AGENT-E NATIONALE DES ACHATS ET DE LA LOGISTIQUE

1. Surveiller et superviser les actions de logistique et d’approvisionnement au Niger, y compris le contrôle des biens et des actifs, l’approvisionnement et les accords contractuels pour les biens, les services et la maintenance, conformément aux processus et procédures d’approvisionnement appropriés et aux systèmes de contrôle interne.
2. Planifier, coordonner, mettre en œuvre et suivre les aspects liés aux besoins en matière d’approvisionnement et de logistique au bureau du Niger.
3. Assurer la liaison avec le Spécialiste de la logistique et des achats et les unités d’achat dans les bureaux extérieurs pour tous les besoins en matière d’achats, de logistique et de services, consolider et hiérarchiser les besoins globaux en matière d’achats (ou de services) et optimiser le pouvoir d’achat, proposer et mettre en œuvre des ajustements stratégiques visant à accroître l’efficacité et la précision de toutes les procédures de logistique et d’achat.
4. Analyser les demandes d’achat, identifier les prestataires de services et évaluer les informations concernant les performances des fournisseurs en matière de qualité, de prix et de livraison des biens, compte tenu de l’intérêt supérieur de l’Organisation et des mandats des donateurs.
5. Traiter et coordonner correctement toutes les transactions d’approvisionnement conformément aux règles et règlements d’approvisionnement de l’OIM ainsi qu’aux instructions permanentes de la mission en matière d’approvisionnement.
6. Surveiller les documents d’appel d’offres et d’appel d’offres pour les besoins de la mission, émettre des appels de propositions, superviser les processus d’appel d’offres, solliciter des offres et des devis, participer à l’évaluation et à la sélection des fournisseurs, confirmer les conditions de paiement et finaliser les conditions contractuelles. Soutenir toutes les transactions d’approvisionnement et les analyser pour s’assurer qu’elles sont conformes aux exigences spécifiées.
7. S’assurer de trouver et de recueillir des titres de compétences appropriés et valides, ainsi que tout autre document justificatif nécessaire pour accréditer les fournisseurs/entrepreneurs avant que toute action contractuelle ne soit prise.
8. Faire le suivi de l’état des bons de commande et tenir les gestionnaires de projets et autres réquisitionneurs au courant du délai de livraison estimé ou de tout changement pouvant affecter ou modifier les conditions de livraison prédéterminées ; s’assurer que toute la marchandise attendue est reçue conformément aux spécifications du bon de commande et que toutes les marchandises sont en bon état.
9. Examiner les factures des fournisseurs pour s’assurer de la conformité avec les bons de commande/contrats et les biens/travaux/services reçus. Soumettre, avec les documents à l’appui, les demandes de paiement à l’Unité des finances de tous les bureaux auxiliaires. Faire un suivi auprès de l’unité des finances pour s’assurer que les comptes des fournisseurs sont réglés à temps.
10. S’assurer que toutes les demandes d’achat (RP) et les bons de commande (PO) sont encodés dans WAVE avec précision et en temps opportun ; Saisir correctement toutes les demandes d’approvisionnement et tous les engagements dans le système.
11. Créer et tenir à jour la base de données sur l’accréditation et l’évaluation des fournisseurs et des entrepreneurs afin de garantir un pool de prestataires de services fiables pour répondre aux besoins de la Mission.
12. Entreprendre les aliénations d’actifs en coordination avec les SAE du MAC et s’assurer que les registres appropriés sont conservés dans le dossier, y compris l’acte de donation dûment signé.
13. Établir et maintenir des ententes de service et des ententes de service avec des fournisseurs compétents, lorsque cela est faisable et que cela est jugé rentable.
14. Coordonner avec le département des finances les exigences comptables concernant les procédures de paiement, les WBS, la clôture des comptes, les comptes des fournisseurs, les paiements anticipés, etc.
15. Rédiger divers types de contrats pour tous les projets de missions à l’aide de modèles approuvés par le LEG et coordonner avec le département du LEG pour les examens et les approbations
16. Surveillez et vérifiez les marchés locaux pour les prix et les mises à jour des produits.
17. Assurer la mise à jour et la gestion du système d’archivage avec des étiquettes appropriées. S’assurer que tous les dossiers d’approvisionnement sont documentés avec précision et organisés pour un archivage sécurisé et systématique de tous les documents liés à la logistique, bons de commande, contrats, contrats de location, LTA, etc.
18. Gérer, former et superviser le personnel dédié aux tâches et responsabilités ci-dessus.

Effectuer toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée.