Job Description

ANNONCE RECRUTEMENT

SOLIDARITES INTERNATIONAL lance le recrutement interne/externe d’un (e) assistant (e) Log administrateur.

PRESENTATION DE L’ORGANISATION

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.

Solidarités International (SI) est déterminé à prévenir et à combattre tout type d’abus – tout acte d’exploitation, d’abus et/ou de harcèlement sexuels (SEAH) à l’encontre des membres des communautés bénéficiaires ou de ses collaborateurs et collaboratrices, atteinte aux personnes et/ou aux biens, fraude, corruption, conflit d’intérêt non déclaré, financement d’activités portant atteinte aux droits de l’homme – qui pourrait être perpétré dans le cadre de ses interventions. SI applique une tolérance zéro à l’égard des actes de SEAH

Solidarités International est un employeur équitable qui combat toute forme de discrimination. SI ne demandera jamais une rétribution quelconque en vue de participer à un processus de recrutement.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, Solidarités International (SI) recrute un(e) (01) Assistant (e) LOG – Administrateur.

Lieu : TOUGAN

DESCRIPTIF DU POSTE

Sur sa base d’affectation, l’assistant Log administrateur appuie l’administrateur et le LOG pour le traitement des opérations comptables et financières, dans toutes les tâches et procédures liées aux ressources humaines ainsi que la gestion de la logistique opérationnelle et des approvisionnements.

PRINCIPALES MISSIONS

L’assistant (e) LOG – Administrateur, sous la responsabilité de l’administrateur et du logisticien base GRAND NORD, aura pour responsabilités de :

Trésorerie / comptabilité / gestion

• Tenue du journal de caisse, de banque et des avances de la base
• Etablir les chèques et demandes de virements
• Préparer la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base
• Editer les vouchers, superviser l’archivage des justificatifs
• Participer aux travaux d’audits ou de contrôles éventuels pratiqués par les partenaires ou le siège, au niveau de sa base
• Participer à la consolidation des suivis budgétaires et des prévisionnels de trésorerie au niveau sa base
• Suivre les échéanciers de paiement pour les contrats gérés par l’administrateur
• Préparer l’envoi des archives administratives en coordination
• Etablir l’état des besoins en liquidité en concertation avec l’administrateur
• Effectuer les décaissements et le versement des avances, dans le respect des procédures établies
• Enregistrer les affectations budgétaires et les codes comptables
• Contrôler avant enregistrement, que les justificatifs sont conformes aux procédures Solidarités International
• Assurer la traduction des pièces comptables si nécessaire
• Echanger les devises sur demande de son responsable hiérarchique
• Vérifier les soldes de caisses quotidiennement et signaler tout écart à son responsable hiérarchique
• Archiver les pièces comptables selon la procédure Solidarités après une dernière vérification des pièces justificatives
• Garantir la sécurité de sa caisse et la confidentialité des informations
• Calculer les impôts, taxes, contributions sociales et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés

Gestion administrative du personnel national :

• Assister l’Administrateur dans la gestion du recrutement
• Assister l’Administrateur dans collection des documents pour les dossiers individuels
• Editer les fiches de demande d’avance sur salaire et superviser le paiement des salaires après validation de l’Administrateur.
• Préparer et/ou vérifier les documents régulier (perdiem, indemnité de transport, demande de remboursement frais médicaux…) et de l’affichage sur le tableau d’information
• Assister l’Administrateur sur l’archivage physique et informatique, le suivi des dossiers individuels et la confidentialité des informations RH. Participer à l’organisation pratique des réunions administratives (formations, briefing, réunion du personnel…)

Gestion logistique et approvisionnement

• LOGISTIQUE
• Gestion du parc équipement / télécommunication
• Participer à l’installation et à la sécurisation du matériel
• Participer au suivi et à la maintenance du matériel
• Organiser les sessions de formation à l’utilisation des moyens de communication
• Participer au suivi et à la consolidation des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules
• Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées
• Effectuer le suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules
• Gestion et suivi du parc informatique
• Mettre à jour les antivirus
• Mettre à disposition des équipes les moyens de sauvegarde de données adéquates
• S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
• CHAINE D’APPROVISIONNEMENT

