(01) ADJOINT ADMINISTRATIF

Adjoint administratif – ( 2604165 )

Note : Aucune note
Accord contractuel : Accord de services spéciaux (SSA)
Durée du contrat (années, mois, jours) : 6 mois
Offre d’emploi 30 septembre 2026, 7 h 11 min 11 s
Date de clôture14 octobre 2026 , 21h59
Lieu principal Sénégal -Dakar
Organisation AF_SEN Sénégal
Calendrier: À temps plein

AVIS IMPORTANT : Veuillez noter que la date limite de réception des candidatures indiquée ci-dessus dépend des paramètres système de votre appareil personnel.

But:
Fournir un appui sur toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d’un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).

L’assistant€ administratif(ve) est chargé(e) de fournir un appui administratif et financier direct et des services aux gestionnaires de programme ou d’unité et aux membres du personnel et exécuter des transactions conformément aux règles, règlements et politiques de l’OMS .

2. Contexte
   Les bureaux pays de l’OMS traduisent leurs engagements mondiaux et régionaux en actions nationales, en conseillant les États membres et en facilitant l’usage des meilleures pratiques. Ils maintiennent le dialogue intersectoriel et s’appuient sur les autorités nationales à l’expertise technique de l’OMS pour éclairer les politiques. Il est important de noter également que des unités d’appui administratif (CSU) ont été mises en place pour soutenir les responsables et le personnel dans l’exercice de leurs fonctions. Le/La titulaire du poste fournira un appui administratif, organisationnel, documentaire et logistique de haute qualité au Bureau de la Représentante de l’OMS à Dakar. Il/Elle veillera à la gestion efficace des correspondances, à la coordination des réunions, des missions et des événements officiels, à la tenue et à l’archivage des documents institutionnels, ainsi qu’au suivi rigoureux des décisions, recommandations et actions stratégiques du Bureau.

Le/La titulaire contribuera au bon fonctionnement quotidien des Clusters en assurant une coordination administrative efficace entre les programmes techniques, les fonctions d’appui et les partenaires externes. Il/Elle veillera également à la qualité, à la conformité et à la transmission en temps opportun des documents soumis à l’attention des Clusters, ainsi qu’à la bonne gestion des registres, des archives physiques et électroniques du Bureau de Pays.

Sous la supervision générale du Représentant de l’OMS et sous la supervision directe du chargé des Opérations le/la titulaire du poste contribuera au renforcement de l’efficacité opérationnelle, à la fluidité des communications internes et externes et à l’application des procédures administratives de l’Organisation.

3. Résumé des tâches assignées
   Sous la supervision du chargé des opérations du bureau ces 2 assistant(e) s administratif(ve)s seront chargés de s’acquitter des fonctions ci-après:

Gestion administrative des Clusters

· Apporter un appui à la gestion quotidienne des Clusters ;
Maintenir un système de classement physique et électronique conforme aux procédures de l’OMS ;

· Rédacteur des correspondances officielles à l’appréciation du responsable du Cluster ;

· Rédiger les Mémos, les soumettre dans le eWorkflow, les suivre et prendre toutes les actions requises pour amener l’activité jusqu’à sa réalisation complète ;

· Préparer les dossiers administratifs nécessaires aux réunions, missions officielles et visites de haut niveau ;

· Organisateur des réunions internes des Clusters, des réunions locales, des réunions régionales et internationales initiées et/ou sponsorisées par le Cluster ;

· Veiller au respect des échéances fixées pour les actions prévoyant l’attention des Clusters ;

· Initier les réquisitions dans le Système Global de gestion (GSM/SPM) : DFC, DI, IPOs, GES, LOAG, LOANG ;

· Produire des tableaux de bord de suivi des correspondances, réunions et décisions ;

· Prendre des notes lors des réunions et effectuer le suivi des recommandations

Appui aux Finances

· Appuyer les chargés de programme dans l’initiation et la revue des budgets des appuis financiers à la partie nationale conformément au barème du G50 ;

· Vérifier les dossiers de paiement des factures avant traitement dans l’ERP ;

· Vérifier et certifier les factures des services contractés par le Cluster

· Suivre de l’encaissement des paiements par les bénéficiaires ;

· Effectuer l’archivage des dossiers des Finances, Budget, Approvisionnements, Logistique

· Effectuer la réconciliation bancaire hebdomadaire du compte bancaire du bureau

Appui au Procurement

· Préparer et soumettre le plan d’achats des biens et services du Cluster

· Contribuer à la préparation des RFP du Cluster

· Assurer le secrétariat du Comité Local d’Achat des Biens et Services ;

· Effectuer l’archivage des dossiers des Finances, Budget, Achats, Logistique ;

· Soumettre les réquisitions de Procurement des biens et services

Appui à la logistique et au protocole

· Initier les voyages des membres du Cluster y comprenant les eMemos des missions, les TR, billets, visa, etc.

