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Le Coordonnateur des subventions, en collaboration avec le Directeur Adjoint des Programmes (DDP), fournira une orientation stratégique et opérationnelle, dirigera les efforts de mobilisation des ressources pour atteindre les objectifs de croissance annuels, et soutiendra la diversification du financement des donateurs institutionnels et des sources de financement non traditionnelles pour atteindre les objectifs stratégiques de l’IRC au Burkina Faso. Ils apporteront un soutien direct aux opportunités de croissance stratégique, aideront à renforcer la conformité des systèmes, le reporting des donateurs, la gestion des partenariats stratégiques et la communication et le plaidoyer pour améliorer la visibilité externe et interne d’IRC Burkina Faso. La Grants Co. fournira un soutien essentiel en matière de suivi programmatique et budgétaire, de respect des règles et règlements internes de l’IRC et des donateurs, et d’autres fonctions clés selon les besoins.

La Grants Co. sera basée à Ouagadougou et se rendra sur le terrain, si la sécurité le permet.

Aperçu du poste

La Grants Co. maintiendra une position compétitive pour la continuité des bailleurs de fonds institutionnels de l’IRC Burkina Faso, en se concentrant sur des mécanismes de financement compétitifs. Ils définiront, surveilleront et mettront à jour l’état du financement et veilleront à ce que l’IRC soit le mieux placé pour saisir les opportunités pertinentes. Ils travailleront avec les coordonnateurs de programme pour produire des rapports de haute qualité pour les donateurs et porteront une attention particulière à répondre aux exigences spécifiques des subventions et des donateurs. Ils seront chargés de renforcer la capacité du personnel impliqué dans les initiatives d’engagement des donateurs afin de mieux les équiper pour développer et maintenir des relations solides avec les donateurs potentiels et actuels.

Principales responsabilités

Ce poste fournira également une assistance spécifique dans d’autres dimensions du cycle de gestion des subventions, du partenariat et de la communication, telles que :

• Fournir des conseils et un leadership à l’ensemble de l’équipe de direction dans la planification stratégique de la croissance.

• Servir de ressource au personnel dont les programmes sont financés pour les questions de conformité fiscale et programmatique

• Préparer et/ou examiner des informations et des rapports pour les parties prenantes internes et externes.

• Tirer parti de la position concurrentielle d’IRC et des résultats du programme pour attirer de nouveaux financements, en collaboration avec d’autres équipes fonctionnelles.

• Intégrer les meilleures pratiques dans les processus et les propositions liés à la croissance du programme

• Établir des relations avec les donateurs actuels et potentiels et surveiller les tendances des donateurs, y compris le secteur privé et d’autres sources non traditionnelles.

• Développer/gérer des partenariats stratégiques, des alliances et/ou des coalitions

• Planifier et élaborer des notes conceptuelles et des propositions

• Superviser la gestion et la conformité des subventions

• Soutenir la documentation des résultats, rapports, documents de plaidoyer

• Assurer la supervision de la communication

• Soutenir la mise en œuvre des réunions de cycle de projets (PCM)

• Contribuer avec toute l’équipe du programme à l’élaboration et à la mise à jour du Plan d’Action Stratégique (PAS) et de ses documents.

• Direct Line gère une équipe de deux (2) personnes, un gestionnaire des subventions et un directeur du développement des affaires tout en s’assurant que l’équipe est bien organisée, structurée et encadrée pour mieux répondre aux objectifs des subventions et des programmes.

Le travail du coordonnateur des subventions sera divisé en six domaines de travail principaux :

1. Prépositionnement

• Avec le soutien de collègues du développement commercial régional, rechercher, analyser et planifier de nouvelles opportunités de financement, une veille concurrentielle et le positionnement concurrentiel d’IRC Burkina Faso sur une base continue sur le marché en temps opportun.

• Soutenir des processus efficaces de communication interne et de gestion de l’information pour assurer l’accès et l’utilisation de l’information sur le développement des affaires par les parties prenantes pertinentes au sein de l’organisation, y compris le maintien d’une matrice d’opportunités à jour.

• Travailler avec le DDP, les coordinateurs techniques nationaux et les collègues régionaux pour identifier les partenaires internationaux et négocier le rôle de l’IRC dans les consortiums de propositions, assurant une position compétitive pour l’IRC Burkina Faso qui adhère aux principes de partenariat et à l’orientation stratégique de l’organisation.

• En collaboration avec l’équipe régionale de développement des affaires, l’équipe du programme et l’équipe de direction, favoriser une culture de développement des affaires au sein du programme-pays en contribuant à l’élaboration et à la diffusion de supports de développement des affaires standardisés (ressources d’apprentissage, directives, outils et modèles, et informations en ligne) et renforcer les capacités du personnel du programme-pays sur leur candidature, par le biais du mentorat du personnel, Modélisation des bonnes pratiques, & formation.

• En coordination avec les collègues du développement des affaires, diriger les équipes fonctionnelles du programme-pays afin d’élaborer des stratégies de collecte de fonds et de positionnement appropriées et efficaces impliquant la recherche et l’intelligence des donateurs, le développement de produits, le marketing, la culture, la sollicitation et l’intendance, au besoin.

• Diriger le suivi et l’analyse du pipeline d’opportunités du programme-pays, y compris les tendances du portefeuille, les soumissions de propositions et les performances, ainsi que les projections de croissance.

• Soutenir le personnel clé dans le développement et le maintien de relations clés avec les donateurs, les organisations collaboratrices et les acteurs du secteur privé en tenant compte de l’identification des opportunités, de la création de valeur partagée, de la formation d’alliances stratégiques et du positionnement mondial de la marque.

2. Planification et coordination des propositions et élaboration des notes conceptuelles

• Fournir des conseils en matière de développement stratégique et/ou superviser les équipes dans l’analyse des opportunités, la planification, la conception, la rédaction et la révision des propositions, et les « revues après action ».

• Aider ou diriger l’élaboration de propositions, y compris se rendre sur les sites de terrain pour travailler directement avec le personnel du programme sur les ateliers de conception et l’élaboration de propositions, sur demande

• Rédiger des propositions de donateurs de haute qualité et d’autres documents de subvention à la fois en tant que rédacteur principal et en collaboration avec les coordinateurs techniques, les gestionnaires de programme et les conseillers techniques, en veillant à ce que les priorités SAP de l’IRC, et la budgétisation pour le suivi et l’évaluation et d’autres directives pertinentes soient intégrées dans les propositions et les projets.

• Fournir des examens internes des applications techniques et de coûts préparées par d’autres, en examinant la clarté, la réactivité, la présentation et la conformité, en coordination avec les équipes des programmes et des opérations.

• Gérer le processus d’approbation des soumissions par le biais de la base de données électronique de gestion des subventions de l’IRC, OTIS, et coordonner les révisions de la proposition en fonction des commentaires du siège.

3. Gestion et conformité des subventions

• Élaborer et/ou modifier les politiques/procédures/systèmes conformément aux règlements des donateurs et aux besoins et objectifs organisationnels avec le soutien du DDP et de l’équipe régionale.

• Développer et/ou adapter et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des outils de suivi du financement, des calendriers de rapports, des modèles, des documents de directives de conformité ; et assurez-vous que l’équipe est au courant de ces délais.

• S’assurer que le personnel concerné est au courant des directives des réunions de cycle de projet et fournir toutes les conformités des donateurs ou d’autres informations nécessaires à la préparation de ces réunions.

• Soutenir les équipes Programme et Opérations dans la préparation et le suivi des réunions du cycle de projet et des réunions BVA.

• Soutenir la production des rapports des donateurs et s’assurer que les rapports sont de haute qualité et soumis à temps

• Aider à la préparation des visites de surveillance externes, des examens, des audits et des évaluations intersites et participer au besoin.

• Renforcer la capacité de gestion des subventions du personnel sur le terrain en facilitant la formation et en fournissant un soutien de suivi individuel, dans la rédaction de rapports, l’élaboration de propositions et d’autres sujets.

