ASSOCIE(E) AUX RESSOURCES HUMAINES, SERVICE A LA CLIENTELE, DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES, DAKAR

Le poste :

En tant que membre de l’équipe des services à la clientèle au service des bureaux régionaux et nationaux, vous fournirez un soutien administratif dans tous les aspects du cycle de vie des employés et aiderez le partenaire commercial RH (HRBP) et l’analyste/spécialiste RH régional à fournir des services et des programmes RH de haute qualité aux clients du bureau régional et des bureaux nationaux.

Vous rendrez compte au HR Business Partner.

Comment vous pouvez faire une différence :

L’UNFPA est l’agence chef de file des Nations Unies pour créer un monde où chaque grossesse est souhaitée, chaque accouchement est sans danger et où le potentiel de chaque jeune est réalisé. Le plan stratégique de l’UNFPA (2022-2025) réaffirme la pertinence de l’orientation stratégique actuelle de l’UNFPA et se concentre sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence sexiste et aux pratiques néfastes. Ces résultats reflètent nos engagements stratégiques à accélérer les progrès vers la réalisation de la CIPD et des ODD au cours de la Décennie d’action menant à 2030. Notre plan stratégique appelle les États membres, les organisations et les individus de l’ONU à « mieux construire l’avenir », tout en s’attaquant aux impacts négatifs de la pandémie de Covid-19 sur l’accès des femmes et des filles à la santé sexuelle et reproductive et aux droits reproductifs, à récupérer les acquis perdus et à atteindre nos objectifs.

Dans un monde où les droits fondamentaux de l’homme sont menacés, nous avons besoin d’un personnel doté de principes et d’une éthique qui incarne ces normes internationales et qui les défendra courageusement et avec conviction.

Le FNUAP est à la recherche de candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et à fort impact ; Nous avons besoin d’un personnel transparent, exceptionnel dans la façon dont il gère les ressources qui lui sont confiées et qui s’engage à fournir des résultats de programme d’excellence.

Objectif du poste :

L’associé(e) aux ressources humaines, Services à la clientèle, fournira un soutien administratif dans tous les aspects du cycle de vie des employés et aidera le partenaire commercial des ressources humaines (HRBP) et l’analyste/spécialiste régional des ressources humaines à fournir des services et des programmes de RH de haute qualité aux clients du bureau régional et des bureaux de pays.

Vous serez responsable de :

A. Fournir un soutien administratif RH à l’exécution du cycle de vie complet des processus de gestion du recrutement pour tout le personnel recruté dans la région

• En étroite collaboration avec l’analyste / spécialiste des ressources humaines, aider à l’organisation des processus de recrutement (avis de vacance de poste, logistique des entretiens, gestion des documents
  ) pour le personnel recruté par l’UNFPA à l’international et localement dans les bureaux régionaux et sur le terrain et l’intégration/départ, y compris la liaison avec les collègues du DDH et du PNUD / locaux du PNUD, gérer les prolongations de contrat et les cessations de service ;
• Créer/mettre à jour les RPA via l’outil RH du PNUD, vérifier les champs du graphique (COA) et mettre à jour les informations COA, configurer le fournisseur. Faire un suivi en temps opportun avec le personnel des finances et/ou l’associé à l’information des RH sur l’ACO ;
• Préparer une longue liste de candidats dans le système e-Recruit conformément aux procédures établies et aux normes de qualité ; tester les mises à niveau d’e-Recruit au besoin ;
• Préparer les demandes de poste d’établissement et de changement ;
• Maintenir l’intégrité et l’objectivité du processus de recrutement en veillant au respect des politiques RH et des objectifs de recrutement de l’UNFPA ;
• Fournir des commentaires et des mises à jour sur l’état d’avancement des plans de recrutement et du suivi et de la production de rapports sur les mesures ;
• Préparer des documents et des supports d’apprentissage liés au recrutement et à l’intégration, soutenir les initiatives régionales d’apprentissage et de formation du personnel non RH impliqué dans
  le recrutement dans les bureaux de pays ;
• Soutenir le processus d’intégration du personnel nouvellement recruté en fournissant des orientations sur les droits, les règles, les règlements et les procédures applicables, et en organisant leurs ordres du jour respectifs des séances d’information, ainsi qu’en soutenant le processus de départ du personnel qui quitte l’organisation ou change de contrat ;
• Servir de point focal sur le terrain pour la gestion des consultants ; fournir des éclaircissements et des orientations aux bureaux extérieurs sur l’application des directives et de la politique concernant les consultants ; examiner les exceptions et présenter régulièrement des rapports au bureau du directeur.
• Responsable du recrutement et de l’intégration des stagiaires/boursiers/volontaires au FNUAP conformément aux politiques, règles, règlements et pratiques connexes ; Fournir un appui administratif, selon les besoins, au programme des administrateurs auxiliaires.

B. Fournir un soutien administratif et la gestion des données RH

• Établir et tenir à jour les dossiers et les dossiers des RH de manière confidentielle et sécurisée ;
• Recueillir et soutenir l’interprétation et l’analyse des données RH afin d’éclairer la prise de décisions sur les processus et les stratégies RH ;
• Soutenir le développement et la mise en œuvre de systèmes de collecte de données afin d’optimiser la qualité des données ;
• Tenue du tableau d’effectifs régional : analyse des données sur l’effectif et le personnel pour divers rapports de gestion, examens de gestion, rapports d’audit et autres, au besoin ;
• Veiller à la conformité des registres et des rapports avec les règles, règlements de l’ONU, les politiques, procédures et stratégies du FNUAP, la mise en œuvre effective du cadre de contrôle interne ;
• Suivre la situation contractuelle du personnel : donner des conseils sur les nominations, les prolongations et les cessations de service ; informer l’analyste / spécialiste des ressources humaines sur les questions de personnel à suivre avec
  le partenaire commercial RH concerné ;
• Assurer la liaison avec le Groupe des voyages du FNUAP sur la délivrance et la prolongation des plans-cadres des Nations Unies ;
• Faciliter la réponse aux constatations et aux recommandations de l’audit.