· Soutenir l’organisation des visites officielles qui concernent le Cluster ;

· Assurer la liaison administrative entre le Cluster et les services Ressources Humaines, Budget & Finances, Approvisionnement, Voyages, Protocole et Sécurité ;

Contrôle qualité des documents

· Assurer un contrôle qualité préalable de tous les documents soumis aux responsables des Clusters avant leur réception ou leur transmission pour examen et signature ;

· Vérifier la conformité des documents avec les normes de l’OMS en matière de présentation, format, contenu, références, validation et circuit d’approbation ;

· S’assurer que les documents sont complets, cohérents, correctement rédigés et accompagnés des pièces justificatives requises ;

· Tenir à jour un calendrier consolidé des principales activités des Clusters ;

Autres responsabilités

· Effectuer les prises de notes pendant des réunions, soumettre les comptes rendus et faire le suivi des recommandations ;

· Exécuter toute autre tâche confiée par les responsables des Clusters dans le cadre des activités du Bureau.

4. Qualifications, expérience, compétences et langues

Diplômes requis :
· Essentiel : Un diplôme de fin d’études secondaires avec une spécialisation en Administration publique, Gestion des entreprises, Gestion administrative, Relations internationales, Sciences sociales ou dans tout autre domaine pertinent.
· Souhaitable : Licence/Bachelor en Administration publique, Gestion des entreprises, Gestion administrative, gestion de projet Sciences sociales ou dans tout autre domaine pertinent.
Formation en archivage électronique, gestion de l’information ou gestion des documents serait un atout

Expérience
Essentiel :Au moins 5 ans d’expérience dans les services del’administration de bureau, d’assistanat exécutif, de gestion budgétaire et financière, de coordination de programme, de gestion des achats et logistiques, de bureautique
Souhaitable : Expérience dans la digitalisation ou la gestion électronique des documents.
Expérience en gestion de correspondances, de réunions et d’agendas de direction ;

Compétences
• Génériques
*Les compétences essentielles, gestionnaires et d’encadrement requis – les plus importantes

• Fonctionnelles :

• les connaissances essentielles et les compétences spécifiques au poste. 1- Techniques de rédaction professionnelle : prise de notes structurées, Excellentes capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction 2- Maîtrise des procédures administratives de base, des outils bureautiques et des règles de conformité organisationnelle garantissant une gestion fiable et structurée des tâches quotidiennes. 3 - Gestion de réunions et secrétariat technique : savoir préparer les documents, participer aux réunions préparatoires et assurer le suivi documentaire. 4 - Capacité à assurer le suivi des dossiers, préparer et contrôler la documentation, coordonner avec différents services et partenaires, et gérer simultanément plusieurs activités avec rigueur et diplomatie. 5- Capacité à faire une bonne planification des livrables, respect des délais (Capacité à travailler sous pression avec des délais courts)</code></pre></li>

Compétences/Connaissances :
Essentiel : Bonnes connaissances des techniques de rédaction des rapports, Maîtrise de Word, power point et Excel et autres logiciels utiles.
Souhaitable : Maîtrise des ERP et des outils de bureautique avancée
Langues et niveau requis
Essentiel:
Excellente maîtrise du français (parlé et écrit )

Souhaitable : Bonne maîtrise de l’anglais (avec capacité à rédiger des courriels, rendus comptes et correspondances administratives.) 5. Localisation : Dakar

6. Voyage : Oui à l’intérieur (possibilités de voyager dans le pays pour collecter des données
7. Rémunération et budget
   Rémunération: Selon lagrille salariale locale du SNU applicable au Sénégal( SSA, de grade G5) Durée prévue du contrat : six (6) mois
8. Informations complémentaires

Les membres du personnel qui ont quitté l’entreprise à la suite du processus de priorisation et de réorganisation de 2025 bénéficieront d’une attention particulière, conformément au cadre réglementaire applicable.

·

· Cet avis de vacance de poste peut être utilisé pour identifier des candidats pour d’autres missions de conseil similaires et de même niveau.

Seuls les candidats sérieusement envisagés seront contactés.
Un test écrit peut être utilisé comme forme de sélection.
Si votre candidature est retenue pour un entretien, vous devrez fournir à l’avance une copie numérisée du ou des diplômes/certificats requis pour ce poste. L’OMS ne prend en compte que les qualifications de l’enseignement supérieur obtenues auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU) et l’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). Cette liste est accessible à l’adresse suivante : http://www.whed.net/ . Certains certificats professionnels peuvent ne pas figurer dans la WHED et feront l’objet d’un examen individuel.
Pour plus d’informations sur les activités de l’OMS, veuillez consulter le site : http://www.who.int .
L’ OMS s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif fondé sur le respect mutuel. L’OMS recrute son personnel sans discrimination fondée sur le handicap, le sexe, l’identité de genre, l’orientation sexuelle, la langue, la race, l’état civil, la religion, l’origine culturelle, ethnique ou socio-économique, ni sur aucune autre caractéristique personnelle.

