COORDINATEUR/TRICE FINANCE

(Les candidatures féminines sont fortement encouragées)

( Veuillez noter que les candidatures seront traitées au fur et à mesure de leur réception.) Par conséquent, le processus se terminera dès qu’un candidat qualifié aura été identifié.)

TYPE DE CONTRAT : National

 Niveau 3 : Les personnes occupant ce poste travailleront au contact d’enfants ou de jeunes de manière fréquente (p. ex. une ou plusieurs fois par semaine) ou intensive (p. ex. quatre jours ou plus par mois, ou pendant la nuit), car elles interviendront dans le cadre de programmes nationaux, visiteront des programmes nationaux ou seront chargées d’effectuer les vérifications/contrôles de police du personnel concerné. 

Responsabilités générales sur la politique de Sauvegarde de l’Enfant (SE) : 

• S’assurer que les partenaires (enfants, jeunes, décideurs et autres) comprennent pleinement les dispositions de la Politique de Sauvegarde de l’Enfant, le Code de Conduite, et les Procédures Locales/procédures du Pays. 
• Se comporter/agir en conformité avec les règles de la politique de la Sauvegarde de l’Enfant aussi bien dans la vie personnelle que professionnelle ; cela peut consister à rapporter des cas de soupçons d’abus commis sur les enfants. 
• S’assurer que la façon/manière de travailler et de s’adresser aux enfants ne les mets pas en danger/risque, c’est à dire examiner soigneusement en permanence leur travail à l’aide des outils de référence de la Sauvegarde de l’Enfant pour des « défauts/insuffisances » de conception ou de mise en œuvre. 
• Promouvoir les messages de la Protection de l’Enfant aux collègues des autres organismes et ministères gouvernementaux, aux enfants eux-mêmes, aux familles bénéficiaires et aux membres de la communauté d’une manière générale. 
• Être vigilant pour observer les éventuels abus/maltraitances des enfants dans la vie personnelle et professionnelle. 

CONTEXTE : 

Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. Sa mission est d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies. Save the Children travaille dans plus de 120 pays. Elle est une organisation de double mandat (développement et humanitaire) dont les programmes sont orientés vers les secteurs de la Protection de l’Enfant, l’Education, la Santé, la Nutrition, la Sécurité Alimentaire et les Moyens d’Existence. 

 Depuis 1987, Save the Children International (SCI) met en œuvre des interventions de développement et d’aide humanitaire d’urgence pour les communautés vulnérables dans 6 régions du Mali (Gao, Tombouctou, Mopti, Kayes, Sikasso et Bamako) par une équipe de près de 330 personnels dans les secteurs suivants : santé, nutrition, éducation, protection et sécurité alimentaire. Afin d’en promouvoir la pertinence, l’appropriation et la durabilité, toutes les interventions sont mises en œuvre avec l’appui technique des services déconcentrés pertinents de l’État et en coordination avec les services municipaux, les organisations à base communautaire et celles de la société civile. SCI au Mali dispose actuellement d’un portefeuille annuel de près de 30 millions USD. 

SCI et ses Co demandeurs Cordaid, CAEB et AMSS ont obtenu un financement de l’Union Européenne dans le cadre du Projet d’Appui à la Décentralisation de l’Education au Mali (PADEM) dédié à l’éducation et à la décentralisation dans les régions de Sikasso, Kayes, Koulikoro et le district de Bamako. Save the Children aura la mise en œuvre et la supervision des activités dans deux régions : le district de Bamako et la région de Koulikoro. Save the Children recherche un(e)  Coordinateur/trice Finance, Suivi et Rapport Financier , qui aura la charge d’assurer la coordination financière, le suivi budgétaire et le rapport financier de PADEM. Veuillez au respect des procédures internes de PADEM et celles de Save the Children.   

Sous la supervision technique du Senior Finance Manager Budgétisation, Planification et Contrôle, le/la ‘ Coordinateur/trice Finance, Suivi et Rapportage Financier apportera un soutien à l’équipe Finance. Le poste sera responsable de veiller à ce que toutes les opérations liées aux finances du Projet d’Appui à la Décentralisation de l’Education au Mali (planification, trésorerie, gestion, suivi, reportage et les partenaires) soient pleinement satisfaites en temps opportun. Il/Elle suivra de près les budgets et dépenses du projet (et/ou des partenaires locaux) vérifiant les rapports financiers et assurant que les dépenses sont conformes au budget et éligibles selon les procédures de Save the Children et du bailleur.

Rapporte à :  Senior Programme Manager PADEM, Et sous le Matrix Management du Senior Finance Manager-Budgétisation

Personnel sous la supervision de ce poste : Aucun 

Responsabilité budgétaire :  N/A 

Notre Offre définitive sera basée sur l’expérience, l’équité interne et la disponibilité financière. SCI offre un ensemble d’avantages compétitifs en dehors du salaire).

Responsabilité financière : 

• Travailler en étroite collaboration avec le Senior Finance Manager-Budgétisation pour assurer le bon fonctionnement de toutes les questions de finance (notamment la budgétisation, le suivi budgétaire, le rapportage et la gestion des partenaires d’exécution) ;
• Vérifier et traiter à temps les pièces justificatives de toutes les avances de fonds approuvées ;
• Suivre minutieusement la justification des avancées partenaires et programmatiques ;
• Veiller à ce que le personnel clés du programme soit informé des ressources budgétaires des activités, et l’exécution budgétaire en conséquence suivre ;
• Préparer le pipeline trimestriel ou les documents requis pour la soumission des besoins financiers des activités ;
• Vérifier la conformité des factures soumises par les fournisseurs au programme avant de procéder au paiement en fonction des exigences du bailleur ;
• Maintenir un système de classement méthodique des documents financiers et comptables du programme à des fins de vérification et selon les exigences requises par SCI et le bailleur ;
• Vérifier et préparer les Glacos des transactions à affiche dans le système financier informatisé (AGRESSO) ;
• Travailler avec le Senior Finance Manager-Budgétisation sur la mise en œuvre d’un système de paiement électronique pour réduire (et éliminer où possible) toutes transactions de trésorerie ;
• Collaborateur avec les services administratifs de SCI pour le suivi de paiement des factures du projet ;
• Apporter un appui à toute l’équipe du projet en ce qui concerne les aspects financiers ;
• Revue des transactions dans le GL (general ledger= Grand Livre) et vérifier l’éligibilité des coûts et les codes et faire les reclasses ;
• Mettre à jour les engagements, les avances non justifiées à la fin du mois et les demandes de paiement en cours au niveau de la logistique et de l’administration ;
• Mettre à jour le document de suivi des Avances et partager avec le staff ;
• Vérifier et signer les fiches de sélection des fournisseurs dans le cadre des dossiers d’appel d’offre, consultations restreintes, cotation simplifiée, consultation ou prestation, etc.
• Vérifier et signer les demandes de paiements déposées à la finance par la logistique et l’administration ainsi que les demandes de paiements déposées par programme pour les paiements électroniques en s’assurant de la conformité avec les règles et procédures de SCI et du bailleur ;
• Faire la vérification des factures soumises et s’assurer que la liaison est complète avant la saisie dans le système ProSave ;
• Suivre le paiement des factures soumises dans le système ProSave ;
• Réconcilier les factures dans ProSave lorsque cela est requis ;
• Effectuer des visites régulières des partenaires locaux pour vérifier leurs transactions financières et en faire un rapport écrit ;
• Effectuer toutes autres tâches selon les besoins du département des finances ;
• Assurer un accompagnement, suivi des financiers des partenaires ; 
• Assurer un contrôle des pièces comptables des partenaires ; 
• Assurer un renforcement de capacités des financiers des organisations partenaires ;
• Participant aux réunions de revue des projets ;
• Préparer le projet des rapports financiers périodiques des donateurs ;
• Veiller à ce que toutes les exigences des donateurs soient respectées et que les rapports soient préparés dans les délais avec un audit complet ;
• Former le personnel non financier de l’équipe d’intervention et/ou travailler en étroite collaboration avec le personnel financier national existant et assurer un bon transfert à la fin de la mission ;
• Veiller à ce que tout le personnel du projet et les partenaires soient formés aux systèmes financiers de SCI, ainsi qu’aux exigences de conformité des donateurs, en fonction de leurs différents rôles ;
• Participer à l’élaboration du budget annuel ;
• Aider l’équipe PADEM à comprendre les rapports budgétaires, y compris les différentes phases du Forecast du bureau Pays ;
• Examiner les transactions mensuelles avec le BVA et fournir des commentaires aux Seniors Project Manager ;
• Vérifier les pièces justificatives transmises par les codemandeurs et leur conformité avec les règles des bailleurs ;
• Veiller à la cohérence entre le rapport narratif et le rapport financier ;
• Aider à la préparation des audits internes et externes, notamment en rassemblant la documentation pertinente et les termes de référence de l’audit ;
• Coordonner tous les audits et contrôles du projet PADEM et veiller à la mise en œuvre complète des recommandations ;
• Veiller à ce que les audits du projet PADEM soient menés de manière efficace ;
• Assurer le suivi des questions d’audit et fournir une réponse appropriée avec le soutien du Project Manager, Senior Finance Manager Budgétisation et en collaboration avec les autres départements impliqués ;
• Soutenir l’équipe financière pour renforcer les connaissances et la capacité du personnel non financier à gérer les finances et les subventions en fournissant une initiation, une formation et un accompagnement adaptés à leurs différents rôles et responsabilités ;
• Représenter les services financiers lors des réunions du comité de pilotage du projet ;
• Répondre aux questions financières posées par le personnel/les détenteurs de budget ;
• Répondre aux questions financières liées à la gestion des fonds posés par les donateurs/membres, les détenteurs de budget, le bureau régional ;
• Participer aux processus de fin d’année et aux processus de suivi relatifs à l’état d’avancement des fonds, y compris le rapprochement final des décaissements des donateurs et des dépenses liées au projet, 
• Effectuer d’autres tâches ad hoc à la demande du responsable hiérarchique.
• Suivre régulièrement l’exécution budgétaire des codemandeurs (analyse des écarts, justification des dépenses, etc.) ;
• Consolider les budgets des codemandeurs et assurer leur cohérence avec les objectifs du projet ;