• Avec le soutien de l’équipe régionale, répondre aux questions de conformité des donateurs auprès du personnel des programmes et des finances de l’IRC Burkina Faso pour assurer la conformité avec les réglementations des donateurs.

• En coordination avec le siège, aider l’équipe des programmes et des opérations à préparer, réviser et modifier les protocoles d’entente et les contrats d’accords de subvention selon les besoins du programme pays IRC Burkina Faso

• S’assurer que les fichiers électroniques et papier de chaque projet financé par la subvention sont à jour et prêts à être utilisés à des fins de suivi et de rapport.

• Effectuer des examens réguliers de la conformité des programmes de subventions.

4. Documentation des résultats, rapports et communication

• Travailler avec le personnel concerné (coordonnateurs de programme, responsable de la communication et du plaidoyer) pour tirer parti des résultats programmatiques et opérationnels de l’IRC à des fins de marketing, de positionnement, de collecte de fonds directe, y compris la tenue à jour des données sur les performances passées et la capacité de l’organisation, les publications, la diffusion et les visites des donateurs.

• Participer aux examens et évaluations trimestriels du programme pour assurer la documentation systématique des meilleures pratiques du programme et des leçons apprises par le personnel du programme, maintenir un système centralisé accessible à tout le personnel et le diffuser au besoin.

• Conceptualiser et superviser la production de supports de visibilité appropriés pour le portefeuille IRC Burkina Faso en collaboration avec le personnel des programmes et des opérations. Il s’agit probablement du rapport annuel et d’autres parties intéressées, de fiches d’information sur les projets et les pays, de brochures sectorielles et/ou géographiques, de documentation sur les performances passées, etc.

• En collaboration avec les équipes des programmes et des opérations et l’équipe de communication du siège si nécessaire, établir des systèmes efficaces pour assurer des rapports en temps opportun aux donateurs, aider les autres membres du personnel à comprendre les exigences des bailleurs de fonds et s’assurer que les rapports eux-mêmes sont dans le bon format, et modifier des sections des rapports au besoin.

Relation de travail

Responsable de ligne : Directeur adjoint du programme

Sous supervision : Gestionnaire des subventions et responsable du développement des affaires

Reporting indirect : coordinateurs techniques de programme, directeurs adjoints

Finance et opérations, Gestionnaire principal des partenariats

Autres : Personnel interne de l’IRC ; Partenaires IRC externes

Exigences du poste :

• Master ou équivalent en affaires internationales, développement international ou équivalent.

• Au moins 5 ans d’expérience dans une organisation internationale dans la gestion de subventions et l’élaboration de propositions, de préférence en Afrique de l’Ouest

• Expérience antérieure dans la gestion de subventions et connaissance des réglementations, procédures et exigences des donateurs américains, européens (EDF, ECHO, EU SIDA, SV, DANIDA, BMZ, GFFO, KFW, AFD, DDC), ONU (HCR, FNUAP, UNICEF, PAM, OMS) donateurs et donateurs privés

• Expérience réussie dans le développement de projets, la rédaction de propositions et l’établissement de rapports pour des donateurs publics.

• Bon communicateur avec de solides compétences organisationnelles, de gestion du temps et d’analyse.

• Expérience en gestion d’équipe requise

• Expérience du poste de coordination à un niveau organisationnel stratégique similaire très appréciée

• Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques

• Solides compétences en rédaction et en révision avec un souci du détail

• Flexibilité pour s’adapter aux exigences changeantes

• Forte capacité à encadrer et à renforcer les capacités du personnel

• Capacité à gérer des priorités multiples et concurrentes, à respecter des délais exigeants et à travailler sous pression dans des environnements de sécurité volatils.

