RESPONSABLE DES ACHATS MUTUALISES/HULO

Job Description

ANNONCE RECRUTEMENT

SOLIDARITES INTERNATIONAL lance le recrutement en interne/externe d’1 responsable des achats mutualises/HULO

PRESENTATION DE L’ORGANISATION

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.

Solidarités International (SI) est déterminé à prévenir et à combattre tout type d’abus – tout acte d’exploitation, d’abus et/ou de harcèlement sexuels (SEAH) à l’encontre des membres des communautés bénéficiaires ou de ses collaborateurs et collaboratrices, atteinte aux personnes et/ou aux biens, fraude, corruption, conflit d’intérêt non déclaré, financement d’activités portant atteinte aux droits de l’homme – qui pourrait être perpétré dans le cadre de ses interventions. SI applique une tolérance zéro à l’égard des actes de SEAH

Solidarités International est un employeur équitable qui combat toute forme de discrimination. SI ne demandera jamais une rétribution quelconque en vue de participer à un processus de recrutement.

DESCRIPTIF DU POSTE

Le/La responsable de la gestion et de l’animation des initiatives d’achats mutualisées.

Il/elle sera également en appui au reporting de la coopérative, à la mise en œuvre de nouvelles initiatives et assurera un soutien administratif et logistique.

PROFIL RECHERCHE

PRINCIPALES RESPONSABILITES :

Responsable des initiatives d’achats mutualisés

• Garantir l’implication des organisations humanitaires participantes à l’achat mutualisé ;
• Assurer la collecte et l’analyse des besoins des partenaires liés au marché à mutualiser ;
• Préparer et rédiger les différents documents d’achats conformément aux procédures internes de hulo ;
• Préparer et animer les différentes étapes et rencontres des achats mutualisés
• Assurer la prise de notes, rédiger les comptes-rendus et les annexes afin de les partager aux participants ;
• Assurer le bon archivage des documents de chaque initiative de chaque achat mutualisé ;
• Développer et entretenir la relation fournisseur ;
• Contribuer à développer la communauté hulo à travers les achats mutualisés ;
• Assurer le suivi de la satisfaction des différents acteurs impliqués dans les achats mutualisés ;
• Assurer un reporting régulier au Représentant Pays hulo ;
• Accompagner les différentes parties prenantes dans la contractualisation des achats mutualisés ;
• Impliquer les départements du BAR et de l’Environnement, dans les différentes étapes d’un achat mutualisé conformément aux règles de hulo.

Appui au reporting de la coopérative

• En collaboration avec le département MEAL, mettre jour les outils de reporting propres à hulo de manière périodique ;
• Rédiger systématiquement les comptes rendus de tout meeting réalisé ;
• Garantir la remontée des informations des commandes des partenaires lorsque ces dernières utilisent un achat mutualisé.

Soutien administratif et logistique

• Gérer les besoins logistiques quotidiens pour le bureau de hulo en collaboration avec les équipes de Solidarités International ;
• Assurer le suivi budgétaire en collaboration avec le Représentant Pays ;
• Soutenir le Représentant Pays dans l’organisation de visites externes ;
• Assurer la gestion administrative et logistique des potentielles missions en province ;
• Entretenir une excellente communication avec le partenaire hôte.

Capitalisation

• Contribuer à la consolidation et à l’analyse des différentes données ;
• Participer à la rédaction des rapports, base de données et autres documents du projet ;
• Rédiger le rapport de capitalisation en collaboration avec le département MEAL.

Formation Requise :

• Bac +2/3 en Logistique, Achats, Gestion des approvisionnements / Formation complémentaire en marchés publics, procédures humanitaires, logistique humanitaire ou gestion de projets.

Expérience confirmée :

• Expérience d’au moins 3 ans dans le domaine de la logistique/chaine d’approvisionnement Humanitaire ;
• Maîtrise du cycle des achats : planification, appels d’offres, sélection des fournisseurs, passation de commandes, suivi des livraisons ;
• Connaissance des procédures d’achat : notamment celles des ONG’s et des bailleurs ;
• Capacité à négocier avec les fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix, délais, qualités et conditions contractuelles ;
• Connaissance des systèmes d’achats mutualisés : coordination inter-organisations, standardisation des besoins, gestion partagée ;
• Très bon niveau rédactionnel lors de comptes rendus de meeting.
• Capacité d’analyser.

Informatique : Excel avancé, tableaux de bord, PowerPoint.

Autres :

• Avoir le sens de l’organisation ;
• Avoir de l’expérience dans la gestion d’une équipe.

Compétences transverses :

• Esprit d’analyse et de synthèse : Capacité à analyser des besoins complexes et à proposer des solutions adaptées;
• Organisation et rigueur : Gestion simultanée de plusieurs demandes, respect des délais et procédures;
• Capacités de communication : Clarté dans les échanges écrits et oraux, capacité à vulgariser des éléments techniques;
• Esprit d’initiative et autonomie : Proactivité, capacité à anticiper et à faire des propositions dans l’intérêt du groupement ;
• Éthique professionnelle : Intégrité, impartialité, transparence dans les procédures d’achat.

Langues :

• Français oral, écrit
• Anglais souhaitable.