(01) ADJOINT ADMINISTRATIF

Adjoint administratif [Ouvert aux candidats de niveau 0, 1 et 2]

Bamako, Mali

Soyez le premier à postuler

Informations sur l’emploi

• Identification du poste : 35085
• Date de publication : 23/06/2026, 13h13
• Postuler avant : 07/01/2026, 03:59
• Horaire de travail : À temps plein
• Lieux Bamako, Mali
• Agence : PNUD
• Grade : G6
• Type de poste vacant : Temporaire
• Domaine de pratique : Gestion
• Bureau : Bureau régional pour l’Afrique
• Durée du contrat : 364 jours
• Formation et expérience professionnelle : Baccalauréat – 3 ans d’expérience OU Diplôme d’études secondaires – 6 ans d’expérience
• Langues requises : La maîtrise du français et du bambara est requise.

Description de l’emploi

Approche par paliers

Conformément à l’engagement pris de préserver les capacités et de soutenir le personnel déjà en poste au sein de l’Organisation, la majorité des postes vacants du PNUD, du FENU/VNU sont annoncés au moyen d’un processus de candidature à plusieurs niveaux, selon lequel :

• Niveau 0 : Personnel du PNUD/UNCDF/UNV IP titulaire de contrats permanents (PA) et à durée déterminée (FTA), dont les postes seront supprimés ou dont les contrats seront résiliés ou non renouvelés au cours de l’année 2026.
• Niveau 1 : Autres membres du personnel du PNUD/UNCDF/UNV titulaires de contrats permanents (PA) et à durée déterminée (FTA)
• Niveau 2 : Personnel du PNUD/UNCDF/UNV occupant des postes temporaires (AT), personnel sous contrat PSA régulier et Volontaires des Nations Unies experts et spécialistes
• Niveau 3 ou niveau non indiqué : Tous les autres types de contrats du PNUD/UNCDF/UNV et d’autres agences, ainsi que les autres candidats externes

Veuillez prendre note du ou des niveaux indiqués dans l’intitulé du poste vacant, le cas échéant, et assurez-vous de remplir les conditions d’admissibilité pour postuler.

Arrière-plan

Présent dans 170 pays et territoires, le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) œuvre à l’éradication de la pauvreté, à la réduction des inégalités et de l’exclusion, et au renforcement de la résilience afin que les pays puissent pérenniser leurs progrès en matière de développement. En tant que principale agence de développement des Nations Unies, le PNUD joue également un rôle essentiel de mobilisation et de coordination d’un large éventail de partenaires nationaux et internationaux autour d’un programme commun : la réalisation des Objectifs de développement durable (ODD).

Au Mali, la mise en œuvre du Programme de pays s’articule autour de trois priorités programmatiques stratégiques :

• Priorité 1 : Gouvernance inclusive et consolidation de la paix. 
• Priorité 2 : Croissance inclusive et développement du secteur privé ; 
• Priorité 3 : Durabilité environnementale et résilience face aux effets néfastes des changements climatiques. 

La réalisation de ces priorités repose sur une gestion efficace, des mécanismes de contrôle interne et de gestion des risques conçus pour garantir l’utilisation efficiente des ressources, le respect des politiques et procédures institutionnelles, ainsi que la qualité et l’intégrité des processus opérationnels. Dans ce contexte, le renforcement des contrôles internes est essentiel pour promouvoir la transparence, accroître la responsabilisation et contribuer à l’atteinte des résultats programmatiques et opérationnels du bureau de pays.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision générale du spécialiste des opérations, l’assistant administratif en gestion des actifs contribue à la gestion et au contrôle des actifs consommables et non consommables du PNUD, administre la cession des actifs et la mise à jour des données d’inventaire, et gère les processus et transactions en veillant à la qualité et à l’exactitude du travail effectué. L’assistant administratif peut être amené à superviser du personnel de soutien administratif. Il privilégie une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

L’assistant administratif travaille en étroite collaboration avec les équipes des opérations, des programmes et des projets du bureau de pays, ainsi qu’avec le personnel d’autres agences des Nations Unies, afin d’échanger des informations et d’assurer une prestation de services cohérente.

Le PNUD adopte une approche par portefeuille pour s’adapter à l’évolution de ses besoins opérationnels et tirer parti des synergies entre ses interventions afin d’atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est appelé à collaborer au sein d’équipes multidisciplinaires, transversales et interfonctionnelles, afin de favoriser une collaboration horizontale.