C. Appuyer la mise en œuvre de pratiques de gestion de l’apprentissage et du comportement professionnel ainsi que de stratégies, de politiques et de pratiques de développement de carrière, en mettant l’accent sur l’atteinte des
résultats suivants :

• Soutien à l’équipe régionale des ressources humaines dans la mise en œuvre de tous les éléments du cycle de performance ; faciliter le processus d’évaluation du comportement professionnel en répondant aux questions du personnel et en tenant à jour les données connexes ;
• Faciliter les plans d’apprentissage individuels et organisationnels en consultation avec l’équipe régionale des RH ;
• Soutenir la réalisation régionale d’enquêtes mondiales auprès du personnel, l’analyse et le suivi des recommandations issues des résultats de l’enquête ;
• Participer à titre de personne-ressource aux initiatives de renforcement des capacités afin d’améliorer les compétences des clients/intervenants.
• Coordonner et fournir le soutien nécessaire à l’intégration et les séances d’orientation aux nouveaux employés.

D. Administration et mise en œuvre des services à la clientèle et des politiques en matière de RH

• Fournir des informations générales et standard à la direction et au personnel sur les stratégies, les règles et les règlements en matière de ressources humaines ;
• Traiter, rédiger, éditer, relire et finaliser pour approbation une variété de correspondance et d’autres communications ;
• Préparer une réponse écrite aux questions concernant les questions liées aux ressources humaines.

Fourniture d’un appui administratif à l’exécution du programme de ressources humaines

• Guider et appuyer les gestionnaires et le personnel sur les procédures de base et l’utilisation du système d’évaluation et de performance, en surveillant la conformité régionale avec le processus d’examen ;
• Fournir un soutien administratif et des dispositions logistiques pour la mise en œuvre des activités et des programmes d’apprentissage et de développement et coordonner l’identification des besoins en matière de formation et de développement dans la région.
• Répondre aux questions du personnel, avec l’aide, au besoin, de la DGRH et du spécialiste des ressources humaines ;
• Préparer les ordres du jour, rechercher et documenter l’information pour les réunions portant sur les questions et les projets jugés nécessaires par le Directeur de la DDH, le Chef de la section et les HRBP ;
• Participer, sur demande, aux réunions/événements, y compris la rédaction de procès-verbaux ; assurer de manière proactive la bonne exécution de ce qui précède ;
• Soutenir les réunions avec les visiteurs de haut rang, en veillant à ce que le protocole et les procédures appropriés soient établis pour tous les rendez-vous et toutes les réunions.

Qualifications et expérience :

Éducation:

Enseignement secondaire.

Connaissances et expérience :

• 6 années d’expérience en ressources humaines et/ou en administration, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, sont exigées.
• Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et expérience de la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web.

Traduction:

La maîtrise du français et la connaissance pratique de l’anglais sont souhaitables.
 

Compétences requises :

Valeurs:

• Donner l’exemple de l’intégrité,
• Démontrer son engagement envers l’UNFPA et le système des Nations Unies,
• Embrasser la diversité culturelle,
• S’adapter au changement

Compétences clés :

• Obtenir des résultats,
• Être responsable,
• Développer et appliquer une expertise professionnelle/sens des affaires,
• Penser de manière analytique et stratégique,
• Working in teams/managing ourselves and our relationships,
   

Functional Competencies:

• Providing logistical support;
• Managing Data;
• Managing documents, correspondence and reports;
• Managing information and workflow;
• Planifier, organiser et effectuer plusieurs tâches à la fois.

Rémunération et avantages sociaux :

 Ce poste offre une rémunération attrayante comprenant un salaire net compétitif ainsi qu’une assurance maladie et d’autres avantages le cas échéant.

Environnement de travail de l’UNFPA :

L’UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d’égalité des sexes, de diversité, d’intégrité et d’équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Nous nous engageons à assurer la parité hommes-femmes dans l’organisation et encourageons donc les femmes à postuler. Les personnes de la communauté LGBTQIA+, des groupes ethniques minoritaires, des populations autochtones, des personnes handicapées et d’autres groupes sous-représentés sont fortement encouragées à postuler. Le FNUAP promeut l’égalité des chances en matière de nomination, de formation, de rémunération et de sélection pour tous, indépendamment des caractéristiques personnelles et des dimensions de la diversité. La diversité, l’équité et l’inclusion sont au cœur de la main-d’œuvre de l’UNFPA – cliquez ici pour en savoir plus.

Démenti:

La sélection et la nomination peuvent être soumises à la vérification des antécédents et des références, à l’autorisation médicale, à la délivrance de visas et à d’autres exigences administratives.

Le FNUAP ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou d’autres frais en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement et ne se préoccupe pas des informations relatives aux comptes bancaires des candidats.

Les candidats à des postes d’administrateur recruté sur le plan international et de fonctionnaire de rang supérieur, qui ont le statut de résident permanent dans un pays autre que leur pays de nationalité, peuvent être tenus de renoncer à ce statut au moment de leur nomination.