• Solides compétences en informatique

• Maîtrise de l’anglais et du français parlé et écrit exigée

• Une expérience préalable avec IRC serait un atout

#LI-6

Le/La coordinateur.trice des subventions, en collaboration avec la directrice adjointe des programmes (DDP), fournira une orientation stratégique et opérationnelle, dirigera les efforts de mobilisation des ressources pour atteindre les objectifs de croissance annuels, et soutiendra la diversification du financement des donateurs institutionnels et des sources de financement non traditionnelles pour atteindre les objectifs stratégiques de l’IRC au Burkina Faso. Il/elle fournira un soutien direct aux opportunités de croissance stratégique, aidera à renforcer la conformité des systèmes, les rapports aux donateurs, la gestion des partenariats stratégiques, et les communications et le plaidoyer pour améliorer la visibilité externe et interne de l’IRC au Burkina Faso. Il/elle apportera un soutien essentiel au suivi programmatique et budgétaire, au respect des règles et règlements internes de l’IRC et des bailleurs de fonds, et à d’autres fonctions clés selon lles besoins.

Basé(e) à Ouagadougou avec de fréquentes visites sur le terrain, si la sécurité le permet.

Aperçu du poste 

Le/la coordinateur.trice maintiendra une position compétitive pour la continuité des bailleurs de fonds institutionnels de l’IRC Burkina Faso, en se concentrant sur les mécanismes de financement compétitifs. Il/elle définira, suivra et mettra à jour le statut du financement et s’assurera que l’IRC est le mieux positionné pour poursuivre les opportunités pertinentes. Il/elle travaillera avec les coordinateurs de programme pour produire des rapports de haute qualité pour les bailleurs de fonds et accordera une attention particulière au respect des exigences spécifiques des subventions/bailleurs de fonds.

Principales responsabilités

Ce poste fournira également une assistance spécifique dans d’autres dimensions du cycle de gestion des subventions, du partenariat et de la communication, telles que

• Fournir des conseils et un leadership à l’équipe de gestion élargie pour la planification de la croissance stratégique

• Servir de ressource pour le personnel dont les programmes sont subventionnés pour les questions de conformité fiscale et programmatique 

• Préparer et / ou réviser les informations et les rapports pour les parties prenantes internes et externes

• Tirer parti de la position concurrentielle d’IRC et des résultats du programme pour attirer de nouveaux financements en collaboration avec d’autres équipes fonctionnelles ;

• Incorporer les meilleures pratiques dans les processus et les propositions liés à la croissance du programme

• Établir des relations avec les bailleurs actuels et potentiels et surveiller les tendances des bailleurs, y compris le secteur privé et autres sources non traditionnelles

• Développer / gérer des alliances stratégiques et / ou des coalitions avec d’autres organisations/Gestion des sous-subventions

• Planifier et élaborer des notes conceptuelles 

• Superviser les subventions et leur conformité

• Appuyer la documentation des résultats, rapports, notes de plaidoyer 

• Assurer la supervision de la communication. 

• Supporter le DDP dans l’implémentation des réunions sur le cycle de projet (PCM)

• Contribuer avec toute l’équipe programme au développement et mise à jour du plan d’action stratégique et des documents relatifs.

• Superviser une équipe de deux personnes, dont un gestionnaire des subventions et un responsable de développement de portfolio, en veillant à structurer, organiser et guider l’équipe afin qu’elle soit en mesure d’atteindre au mieux les objectifs des subventions et des programmes.

 Le travail du/de la coordonnateur/trice des subventions sera divisé en six principaux domaines :

1. Pré-positionnement

• Avec l’appui des collègues de l’unité régionale en charge du développement de portefeuille, rechercher, analyser et planifier les nouvelles opportunités de financement, la veille concurrentielle et le positionnement concurrentiel de l’IRC Burkina Faso sur une base continue au sein du marché en temps opportun.

• Soutenir des processus efficaces de communication interne et de gestion de l’information afin d’assurer l’accès et l’utilisation de l’information sur le développement des affaires par les parties prenantes pertinentes au sein de l’organisation, y compris le maintien d’une matrice d’opportunités à jour.