Principales fonctions et responsabilités

1.) Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles conformément aux règles et réglementations en vigueur et en mettant l’accent sur la cohérence et la qualité.

• Garantir la pleine conformité de la gestion administrative et des stocks, en veillant à ce que la gestion appropriée des actifs soit effectuée conformément aux règles, réglementations, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD, et que les procédures d’inventaire soient respectées dans toutes les unités de pays. 
• Fournir des éléments pour la cartographie des processus administratifs du CO et la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (POS) internes. 

2.) Gestion des actifs de soutien.

• Aider le responsable des opérations à mettre en place des procédures de gestion des actifs au sein du bureau de gestion ; et préparer, certifier et soumettre en temps opportun des rapports d’inventaire.
• Réceptionner, inspecter et vérifier tous les équipements, meubles et fournitures entrants ; étiqueter tout le mobilier et les équipements dès leur réception du fournisseur. Mettre à jour les registres d’inventaire des biens non consommables et saisir dans la plateforme de gestion des ressources de l’entreprise (ERP) du PNUD toutes les informations requises pour la gestion des actifs. Planifier les livraisons aux utilisateurs et suivre les mouvements du mobilier.
•  Immobilisez les éléments appropriés conformément aux politiques du PNUD régissant les catégories d’actifs, les durées d’utilité estimées et les éléments de coût, ainsi qu’aux profils pertinents du budget d’appui biennal (BAB) relatifs aux « Actifs immobilisés (AIM) » et aux « Actifs non immobilisés (ANMI) ». Utilisez le système ERP, conformément aux profils AIM et ANMI, pour immobiliser les actifs de gestion au bilan du PNUD afin de déclencher l’amortissement ; et pour comptabiliser les charges, conformément aux politiques et procédures du PNUD et aux normes IPSAS. 
• Apporter un soutien à la gestion des cessions d’actifs physiques. Examiner les actifs et formuler des recommandations concernant leur cession. Préparer la documentation à soumettre au CAP ; assurer le suivi des demandes et la liaison avec l’unité requérante ; tenir à jour les registres des cessions et saisir dans le système ERP toutes les informations nécessaires à leur enregistrement. Superviser la cession des articles et l’exactitude des données d’inventaire. 
• Participer à la reconstitution de l’inventaire physique annuel afin de garantir l’exactitude des registres et la localisation des biens. S’assurer que les responsables valident le comptage physique et l’exactitude de la base de données du système d’inventaire. 
• Identifier les zones problématiques du système d’inventaire afin de garantir la fiabilité des informations extraites du système (par exemple, la saisie et la conversion des données saisies dans le système, la maintenance du système et les actions correctives prises). 

3.) Apporter un soutien au contrôle administratif et financier efficace au sein du bureau de pays.

• Participer à l’élaboration du budget de l’unité et y contribuer. 
• Tenir à jour les registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses. 
• Examiner, vérifier et rapprocher diverses données et rapports afin d’en garantir l’exactitude et la conformité aux règles et réglementations administratives. 
• Consolider et préparer des états récapitulatifs à inclure dans les états financiers. 

4) Appuyer le renforcement et le partage des connaissances au sein du bureau de pays

• Former le personnel de bureau/de projet et les points focaux de gestion des actifs chargés de la réalisation de l’inventaire physique. 
• Apporter une contribution pertinente aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Le titulaire du poste accomplit d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
 

Responsabilités de supervision/gestion : Peut superviser le personnel de soutien administratif.
 

Compétences

Compétences fondamentales

Atteindre des résultats – NIVEAU 2 :   Développer les solutions et simplifier les processus, en trouvant un équilibre entre rapidité et précision dans l’exécution des tâches

Penser de manière innovante – NIVEAU 2 :   Proposer de nouvelles idées/être ouvert à de nouvelles approches, faire preuve d’une pensée systémique/intégrée 

Apprendre en continu – NIVEAU 2 :   Sortez de votre zone de confort, apprenez des autres et soutenez leur apprentissage.

S’adapter avec agilité – NIVEAU 2 : Adapter les processus et les approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement

Agir avec détermination – NIVEAU 2 : Capacité à persévérer et à gérer simultanément de multiples sources de pression

Mobilisation et partenariat – NIVEAU 2 :   Facilitateur/intégrateur, rassemble les personnes, construit/maintient des coalitions/partenariats

Favoriser la diversité et l’inclusion – NIVEAU 2 :   Faciliter le dialogue pour surmonter les différences et les prendre en compte dans la prise de décision

Compétences transversales et techniques

Gestion d’entreprise – Satisfaction client/Gestion de la clientèle              

• Capacité à répondre rapidement et de manière appropriée avec un sens de l’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à livrer des résultats et/ou des solutions de qualité en temps opportun afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre. 

• Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle. 

• Cherchez des moyens d’apporter de la valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients. 

• Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.

Gestion d’entreprise – Gestion des opérations       

• Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l’organisation afin de convertir ses actifs en résultats optimaux de la manière la plus efficiente. 

• Connaissance des concepts et mécanismes pertinents

Gestion d’entreprise – Communication           

• Capacité à communiquer de façon claire, concise et sans ambiguïté, tant à l’écrit qu’à l’oral ; à adapter les messages et les méthodes de communication en fonction du public.

• Capacité à gérer les communications internes et externes, par le biais des médias, des réseaux sociaux et d’autres canaux appropriés.

Administration et opérations – Gestion des actifs      

• Connaissance des politiques et procédures relatives aux immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; gestion du module de gestion des actifs dans l’ERP, réalisation d’analyses des rapports de gestion des actifs et des informations sur les actifs afin d’en garantir l’exhaustivité et l’exactitude.

Administration et opérations – Gestion des stocks 

• Chaque bureau doit s’assurer de la disponibilité des articles en stock et signaler les articles dont la valeur dépasse le seuil de 5 000 $ fixé par l’entreprise.

Finance – Information et analyse financières       

• Comprend l’évolution des cadres et normes réglementaires, juridiques et éthiques en matière d’information financière dans le secteur public. Capacité à extraire et évaluer des données financières, à en tirer des conclusions pertinentes et à les présenter de manière claire et cohérente afin de faciliter la prise de décision et le suivi des performances.

• Comprend les avantages du reporting intégré, notamment en ce qui concerne les ressources non financières telles que le capital humain, social et intellectuel, ainsi que la performance environnementale et de gouvernance.

Compétences et expérience requises

Éducation:

• L’enseignement secondaire est requis. 
• Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera dûment pris en considération, mais n’est pas obligatoire.
• Les certifications en administration et en approvisionnement sont souhaitables.

Les comptables partiellement qualifiés, issus d’un institut de comptabilité internationalement reconnu, auront un net avantage, ce qui est souhaitable.

Expérience, connaissances et compétences :

• Minimum de 6 ans (avec un diplôme d’études secondaires) ou 3 ans (avec un baccalauréat) d’expérience pertinente dans l’administration ou les services de soutien aux programmes. 
• Une expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.), de logiciels de bases de données et de systèmes de gestion Web tels que les ERP est souhaitable.
• La connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est souhaitable.

Exigences linguistiques

• La maîtrise du français, langue officielle de l’ONU, est requise pour le lieu d’affectation.
• La maîtrise de la langue nationale (bambara) du lieu d’affectation est requise pour le personnel local.

Égalité des chances

En tant qu’employeur garantissant l’égalité des chances, le PNUD valorise la diversité comme expression de la multiplicité des nations et des cultures au sein desquelles il opère et, à ce titre, encourage les candidatures qualifiées de tous horizons. Nos décisions en matière d’emploi sont fondées sur le mérite et l’adéquation au poste, sans discrimination. 

Le PNUD s’engage également à créer un environnement de travail inclusif où tous les membres du personnel sont habilités à contribuer à notre mission, sont valorisés, peuvent s’épanouir et bénéficier de possibilités de carrière ouvertes à tous.

Harcèlement sexuel, exploitation et abus d’autorité

Le PNUD ne tolère aucun harcèlement, harcèlement sexuel, exploitation, discrimination ni abus d’autorité. Tous les candidats retenus feront donc l’objet de vérifications et devront se conformer aux normes et principes en vigueur. 

Droit de sélectionner plusieurs candidats

Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats parmi les candidatures reçues pour ce poste. Nous pouvons également conserver les candidatures et examiner les profils des personnes ayant postulé à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, de même niveau et présentant des exigences similaires en matière de description de poste, d’expérience et de formation.

Utilisation de l’IA par les candidats

Les candidats sont invités à consulter les directives du PNUD à l’intention des candidats concernant l’utilisation responsable de l’IA dans le cadre du recrutement et de la sélection au sein du PNUD.

Alerte à l’escroquerie

Le PNUD ne perçoit aucun frais à quelque étape que ce soit de son processus de recrutement. Pour plus d’informations, veuillez consulter le site www.undp.org/scam-alert.#LI-DNI