Responsabilité :

• Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecter et faire respecter les valeurs de Save the Children 
• Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints. 

Ambition:

• Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même rend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même. 
• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
• Orienté vers le futur, pense stratégiquement

Collaboration:

• Construit et maintenu des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants
• Valoriser la diversité, la considère comme une source de compétitivité
• Abordable, à l’écoute   

Créativité : 

• Développer et encourager les solutions innovantes
• Disposé à prendre des risques calculés

Intégrité :

• Honnête, encourager l’honnêteté et la transparence
• Renforcer la confiance et la confiance
• Affiche un excellent jugement conforme

• Expérience professionnelle souhaitée 5 ans dans les domaines de la finance, suivi budgétaire et du rapport financier avec une organisation internationale ou un organisme de développement ;
• Diplôme universitaire en finance, comptabilité, gestion ou domaine connexe en comptabilité ou tout diplôme équivalent ;
• Compétences administratives et financières démontrées ;
• Une expérience avec les projets financés par l’UE avec une forte connaissance des règles et règlements de l’Union Européenne serait un atout ;
• Compétences en informatique : MS Windows, Word et Excel avancé, Logiciel de comptabilité ;
• Compétence dans l’utilisation du logiciel Agresso serait un atout ;

COMPÉTENCES GÉNÉRALES

• Compétences administratives et organisationnelles exceptionnelles ;
• Compétences interpersonnelles exceptionnelles avec disposition amicale 
• Souci du détail et la capacité de jongler avec plusieurs tâches
• Esprit d’équipe et les compétences de résolution de problèmes exceptionnels
• Être capable de fournir un travail de qualité sous pression ;
• Maitrise du français (écrit et oral) requise et une bonne maîtrise de l’anglais souhaitée.

Les rôles et responsabilités énoncés ci-dessus ne sont pas exhaustifs et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans des limites raisonnables tenant compte de son niveau de compétences et d’expérience.

Les agents déployés sont tenus d’exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d’égalité des chances et de diversité.

Nous devons protéger les enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des données, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

Les agents déployés sont tenus d’exécuter les tâches conformément à la politique anti-harcèlement de SCI

Les agents déployés doivent exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de SCI en matière de santé et de sécurité.