(01) SPÉCIALISTE EN ADMINISTRATION DE PROJETS ET SUBVENTIONS

Spécialiste en administration de projets et subventions

Sur site NRS IITA/P&C/NRS2026-042

Ibadan , Oyo , Nigéria Aperçu

Application

Description

L’Institut international d’agriculture tropicale recherche des ressortissants nigérians qualifiés pour les postes ci-dessous à son siège social à Ibadan.

Poste : Spécialiste en administration de projets et subventions

Contrat : contrat renouvelable de 2 ans                                           

Lieu : Ibadan

Date limite : 9 septembre 2026

DEVOIRS 

A. Planification de projet et gestion budgétaire

• Coordonner la préparation des budgets de projet pour les nouvelles propositions, les prolongations et les plans de travail annuels.

• Collaborer avec les scientifiques et le service financier pour élaborer des budgets d’activités réalistes et des prévisions de dépenses.

• Surveiller les dépenses par rapport aux budgets et plans de travail approuvés, et identifier les écarts importants, les sous-dépenses, les surdépenses et les risques financiers émergents.

• Appuyer les révisions budgétaires, les prévisions, les réaffectations et la planification financière des projets.

• Maintenir des tableaux de bord financiers et de mise en œuvre consolidés pour le portefeuille de projets du programme.

• Appuyer les chefs de projet afin d’assurer une répartition appropriée du temps du personnel et le partage des coûts opérationnels entre les projets.

B. Gestion des sous-subventions et des partenaires

• Coordonner l’élaboration et le traitement des sous-subventions, des sous-contrats et autres accords de partenariat.

• Appuyer l’élaboration et la révision des budgets, des plans de travail, des étapes clés, des livrables et des échéanciers de paiement des partenaires.

• Tenir à jour une base de données des accords de partenariat, des exigences en matière de rapports, des livrables, des décaissements et des dates d’expiration des accords.

• Suivre la mise en œuvre et les dépenses des partenaires et assurer un suivi proactif des rapports techniques et financiers en retard.

• Coordonner l’examen interne et le traitement des rapports des partenaires et des demandes de décaissements ultérieurs.

• Signaler les problèmes de mise en œuvre, financiers, de conformité ou contractuels nécessitant l’attention de la direction.

C. Rapports techniques et financiers

• Coordonner la préparation et la soumission en temps voulu des rapports techniques et financiers aux donateurs.

• Tenir à jour un calendrier consolidé des obligations de rapport de projet, des étapes clés, des livrables et des échéances des donateurs.

• Rassembler les contributions des scientifiques, des partenaires, du service financier et des autres contributeurs et assurer la cohérence entre les réalisations techniques, les dépenses et les livrables rapportés.

• Appuyer la préparation des rapports annuels, des évaluations des donateurs, des réunions de pilotage de projet et autres documents relatifs à la performance du projet.

• Tenir des registres organisés des rapports soumis, des approbations, de la correspondance avec les donateurs et des documents justificatifs.

D. Mise en œuvre du projet et coordination opérationnelle

• Appuyer le démarrage des projets, notamment en établissant des plans de travail, des budgets, des calendriers de rapports, des plans d’approvisionnement, des accords de partenariat et des outils de suivi de la mise en œuvre.

• Surveiller la mise en œuvre par rapport aux étapes clés convenues du projet et identifier les retards potentiels nécessitant des mesures correctives.

• Assurer la coordination avec les services des finances, des achats, du PDAU, du P&C, du service juridique et des autres unités institutionnelles concernant les besoins opérationnels.

• Assurer le suivi des achats, des voyages, des accords de service, des paiements aux partenaires et des autres actions administratives nécessaires à la mise en œuvre rapide du projet.

• Appuyer la clôture du projet, y compris la finalisation des livrables, le rapprochement financier, la clôture avec les partenaires, la documentation relative aux actifs le cas échéant et l’archivage des dossiers du projet.

E. Élaboration de propositions

• Appuyer l’élaboration des budgets et des argumentaires budgétaires pour les nouvelles possibilités de financement.

• Coordonner la collecte des budgets des partenaires, des documents institutionnels, des lettres d’engagement et des autres éléments administratifs des propositions.

