ADMINISTRATEUR DE BUREAU

Achat, Administration, Gestion
Nigeria, AFRIQUE
décembre 23, 2024
CDD
Application ends: janvier 2, 2025
Apply Now

Job Overview

  • Date Posted
    décembre 23, 2024
  • Location
    Nigeria, AFRIQUE
  • Expiration date
    janvier 2, 2025
  • Experience
    5 Year
  • Gender
    Both
  • Qualification
    Bachelor Degree
  • Career Level
    Officer

Job Description

Poste # : req30800
Organisation: IFC
Secteur: Administration/soutien administratif
Grade: GC
Durée du mandat :  3 ans 0 mois
Type de recrutement : Recrutement local
Emplacement: Lagos,Nigeria
Langue(s) requise(s) : Anglais
Langue(s) préférée(s) :
Date de clôture : 02/01/2025 (JJ/MM/AAAA) à 23h59 UTC

Description

L’IFC, membre du Groupe de la Banque mondiale, est la plus grande institution mondiale de développement axée sur le secteur privé dans les marchés émergents. Nous travaillons dans plus de 100 pays, en utilisant notre capital, notre expertise et notre influence pour créer des marchés et des opportunités. Notre mission est de tirer parti du pouvoir du secteur privé pour mettre fin à l’extrême pauvreté et promouvoir une prospérité partagée sur une planète vivable. Pour plus d’informations, visitez www.ifc.org
Le département Afrique centrale et Afrique de l’Ouest anglophone est à la recherche d’un(e) administrateur(trice) de bureau expérimenté(e) pour superviser le bureau dans les domaines des installations, de l’administration, de l’approvisionnement opérationnel, du reporting et de l’analyse, entre autres tâches.
Il/elle interagira avec un large éventail de parties prenantes à l’intérieur et à l’extérieur de l’IFC et du Groupe de la Banque mondiale et devra s’occuper de toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du bureau. Les candidats doivent être prêts à travailler sous pression et dans un environnement au rythme élevé. La personne doit avoir d’excellentes compétences en communication, la capacité de jongler avec plusieurs tâches et de travailler de manière indépendante à travers des routines, des processus et des procédures de travail très divers et complexes.
Le poste sera basé à Lagos, au Nigeria, et relèvera du chef de pays d’IFC Nigeria.

Rôle et responsabilités :

Les tâches et responsabilités incluront, mais sans s’y limiter :
• Assurer le bon fonctionnement des fonctions administratives courantes du bureau, y compris l’environnement, l’espace, l’équipement et les systèmes de recherche d’information, etc.
• Servir d’agent de liaison clé avec l’entreprise de gestion des installations de l’immeuble, superviser ses activités, tous les travaux de rénovation et de réparation et s’assurer que les procédures établies pour tous les programmes de gestion de l’immeuble, d’incendie, de sécurité des personnes et de sécurité sont suivies pour les inspections périodiques et les exercices d’urgence du personnel.
• Fournir un appui à la mobilité aux nouveaux fonctionnaires en tant que coordonnateur pour la mobilité, notamment en orientant les nouveaux fonctionnaires à tous les niveaux sur les opérations administratives et les directives de travail du groupe.
• Recevoir et traiter toutes les questions liées aux installations de manière organisée, communicative et transparente et fournir de la documentation sur l’état d’avancement et le suivi au Chef de pays et à l’équipe des installations.
• Gérer un programme d’actifs pour le mobilier, l’équipement et les installations appartenant à IFC.
• Examiner toutes les factures des entrepreneurs et recommander le paiement au besoin. S’occuper de toutes les questions d’approvisionnement concernant l’achat d’installations de bureaux.
• Tenir à jour un tableau du nombre de personnes et de sièges dans le bureau et de l’utilisation de l’espace et coordonner les déménagements internes avec le personnel informatique local.
• Fournir un soutien à l’équipe de l’empreinte carbone immobilière en coordonnant un programme de verdissement efficace afin de minimiser les déchets et l’impact des utilisateurs sur l’environnement ; met en œuvre des programmes efficaces de gestion de l’énergie et de l’eau après l’occupation afin de réduire l’empreinte du bâtiment.
• Superviser les activités du personnel d’accueil et de nettoyage.
• Servir de remplaçant pour soutenir le personnel sur les questions liées aux activités du programme, aux ressources humaines, au front-office, à la réception, aux TI, à la sécurité, aux événements de bureau, à la logistique, etc.
• Diffusion d’informations administratives (par exemple, des informations sur la santé et les premiers secours) et d’autres rapports pertinents utiles au bien-être et au bien-être du personnel.
• S’acquitter de tâches ponctuelles qui peuvent être confiées par le (la) (la) titulaire ou le (la) directeur(trice) de pays par intérim.

 

Critères de sélection

• Baccalauréat avec 7 à 9 ans d’expérience dans l’administration, la gestion financière, les installations et les achats – requis.
• Solides compétences en gestion de projet, certification connexe un atout.
• Expérience en gestion de bureaux et d’installations
• Connaissance de la technologie et des systèmes – Maîtrise des dernières technologies pertinentes aux responsabilités assignées. Faire preuve d’initiative dans l’apprentissage et/ou le soutien à la mise en œuvre de technologies et de systèmes émergents pertinents pour le travail efficace de l’unité.
• Gestion de projets et de tâches – Capable d’organiser, de coordonner, de surveiller et de mettre en œuvre des tâches et des projets.
• Orientation client – Capable d’établir des relations de travail basées sur le partenariat avec des clients internes / externes. Faire preuve d’indépendance, d’initiative et d’autonomie pour répondre aux besoins des clients.
• Viser les résultats – S’approprier et assumer la responsabilité personnelle de respecter les délais et d’atteindre les résultats convenus, et avoir l’organisation personnelle pour le faire.
• Travail d’équipe (collaboration) et inclusion – Collabore avec les autres membres de l’équipe et contribue de manière productive au travail et à la production de l’équipe, en faisant preuve de respect pour les différents points de vue.
• Connaissances, apprentissage et communication – Capable de rechercher et de rédiger des documents écrits de qualité ou d’examiner la conformité des documents écrits préparés par d’autres aux exigences administratives.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais. Capacité à communiquer diplomatiquement avec les clients à tous les niveaux, ainsi qu’avec les autorités gouvernementales locales et les entrepreneurs. Compétences interpersonnelles, de communication et d’écoute efficaces, excellent sens de l’orientation client et volonté d’obtenir des résultats.
• Compétences démontrées en leadership et en supervision pour gérer efficacement les installations de bureau externalisées, le personnel et d’autres fournisseurs afin de fournir des services intégrés.

 

Compétences clés du Groupe de la Banque mondiale

Le Groupe de la Banque mondiale offre des prestations complètes, notamment un régime de retraite ; l’assurance médicale, l’assurance vie et l’assurance invalidité ; et des congés payés, y compris des congés parentaux, ainsi que des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées.

Nous sommes fiers d’être un employeur inclusif et souscrivant au principe de l’égalité des chances, avec une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.

Apprenez-en davantage sur le travail à la Banque mondiale et à l’IFC, y compris nos valeurs et nos histoires inspirantes.

Related Jobs