secrétariat de l’ONU s’effectue exclusivement par le biais des concours du Programme des jeunes professionnels. Seuls quelques fonctionnaires réussissent ces concours.La réussite aux concours ne garantit pas l’accès à la catégorie professionnelle. Pour plus d’informations, veuillez consulter le site : https://careers.un.org/lbw/home.aspx?viewtype=GP

Considérations des Nations Unies

Conformément à l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, le critère primordial pour le recrutement du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Les candidats ne seront pas pris en considération pour un emploi aux Nations Unies s’ils ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, du droit international humanitaire, des actes d’exploitation sexuelle, d’abus sexuels ou de harcèlement sexuel, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’ils ont participé à la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne tout abus, effectif ou tenté, d’une situation de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou d’un abus de confiance, à des fins sexuelles, y compris, mais sans s’y limiter, le fait de tirer profit, financièrement, socialement ou politiquement, de l’exploitation sexuelle d’autrui. L’expression « abus sexuel » désigne toute atteinte physique, effective ou menacée, à caractère sexuel, que ce soit par la force ou dans des conditions inégales ou coercitives. Le terme « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun à caractère sexuel susceptible d’offenser ou d’humilier, lorsque ce comportement nuit au travail, est une condition d’emploi ou crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant, et lorsque sa gravité justifie la rupture de la relation de travail de son auteur. Les candidats ayant commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne seront pas pris en considération. Une attention particulière sera portée à l’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction quant à l’éligibilité des hommes et des femmes à participer, à égalité de traitement, à ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’ONU est un espace non-fumeur. Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place, sur demande, pour les candidats handicapés afin de faciliter leur participation au processus de recrutement. En acceptant une lettre de nomination, les membres du personnel sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui peut les affecter à l’une des activités ou à l’un des bureaux de l’ONU, conformément à l’article 1.2 c) du Statut du personnel. Par ailleurs, les membres du personnel de la catégorie Professionnelle et des catégories supérieures jusqu’au niveau D-2 inclus, ainsi que ceux de la catégorie Personnel de terrain, sont généralement tenus d’effectuer des mutations périodiques pour exercer leurs fonctions dans différents lieux d’affectation, conformément aux conditions établies par la circulaire ST/AI/2023/3 relative à la mobilité, telle que modifiée ou révisée. Cette condition d’emploi s’applique à tous les postes vacants et non aux postes temporaires. Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne inspira et à consulter le Guide du candidat en cliquant sur « Manuels » dans l’onglet « Aide » de la page d’accueil de leur compte inspira.L’évaluation des candidatures sera effectuée sur la base des informations fournies dans le dossier de candidature, conformément aux critères d’évaluation du poste et à la législation interne applicable des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, ainsi que les instructions et directives administratives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil et leurs qualifications, conformément aux instructions figurant sur la plateforme Inspira, pour que leur candidature soit prise en compte. Aucune modification, ajout, suppression ou révision ne sera acceptée après soumission du dossier. Les candidats présélectionnés feront l’objet d’une vérification des références afin de confirmer les informations fournies. Tous les candidats externes recrutés conformément à l’article 2.2 a) du document ST/AI/2025/3 pour un contrat à durée déterminée sans limitation de durée, et tous les candidats externes recrutés conformément à l’article 2.2 c) du document ST/AI/2025/3 pour un contrat à durée déterminée limité à l’entité, sont soumis à une période probatoire initiale d’un an. Les offres d’emploi publiées sur le portail des carrières seront supprimées à 23h59 (heure de New York) le jour de la date limite.