ASSISTANT-E AU FONCTIONNEMENT ET AUX PARTENARIATS DU FONDS D’AFFECTATION SPECIALE

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social sur l’ensemble du continent. Il y a 81 États membres, dont 54 en Afrique (Pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque fournit un soutien financier et technique à des projets transformateurs qui réduiront considérablement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Afin de cibler clairement les objectifs de la Stratégie décennale (2023-2032) et d’assurer un plus grand impact sur le développement, cinq domaines majeurs (High 5), qui accéléreront tous notre action pour l’Afrique, ont été identifiés pour être intensifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque cherche à constituer une équipe de direction qui dirigera la mise en œuvre réussie de cette vision.

LE COMPLEXE :

La vice-présidence chargée des finances supervise la gestion financière du Groupe de la Banque. Cela comprend les activités de trésorerie du Groupe de la Banque, y compris les emprunts sur les marchés de capitaux et les activités d’investissement ; les fonctions de contrôle, y compris l’information financière et l’administration des prêts ; la mobilisation des ressources stratégiques, le renforcement des ressources et des instruments financiers non statutaires ; et la gestion globale de l’actif et du passif pour le Groupe de la Banque.

LE SERVICE D’EMBAUCHE :

En tant que membre du Complexe financier, le Département de la mobilisation des ressources et des partenariats a la responsabilité fiduciaire de la mobilisation des ressources financières concessionnelles stratégiques, ainsi que de la gestion des relations avec les donateurs et de l’établissement de rapports, dans le but de compléter et de mobiliser les ressources et les instruments financiers du Groupe de la Banque africaine de développement. Le département est composé de deux divisions dont le rôle principal et conjoint est d’accroître la réserve et les types de financements disponibles pour les pays membres régionaux du Groupe de la Banque, en particulier pour des projets transformateurs conformes à la stratégie décennale de la Banque et aux priorités des High Five.

FIRM.2 Division

1. Diriger le partenariat de l’institution avec les pays actionnaires émergents (p. ex., la Chine, la Corée, le Brésil) et leurs organismes d’aide bilatérale ; des organismes multilatéraux, dont l’Union européenne, les Nations Unies et l’Union africaine ; et les partenariats non souverains tels que les entreprises et les fondations philanthropiques.
2. Diriger les négociations stratégiques pour la mise en place des véhicules financiers et des cadres institutionnels nécessaires à l’acceptation des ressources extérieures par l’institution, y compris tous les mécanismes de cofinancement et les fonds fiduciaires financés par des partenaires extérieurs.
3. Superviser la gestion fiduciaire des fonds fiduciaires bilatéraux et thématiques et des fonds spéciaux de l’institution ; c’est-à-dire mobiliser, allouer, suivre et soutenir la gestion des capitaux non statutaires en veillant au respect des règles du Groupe de la Banque africaine de développement et des engagements pris lors des négociations de reconstitution, le cas échéant.
4. Surveiller et gérer les relations avec les partenaires existants et nouveaux, en assurant le secrétariat du comité d’examen des nouveaux partenariats (c.-à-d. le Comité permanent des partenariats).
5. Identifier des moyens novateurs de s’associer à des donateurs non traditionnels et de tirer parti de nouveaux outils et approches de mobilisation des ressources (p. ex., véhicule spécifique au projet, etc.) pour évaluer leur applicabilité et leur viabilité potentielles pour l’institution.
6. Étudie et positionne l’institution pour répondre aux tendances émergentes en matière de mobilisation des ressources thématiques. Aider les autres unités organisationnelles du Groupe de la Banque à identifier des ressources pour leurs initiatives (c’est-à-dire le Programme d’emploi pour les jeunes, le Guichet d’action pour le climat), notamment en coordonnant les experts en mobilisation des ressources siégeant au sein d’autres unités opérationnelles du Groupe de la Banque.
7. Héberge des produits financiers innovants et des instruments d’atténuation des risques qui catalysent les capitaux privés pour financer le développement en Afrique (par exemple, la Facilité de rehaussement du crédit au secteur privé) dans le cadre d’une approche de financement mixte.
8. Rendre compte, à l’échelle mondiale, de l’utilisation des ressources confiées au Groupe de la Banque africaine de développement à la direction et aux parties extérieures, le cas échéant.
9. Élabore et diffuse auprès de publics internes et externes des formations, des documents de renforcement des capacités, des documents d’orientation et des documents d’orientation sur la mobilisation des ressources à la Banque africaine de développement (par exemple, membre de la table ronde des BMD sur les fonds fiduciaires et le cofinancement, séminaires sur les opportunités d’affaires).

LE POSTE :

Pour atteindre ces objectifs, l’assistant au fonctionnement et aux partenariats du Fonds d’affectation spéciale joue un rôle de soutien important, dont les principales tâches sont décrites ci-dessous.

FONCTIONS CLÉS :

Sous la supervision du (de la) Chef de division, l'(la) Assistant(e) aux opérations et aux partenariats du Fonds d’affectation spéciale s’acquittera des tâches suivantes :

Gestion financière des ressources de la Division

Diriger la préparation et la gestion du budget administratif de la Division, y compris le suivi et l’examen des dépenses, et porter les problèmes à l’attention de la direction.

Évaluer régulièrement les besoins budgétaires de la Division afin de cerner les lacunes et recommander des réaffectations de ressources ou des demandes à la direction.

Soutenir le recrutement et la gestion contractuelle des consultants de la Division.

Appui au suivi et à la conformité des portefeuilles de fonds fiduciaires

Suivez l’état des projets : signalez ceux qui sont retardés, éligibles à l’annulation, etc. Assurer la liaison avec le gestionnaire de projet et recommander des mesures correctives au besoin.

Suivez la date de fin des accords de partenariat et alertez le chargé de relation concerné de la nécessité de prolonger l’accord de partenariat.

En étroite collaboration avec les coordonnateurs des fonds d’affectation spéciale et l’analyste de données, extraire des données du système de gestion des fonds d’affectation spéciale (TFMS/SAP) et d’autres systèmes SAP et utiliser les accords de fonds d’affectation spéciale pour élaborer et tenir à jour, pour chaque fonds d’affectation spéciale, un tableau de bord de conformité, qui permettra de suivre sur une base trimestrielle l’exécution en temps voulu des engagements liés soit aux politiques et directives internes, soit à l’arrangement contractuel avec les donateurs.

Mettre à jour en permanence les données du système de gestion des fonds d’affectation spéciale concernant les informations relatives au projet, telles que le montant approuvé, le nom du responsable de la tâche, l’état du projet, la soumission des rapports d’avancement des activités et des rapports d’achèvement des projets, etc.

Suivre la livraison en temps voulu des engagements, soit liés aux politiques et directives internes, soit à l’arrangement contractuel avec les donateurs, tels que, mais sans s’y limiter, la soumission des états financiers, les APR, les PCR, etc. Signaler les engagements qui n’ont pas été respectés et assurer la liaison avec les gestionnaires de fonds d’affectation spéciale ou les chefs de projet pour prendre des mesures correctives, le cas échéant. Produire un rapport trimestriel de conformité basé sur le constat du suivi des engagements.

Pour les véhicules sous la supervision de FIRM, rassemblez les documents (y compris les programmes de travail et les budgets, les états financiers, les rapports opérationnels, les appels à propositions, les PEN, les PAR et les PCR) en collaborant avec les agents de mobilisation des ressources et les gestionnaires de fonds fiduciaires et en accédant à plusieurs systèmes (DARMS, BPPS, SARS, SAP, SharePoint), puis stockez-les dans un système d’archivage FIRM structuré.

Sur une base trimestrielle, comparer les informations financières du système de gestion des fonds en fiducie avec celles des états financiers. Signaler toute divergence entre le système de gestion des fonds d’affectation spéciale et les états financiers et travailler avec les collègues concernés pour rapprocher les données.

Pour chaque fonds d’affectation spéciale, tenir à jour un dossier de portefeuille de projets comprenant les projets achevés et les projets actifs, avec des informations pertinentes telles que le montant approuvé, la date d’approbation, la date de fin, etc.

Appui à la mise en place de partenariats et à la gestion des ressources

Sur la base des termes des arrangements, aider à la création de nouveaux fonds d’affectation spéciale dans le système de gestion des fonds d’affectation spéciale.

Soutenir les gestionnaires et les bénéficiaires des fonds d’affectation spéciale en fournissant une assistance technique dans l’utilisation du système de gestion des fonds d’affectation spéciale.

Contribuer à la gestion des budgets des projets/activités en s’assurant que les fonds sont mis à la disposition des bénéficiaires pour l’engagement ; Lorsque des projets ou des activités sont terminés ou annulés, veiller à ce que le solde soit reversé au Fonds d’affectation spéciale.