• Examiner les budgets des propositions afin de vérifier leur cohérence avec les activités proposées, les exigences des donateurs, les politiques institutionnelles et les catégories de coûts admissibles.

• Appuyer l’établissement des coûts liés au personnel, aux opérations sur le terrain, aux activités des partenaires, aux déplacements et aux autres exigences du projet.

F. Gestion de portefeuille et information de gestion

• Assurer le suivi des subventions, budgets, partenaires, exigences en matière de rapports et état de mise en œuvre du programme.

• Élaborer des synthèses de gestion périodiques mettant en évidence les dépenses, les échéances à venir, les performances des partenaires et les principaux risques liés à la mise en œuvre.

• Appuyer la planification annuelle et l’allocation des ressources au niveau du programme.

• Contribuer à l’amélioration continue des outils, modèles, procédures et systèmes administratifs de gestion de projet.

Exigences

QUALIFICATION

Maîtrise en administration des affaires, gestion de projet, finance, comptabilité, économie, gestion du développement, économie agricole, administration publique ou autre discipline pertinente. Les candidatures de personnes titulaires d’une licence pertinente et possédant une expérience significative seront également prises en considération. Au moins 5 ans d’expérience à responsabilités croissantes en administration de projet, gestion de subventions, gestion financière ou coordination de programmes, de préférence au sein d’un organisme international de recherche, de développement, d’une université, d’une ONG ou d’un organisme financé par des bailleurs de fonds.

COMPÉTENCES

Le candidat idéal doit posséder les qualités suivantes :

• Expérience avérée en matière d’élaboration et de gestion de budgets de projets pluriannuels.

• Expérience avérée en matière d’administration de sous-subventions ou d’accords de partenariat, notamment en ce qui concerne l’examen budgétaire, le suivi des décaissements, le contrôle des livrables et les rapports aux partenaires.

• Expérience en matière de coordination des rapports techniques et financiers pour les projets financés par des donateurs.

• Expérience de la gestion simultanée de plusieurs projets, budgets, partenaires et échéances de reporting.

• Bonne compréhension des principes de conformité des donateurs, des coûts admissibles, de la gestion budgétaire, des achats, de la passation de marchés et du contrôle financier.

• Une expérience de travail avec des partenaires internationaux et nationaux serait un atout considérable.

• Une connaissance des programmes de recherche agricole ou de type CGIAR serait souhaitable.

• Solides compétences financières et numériques, avec une excellente maîtrise de Microsoft Excel et de l’analyse budgétaire.

• Excellentes compétences en organisation et en gestion de projet.

• Capacité à gérer plusieurs échéances et à assurer un suivi systématique des actions en cours.

• Solides capacités d’analyse et souci du détail.

• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais.

• Capacité à synthétiser des informations financières, administratives et techniques pour la prise de décision en matière de gestion.

• Excellentes aptitudes relationnelles et capacité à travailler efficacement avec des scientifiques, des professionnels de la finance, des unités de soutien institutionnel, des donateurs et des partenaires externes.

• Capacité à travailler de manière autonome, à faire preuve de discernement et à identifier de manière proactive les risques et les solutions liés à la mise en œuvre.

• Des normes élevées en matière d’intégrité, de confidentialité, de responsabilité et de conduite professionnelle.

• Une expérience des systèmes ERP, de gestion des subventions, de gestion de projets ou de gestion financière serait un atout.

Avantages

RÉMUNÉRATION

Nous offrons un salaire très compétitif, des avantages sociaux tout aussi attractifs et d’excellentes conditions de travail dans un cadre de campus agréable.

MÉTHODE D’APPLICATION :

Les candidats intéressés doivent remplir le formulaire de candidature en ligne, en y joignant une lettre de motivation détaillée et un curriculum vitae enregistré à leur nom au format Microsoft Word, sur le site web de l’IITA :  au plus tard deux semaines après la date de cette publication.

L’IITA est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et s’engage à constituer un personnel diversifié, encourageant particulièrement les candidatures féminines. Toutes les candidatures seront accusées réception, mais seules les personnes présélectionnées seront contactées.