L’OMS s’engage à atteindre la parité hommes-femmes et la diversité géographique au sein de son personnel. Les femmes, les personnes handicapées et les ressortissants d’États membres non représentés ou sous-représentés ( https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion ) sont vivement encouragés à postuler aux emplois de l’OMS.

Les personnes handicapées peuvent demander des aménagements raisonnables pour pouvoir participer au processus de recrutement. Les demandes d’aménagement raisonnable doivent être envoyées par courriel à reasonableaccommodation@who.int

• Une intégrité et un respect des normes éthiques professionnelles irréprochables sont essentiels. L’OMS est fière de son personnel qui adhère aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées et qui s’engage à mettre en œuvre la Charte des valeurs de l’OMS (https://www.who.int/about/who-we-are/our-values).

L’OMS applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels (EAS), du harcèlement sexuel et de toute autre forme de comportement abusif (discrimination, abus d’autorité et harcèlement). Tous les membres du personnel de l’OMS ont un rôle à jouer pour promouvoir un environnement de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l’OMS tout cas avéré ou suspecté d’EAS, de harcèlement sexuel ou de toute autre forme de comportement abusif. Afin de s’assurer que les personnes ayant des antécédents avérés d’EAS, de harcèlement sexuel ou d’autres formes de comportement abusif ne soient pas recrutées par l’Organisation, l’OMS effectuera une vérification des antécédents des candidats présélectionnés.
L’OMS applique une politique sans fumée et ne recrute pas de fumeurs ni d’utilisateurs de tabac sous quelque forme que ce soit.
Les consultants exécuteront leur travail à titre de travailleurs indépendants et à titre personnel, et non en tant que représentants d’une quelconque entité ou autorité.
L’OMS décline toute responsabilité quant aux impôts, droits, cotisations de sécurité sociale ou autres contributions dus par le consultant. Ce dernier est seul responsable de la retenue et du versement de tous impôts, droits, cotisations de sécurité sociale et autres contributions qui lui sont applicables dans chaque lieu/juridiction où les travaux sont effectués dans le cadre du présent contrat, et ne pourra prétendre à aucun remboursement de la part de l’OMS à ces frais.
Veuillez noter que les contrats de l’OMS sont conditionnés à la confirmation par les membres du personnel d’être vaccinés conformément aux exigences de l’OMS avant leur affectation, sauf en cas d’empêchement médical, attesté par le Service de santé et de bien-être du personnel (SHW) de l’OMS. Le candidat retenu devra fournir les justificatifs nécessaires. Une copie de son carnet de vaccination à jour devra être remise au service médical de l’OMS lors de la visite médicale. Veuillez noter que certains pays exigent une preuve de vaccination spécifique pour l’entrée ou la sortie du territoire. Par exemple, une preuve/certification officielle de vaccination contre la fièvre jaune est requise pour entrer dans de nombreux pays. Les recommandations vaccinales spécifiques à chaque pays sont disponibles sur le site web de l’OMS consacré aux voyages internationaux et à la santé et au bien-être du personnel. Pour toute question relative à la vaccination, veuillez contacter directement le SHW à l’adresse shws@who.int .
Si le site de recrutement ne s’affiche pas correctement, veuillez réessayer : (i) en vérifiant que vous disposez de la dernière version de votre navigateur (Chrome, Edge ou Firefox) ; (ii) en effaçant l’historique de votre navigateur et en ouvrant le site dans un nouveau navigateur (et non dans un nouvel onglet du même navigateur) ; ou (iii) en essayant d’accéder au site web avec le navigateur Mozilla Firefox ou depuis un autre appareil. Cliquez sur le lien pour obtenir des instructions détaillées sur la procédure de candidature : Instructions aux candidats .
Pour les consultants recrutés pour le siège social en Suisse

Les consultants travaillant en Suisse doivent s’enregistrer auprès des autorités fiscales cantonales suisses compétentes et des autorités de sécurité sociale dans les délais prescrits (les directives publiées par la Mission suisse sont disponibles à l’adresse suivante : https://www.eda.admin.ch/missions/mission-onu-geneve/en/home/manual-regime-privileges-and-immunities/introduction/Manuel-personnes-sans-privileges-et-immunites-carte-H/Non fonctionnaires et stagiaires.html
Pour les annonces de postes vacants :

L’objectif de cette offre d’emploi est de constituer une liste de candidats qualifiés en vue de leur inscription au fichier des consultants. Les candidats retenus seront inscrits sur ce fichier et pourront être sollicités ultérieurement pour des missions de conseil ; toutefois, leur embauche n’est pas garantie.