• Travailler avec le DDP, les coordinateurs techniques des pays et les collègues régionaux pour identifier les partenaires internationaux et négocier le rôle de l’IRC dans les consortiums de propositions, en assurant une position concurrentielle pour l’IRC Burkina Faso qui adhère aux principes de partenariat et à la direction stratégique de l’organisation.

• En collaboration avec l’équipe régionale de développement de portefeuille, l’équipe programme et le SMT, favoriser une culture de développement des propositions au sein du programme pays en contribuant au développement et à la diffusion de matériel de développement de propositions standardisés (ressources d’apprentissage, lignes directrices, outils et modèles, et informations en ligne) et renforcer les capacités du personnel du programme pays sur leur application, à travers le mentorat du personnel, la modélisation des bonnes pratiques et la formation.

• En collaboration avec les collègues de l’unité en charge du développement de portefeuille, diriger les équipes fonctionnelles du programme national afin de développer des stratégies appropriées et efficaces de collecte de fonds et de positionnement impliquant la recherche et l’intelligence des donateurs, le développement de produits, le marketing, la culture, la sollicitation et la gestion, selon les besoins.

• Diriger le suivi et l’analyse du pipeline d’opportunités du programme national, y compris les tendances du portefeuille, les soumissions de propositions et les performances, ainsi que les projections de croissance.

• Soutenir le personnel clé pour développer et maintenir des relations clés avec les donateurs, les organisations collaboratrices et les acteurs du secteur privé en vue d’identifier les opportunités, de créer une valeur partagée, de former des alliances stratégiques et de positionner la marque au niveau global.

2. Planifier et coordonner le développement des propositions et notes conceptuelles

• Apporter des orientations en matière de développement stratégique pour guider et/ou superviser les équipes dans l’analyse des opportunités, la planification, la conception, la rédaction et révision de propositions, ainsi que les revues/bilan après actions.

• Assister ou superviser l’élaboration des propositions, y compris assurer le déplacement vers des sites sur le terrain pour travailler directement avec le personnel du programme à travers les ateliers de conception et d’élaboration des propositions, si nécessaire.

• Rédiger des propositions et autres documents de subvention de haute qualité, en tant que rédacteur principal et en collaboration avec les coordonnateurs techniques, les gestionnaires de programme et les conseillers techniques, en s’assurant, que les priorités du plan d’action stratégique (PAS) et la budgétisation du M&E sont bien prises en compte dans les propositions et les projets.

• Produire une revue interne des propositions à la fois sur les aspects techniques et budgétaires préparées par d’autres membres du personnel, en examinant la clarté, la réactivité, la présentation et la conformité, en coordination avec les équipes du programme et des opérations.

• Gérer le processus d’approbation des propositions par le biais de la plateforme de gestion des subventions en ligne d’IRC -OTIS, et coordonner les révisions de la proposition en fonction des commentaires du siège.

3. Gestion des subventions et conformité

• Développer et/ou modifier les politiques / procédures / systèmes conformément à la réglementation des donateurs et aux besoins et objectifs organisationnels, avec l’appui du DDP ainsi que l’équipe régionale.

• Développer et/ou adapter et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des outils de suivi de financement, des calendriers de rapports, des modèles et des documents de lignes directrices sur la conformité ; et s’assurer que l’équipe est au courant de ces délais,

• Assurer que le personnel concerné comprend des directives relatives aux réunions du cycle de projet, et fournir tous les éléments de conformité avec les donateurs ou autres éléments nécessaires à la préparation de ces réunions. 

• Appuyer les équipes du programme et des opérations dans la préparation et le suivi des réunions sur les cycles de projet et les réunions BVA.

• Appuyer la production des rapports aux bailleurs et s’assurer qu’ils soient de haute qualité et soumis à temps.

• Aider à la préparation des visites de suivi externes, des examens et des audits, et des évaluations intersites et participer si nécessaire.

• Renforcer la capacité de gestion des subventions du personnel de terrain en facilitant la formation et en fournissant un soutien de suivi individuel, dans la rédaction de rapports, le développement de propositions et d’autres sujets.