Surveiller les dépenses globales des ressources des fonds fiduciaires, y compris, mais sans s’y limiter, les frais d’administration, les honoraires des consultants, le suivi et l’évaluation, les frais de déplacement et de communication, et d’autres coûts pour s’assurer qu’elles respectent les budgets et les normes approuvés, et signaler les valeurs aberrantes.

Soutenir la gestion et la coordination des fonds d’affectation spéciale et de l’instrument spécifique aux projets gérés par la Division, y compris le portefeuille de projets correspondants, afin de veiller à ce qu’il y ait toujours un strict respect des politiques, directives et procédures de la Banque.

Contribuer au développement et à la maintenance de la plateforme de partenariats, y compris un tableau de bord, en contribuant aux spécifications commerciales, en fournissant des données, en effectuant des tests et d’autres tâches connexes.

Contribuer à la production de rapports, de présentations, ainsi qu’à l’analyse de données sur les partenariats.

Contribuer à l’organisation d’événements de sensibilisation internes et externes réguliers, tels que des séminaires sur les sacs bruns et des séminaires sur les opportunités d’affaires, afin d’améliorer le partage des connaissances et l’engagement des parties prenantes.

Appuyer le secrétariat du Comité permanent des partenariats, en assurant une coordination et une documentation efficaces des activités liées aux partenariats.

Tenir à jour une base de données des mémorandums d’accord et des accords de coopération entre le Groupe de la Banque africaine de développement et ses partenaires.

Contribuer à l’élaboration et à la diffusion de produits de communication, y compris de documents numériques, afin d’améliorer la visibilité et la portée des initiatives du FIRM.

Agir en tant que point focal et assurer la liaison avec TCIS sur toutes les questions liées au système de gestion des fonds fiduciaires SAP et aux systèmes partagés de FIRM

COMPÉTENCES (aptitudes, expérience et connaissances) :

1. Détenir au minimum un baccalauréat en contrôle financier, comptabilité, finance, économie, statistiques ou dans un domaine connexe ;
2. Avoir un minimum de six (6) ans d’expérience pertinente et pratique dans un environnement multiculturel tel qu’une multinationale.
3. Preuve de citoyenneté ou preuve de résidence permanente ou d’autorisation de travail dans le pays d’emploi proposé.
4. Résolution de problèmes : Appliquer les connaissances opérationnelles pour résoudre les problèmes et trouver des solutions pour le client (interne et externe) et l’organisation.
5. Solides compétences analytiques : expérience de la collecte, de la consolidation et de l’analyse de données pour la prise de décision.
6. Expérience avérée dans la production de rapports mensuels ou trimestriels liés aux finances et/ou à la conformité à l’attention de la haute direction.
7. Être capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois, excellente capacité de résolution de problèmes et souci du détail.
8. Une communication efficace ; Une grande orientation client, un bon travail d’équipe et de bonnes relations, et un engagement manifeste à fournir un excellent service à la clientèle.
9. Excellentes compétences interpersonnelles : Capacité à travailler et à coopérer avec d’autres personnes d’origines diverses et donc à fonctionner efficacement dans une organisation multiculturelle.
10. Être capable de travailler sous pression et d’établir des priorités dans le cadre dynamique d’un cadre international.
11. Expérience avérée dans la préparation et la gestion de budgets et dans le travail avec des logiciels financiers.
12. Capacité à traiter rapidement et efficacement les demandes internes et externes.
13. Capacité à gérer des demandes, des priorités et des délais simultanés et changeants.
14. De bonnes approches novatrices et créatives des activités afin d’améliorer le rendement et de créer des avantages supplémentaires pour les clients et l’organisation.
15. Démontre des capacités exceptionnelles de résolution de problèmes et une prise de décision judicieuse dans des conditions de haute pression.
16. Établit et maintient des relations solides avec les parties prenantes à tous les niveaux, favorisant la collaboration et le succès partagé.
17. Une expérience de la mise en place de systèmes de gestion de documents constituerait un atout supplémentaire.
18. Bonnes compétences écrites et orales en français ou en anglais avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
19. Compétence dans l’utilisation des logiciels standards de la Banque (Word, Excel, Powerpoint et Access). La connaissance de SAP est un atout supplémentaire.

CETTE POSITION N’EST PAS SOUMISE À DES CONDITIONS INTERNATIONALES. LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN AGENT DE COURTE DURÉE (personnel local).

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’envoi de votre candidature, veuillez envoyer un e-mail avec une description précise du problème et/ou une capture d’écran montrant le problème à : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG(lien envoyé par e-mail)

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