• Recevoir et traiter toutes les lignes d’achats (LA) des programmes y compris de la logistique et créer les dossiers d’achat (DA) dans link ;
•  Traiter les LA, les DA, la sélection fournisseurs jusqu’à la clôture des DA ;
• Rédiger et faire le suivi des et contrats, les bons de commande des fournisseurs ;
• Transmettre le dossier d’achat « DA » à la coordination (logisticien ou responsable de base), au gestionnaire approvisionnement pour la suite du traitement et les validations ;
• Organiser la réception des biens et services livrés la livraison des biens et mettre à jour le link par la clôture des DA ;
• S’assurer que les dossiers d’achat sont complets et numérisés pour leur archivage ;
• Gérer l’archivage physique et numérique des documents des dossiers d’achat et assurer leur transmission à la coordination conformément aux procédures internes ;
• Réaliser l’étude du marché local, identifier des nouveaux fournisseurs, récolter les cotations en s’assurant de leur conformité, négocier les prix avec les fournisseurs en mettant l’accent sur le rapport prix/qualité ;
• Faire des points réguliers avec les autres départements et tenir informer les demandeurs du niveau d’avancement de leurs dossiers d’achat ;
• Réceptionner et gérer les biens achetés, les dons ou prêts reçus et assurer leur rangement ;
• Assurer la gestion et le suivi du stock moyennant les outils de Solidarités international ;
• Procéder régulièrement aux inventaires physiques et théoriques du stock avec les équipes programmes en relevant les irrégularités pour un rapportage ;
• S’assurer que tous les outils de gestion et de suivi sont en place et utilisés ; S’assurer que les espaces de stockage sur la base sont systématiquement sécurisés et propres ;
• Rapporter les états de stock mensuels dans les packs log ;
• Alerter les départements programmes sur le niveau de consommation de leurs stock (stock minimum), le reliquat, les stocks morts etc. ;
• Gérer l’expédition, la réception des frets en s’assurant de la présence et conformité des documents pour remonter tout cas d’irrégularités constatées (vol, perte, dommages etc.) moyennant des rapports d’incidents.
• Faire des points réguliers avec les départements programmes et partager les états des stocks.

Gestion d’équipe

• Appuyer les membres de l’équipe administrative sous sa supervision ;
• Assurer le remplacement minimum des membres du service administratif en cas d’absence (congés, maladie…)
• Etablir les plannings de l’équipe

Reporting / communication :

• Participer à la veille sur les réglementations en vigueur ;
• Préparer, transmettre à la coordination logistique et archiver les rapports logistiques (packs Log) ;
• Aider l’administrateur dans les relations avec les autorités administratives

PROFIL RECHERCHE

Diplôme minimum BAC + 2 en finance comptabilité, logistique et transport ou tout autre diplôme équivalent

Expérience d’au moins 2 ans en humanitaire en organisation internationale ou au sein de projet d’urgence

Expérience professionnelle sur un poste similaire fortement souhaitée

Expérience professionnelle au sein de Solidarités International fortement appréciée

Expérience des outils finance & RH (SAGA & HOMERE) fortement apprécié

Expérience de l’outil logistique LINK est un atout

Expérience en gestion d’équipe

Aisance dans la communication avec les fournisseurs, prestataires, bonne capacité rédactionnelle

La connaissance des activités de SOLIDARITES INTERNATIONAL sera un atout

Langues :

• Parfaite maîtrise du Français, du Morée et du Dioula

Informatique :

• Bonne maîtrise du pack office.

Qualités humaines requises :

• Autonomie, rigueur et capacités d’organisation
• Diplomatie et bonne gestion du stress
• Flexibilité et polyvalence
• Connaissance de la zone d’intervention souhaitée
• Permis moto souhaitée

Autres :

• Respecter du code d’éthique de SI
• Bonne capacité d’analyse
• Bonne capacité de synthèse
• Compétence relationnelle
• Engagement envers les principes de Solidarités International