• Avec l’appui de l’équipe siège régionale, adresser les questions de conformité des bailleurs de fonds du programme IRC Burkina Faso et du personnel des finances pour assurer le respect de la réglementation des bailleurs de fonds.

• En collaboration avec le siège, aider l’équipe du Programme et des Opérations à préparer, réviser et modifier les protocoles d’accord et les contrats de conventions de subvention, selon les besoins du Programme pays de l’IRC au Burkina Faso.

• Assurer que les fichiers électroniques et papier pour chaque projet financé par une subvention soit tenus à jour par l’équipe à des fins de suivi et de production de rapports.

• Effectuer des revues de conformité systématiques des programmes de subvention

4. Documentation des résultats, rapportage et communication

• Travailler avec les staffs pertinents (Coordinateurs techniques, la responsible de communication et plaidoyer) pour tirer parti des résultats programmatiques et opérationnels de l’IRC à des fins de visibilité, de positionnement et de collecte de fonds directs, y compris le maintien et la diffusion des données sur les performances passées, la capacité organisationnelle, les publications et les visites des bailleurs.

• Participer aux revues et aux évaluations trimestrielles des programmes afin d’assurer une documentation systématique des bonnes pratiques et des leçons apprises du programme par le personnel, maintenir un système centralisé auquel tout le personnel a accès et le diffuser, au besoin.

• Conceptualiser et superviser la production de matériels de visibilité/communication appropriés pour le portefeuille d’IRC Burkina Faso en collaboration avec le personnel du programme et des opérations. Cela comprendra le rapport annuel et d’autres parties intéressées, des fiches d’information sur les projets et le bureau pays, des brochures sectorielles et/ou géographiques, des documents de performance antérieurs, etc.

• En collaboration avec les équipes des programmes et des opérations, ainsi qu’avec les équipes de communication du siège lorsque nécessaire, établir des systèmes efficaces pour informer les donateurs en temps opportun, aider les autres membres du personnel à comprendre les exigences des bailleurs de fonds et veiller à ce que les rapports soient dans le bon format et modifier les sections selon les besoins.

Principales relations de travail

– Superviseur hiérarchique : Directrice Adjointe aux Programmes

– Poste sous supervision directe : Business Development Manager

– Rapport indirect : Coordinateurs techniques des programmes, Directrice Adjointe aux Finances et Directeur adjoint aux Opérations, Gestionnaire principal/e des Partenariats 

– Autres contacts : Internes : Staff IRC Externes : Partenaires d’IRC

 Exigences du poste

• Maîtrise ou équivalent dans les affaires internationales, le développement international ou équivalent

• Au moins 5 ans d’expérience dans une organisation internationale dans la gestion des subventions et le développement de proposition de préférence en Afrique de l’Ouest.

• Expérience préalable en matière de gestion de subventions et familiarité avec les règlements, procédures et exigences des bailleurs américains, européens (FCDO, ECHO, EU, SIDA, SV, DANIDA, BMZ, GFFO, KFW, AFD, CDCS, SDC), des Nations Unies (HCR, FNUAP, UNICEF, PAM, OMS) ainsi que les donateurs privés,

• Expérience antérieure réussie en développement de projets, rédaction de propositions et de rapports pour les bailleurs publics,

• Bon/ne communicateur.trice doté/e d’une forte gestion organisationnelle, de gestion du temps et de compétences analytiques ;

• Expérience en gestion d’équipe requise

• Expérience dans un poste de coordination et/ou a un niveau organisationnel stratégique similaire très apprécié

• Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques

• Forte maîtrise de l’écriture et de l’édition avec une attention particulière aux détails,

• Flexibilité pour s’adapter aux exigences changeantes,

• Forte capacité à conseiller et à renforcer les capacités du personnel ;

• Capacité à gérer les priorités multiples et concurrentes, respecter des délais exigeants et travailler sous pression dans des environnements de sécurité instables ;

• Connaissances informatiques solides,

• Maîtrise de l’anglais et du français, parlé et écrit, essentielle ;

• Précédente expérience avec l’IRC serait un atout