CHARGE DE CONTRATS ET D’ACHATS USP BENIN-TOGO (H/F)

Job Description

Réf.
2024/CDCEDUB/12214

Type d’offre
Poste terrain

Type de contrat
CDD

Domaines d’expertises
Juridique

Date limite de candidature
05/12/2024 23:59

Contrat
Portage salarial / Cabinet d’expertise

Durée
12 mois renouvelable

Description de la mission

MISSIONS :

Traitement des commandes et mise en œuvre du processus d’achat selon la règlementation applicable et le règlement des marchés publics et des subventions d’Expertise France

• Réceptionner et traiter les demandes d’achat
• Participer à l’élaboration des cahiers des charges administratif et technique en lien avec les demandeurs
• Définir les critères de sélection en concertation avec les demandeurs (chefs de projet, Coordinateur des fonctions transversales)
• Préparer le dossier de consultation
• Mettre en ligne sur la plateforme de dématérialisation des achats
• Mettre en œuvre les achats dans le respect des règles et procédures de validation établies par Expertise France et le bailleur de fonds
• Participer à la mise en place de marchés–cadre pour les services et fournitures du bureau ainsi que des services pour les projets
• Réaliser l’analyse des offres avec les prescripteurs
• Négocier les offres dans le respect de la règlementation
• Apporter sa contribution autant que possible dans l’élaboration des plans de passation de marchés des projets en lien avec les opérationnels
• Élaborer des tableaux de bord de suivi et d’analyse des achats
• Assurer une veille sur les marchés nationaux et internationaux des fournisseurs (acteurs, produits, prix, …)

Suivi d’exécution des contrats

• S’assurer que le format et les informations reportées sur les devis et factures sont conformes
• Gérer les opérations de vérification, de réception des fournitures ou livrables, remise de rapports narratifs et/ou financiers selon les besoins
• Initier les créations de fiches/comptes de tiers qui seront soumis au pôle finances pour vérification et transmission au Siège pour validation
• Assurer le suivi de l’échéancier des paiements : avance, acomptes et tranches de paiements
• Établir le suivi des révisions de prix
• Faire appliquer des pénalités si nécessaires
• Rédiger des avenants en fonction des besoins
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs jusqu’à la livraison
• Assurer le suivi des contrats-cadre et de prestation de service
• Assurer le respect des règles de l’Agence

Contribuer à l’approvisionnement du bureau

• Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseurs
• Réaliser la consolidation des prévisionnels d’achat et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle du bureau
• Initier la sélection des fournisseurs, la négociation des prix, les délais et les modalités de livraison
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs

Activités transverses 

• Identifier des besoins d’achat transversaux et récurrents en relation avec le responsable achats-contrats
• S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures internes
• Contribuer en lien avec le Responsable achats-contrats au reporting mensuel du pôle
• Participer autant que de besoin aux chantiers lancés par le DAJ

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités de l’agence et la nécessité de pouvoir s’y adapter.

De plus le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.

Description du projet ou contexte

Expertise France est l’agence publique de la coopération technique internationale.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
• lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
• renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.

Avec un volume d’activité de plus de 300 millions d’euros et plus de 500 projets en portefeuille dans 80 pays, Expertise France s’inscrit comme un acteur majeur de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

Au sein d’Expertise France, la Direction des opérations (DO) assure le développement et le pilotage des projets de coopération internationale et des opérations qui sont confiés à l’agence. Elle est composée de 6 départements sectoriels, de 3 cellules chargée du pilotage de l’activité, du changement et de la coordination géographique des opérations.

Expertise France au Bénin et au Togo

En tant qu’agence de coopération technique, Expertise France conseille, assiste, conçoit et met en œuvre des projets de renforcement des politiques publiques au Bénin et au Togo. Elle intervient dans des domaines clés du développement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD).

Le portefeuille d’activité d’Expertise France au Bénin est composé de quatre projets nationaux. Sur financements français (AFD – 5,9M€), Expertise France intervient auprès de l’ANPT (Agence nationale des patrimoines touristiques), de la DGI (Direction générale des impôts), de l’ADPME (agence de développement des PME) et de l’ASIN (Agence des systèmes d’information et du numérique) en tant qu’assistance à maîtrise d’ouvrage, assistance technique et ensemblier d’expertise. Sur financements européens (10M€), Expertise France est mobilisée pour renforcer les capacités matérielles et techniques et la protection des Forces Armées Béninoises (FAB).

Le portefeuille d’activité d’Expertise France au Togo est composé de quatre projets nationaux financés par l’UE, l’AFD et les ministères français (MEAE et MSP) et représentant un volume d’affaires de 11,15M€. L’agence intervient à ce titre auprès des Forces Armées Togolaises, des ministères de la Santé et de l’Administration territoriale, du CHU Sylvanus Olympio de Lomé, ainsi que des communes principales des cinq régions du pays.

A partir de janvier 2025, Expertise France décentralise ses activités support pour son portefeuille d’activités au Bénin et au Togo et déploie à Cotonou et à Lomé une nouvelle Unité Support Projets qui regroupera l’ensemble des fonctions supports pour tous les projets (finance, logistique, achats, ressources humaines). 

SITUATION/ POSITION : Direction des Opérations

Au sein de l’équipe de l’Unité Support Projets (USP) au Bénin et au Togo, sous la supervision du Responsable contrats et achats (RCA), et en lien de supervision et managérial fonctionnel du département des affaires juridiques (DAJ) du Siège, est responsable de :

• Traiter les commandes et mettre en œuvre du processus d’achat selon la règlementation applicable et le règlement des marchés publics et des subventions d’Expertise France
• Suivre l’exécution des contrats
• Contribuer à l’approvisionnement du bureau
• Réaliser certaines activités transversales

Profil souhaité

• Formation supérieure de niveau minimum BAC+3 en droit ou gestion administrative
• Expérience avec bailleurs de fonds (Union Européenne/AFD/Banque mondiale/autres banque de développement) ou tout autre opérateur de coopération technique
• Expérience minimum de 06 mois à 2 ans en achat opérationnel, tout achat confondu : fournitures, services et travaux
• Expérience avérée dans l’application des leviers achats (négociation des prix, analyse forces/faiblesses des familles…)

Aptitudes

Savoir :

• Connaissance des règles de de passation des marchés publics notamment français et européen
• Connaissance des règles bailleurs UE est un avantage
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques

Savoir-faire :

• Bonnes capacités organisationnelles et rédactionnelles
• Excellentes capacités d’analyse et de rédaction de rapports ;
• Excellente expression écrite et orale en français ; l’anglais étant un plus.
• Excellentes capacités en négociation

Savoir être :

• Capacité à travailler dans un contexte exigeant et multiculturel
• Forte capacité d’autonomie, d’indépendance d’esprit et d’impartialité
• Forte capacité de travail, de rigueur et d’organisation
• Qualités relationnelles, de travail en équipe
• Capacité à travailler de façon autonome
• Capacité à travailler dans un contexte difficile
• Capacité à communiquer clairement
• Observateur ; Disponible

Informations complémentaires

Lieu : Lieu d’affectation : Lomé avec des déplacements à prévoir dans le pays et au Bénin

Type de contrat : CDD de 12 mois via une société de portage (contrat de droit national togolais)

Date de prise de fonctions : 1er janvier 2025

Rémunération : Selon profil

Date limite de candidature : 05/12/2024 23:59