GESTIONNAIRE MOYENS GENERAUX ET LOGISTIQUE USP BENIN-TOGO (H/F)

Job Description

Réf.
2024/GMGELUB/12213

Type d’offre
Poste terrain

Type de contrat
CDD

Domaines d’expertises
Moyens Généraux ; Système d’information

Date limite de candidature
05/12/2024 23:59

Contrat
Portage salarial / Cabinet d’expertise

Durée
12 mois renouvelable

Description de la mission

MISSIONS :

Suivi et gestion des moyens généraux de la mission

•  Superviser l’état du groupe électrogène, en s’assurer de la maintenance régulière, mettre en place et superviser la procédure de suivi de sa consommation en carburant
• Vérifier la consommation d’électricité et d’eau avant transfert de la facture au pôle finances
• Superviser l’état des climatiseurs et s’assurer de leur maintenance régulière
• Être responsable du suivi des équipements de l’Agence, de leur codage, de leur état et de leurs inventaires périodiques réguliers
• Suivre les stocks de fournitures de bureau, anticiper les commandes et suivre leur affectation

Gestion des contrat-cadres logistique de la mission

• Participer à la mise en place des contrat-cadres logistiques de l’Agence (transport de personnes, de marchandises, transitaire, fournitures de bureaux, etc.) en lien avec les besoins du bureau et des projets
• Participer à la rédaction des cahiers des charges des appels d’offres logistique
• Être responsable du suivi des contrat-cadres logistiques et du lien avec les fournisseurs concernés (montant maximum, dates de validité, etc.)

Transport de marchandises

•  Assurer le suivi de l’entrée des marchandises internationales sur le territoire et le respect par l’Agence des formalités douanières en lien avec l’entreprise en charge des formalités de dédouanement préalablement identifiée
• Assurer le suivi du transport national des marchandises de l’Agence (identification du/des transporteur(s), chargement, inventaire, Waybill, etc.)

Transport de personnes

• Identifier une société de location de véhicules et une société de taxis fiables en lien avec le Chargé de Sûreté
• Mettre en place une procédure de réservation de billets d’avion nationaux et internationaux
• Contrôle des itinéraires reçus et l’optimisation des coûts
• Assurer les réservations des hébergements à Lomé pour les missionnaires et faciliter les relations avec les agents immobiliers ou courtiers pour les hébergements longue durée

Gestion du parc véhicule

• Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (log book, contrats, assurances, enregistrements, etc.)
• Mettre en place la méthode de gestion d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables du parc véhicules
• S’assurer de l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules
• S’assurer de la présence du lot de bord adapté dans chaque véhicule (pharmacie, logbook, suivi carburant et des déplacements, etc.)
• Consolider et analyser les consommations mensuelles relatives au parc de véhicules
• Faire appliquer les règles liées aux déplacements des véhicules et des personnes

Gestion des équipements, du parc informatique et de la télécommunication

• Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc et mettre à jour le tableau de suivi des équipements de l’Agence
• S’assurer de la qualité des installations, du bon dimensionnement et du bon fonctionnement des systèmes de communication
• Mettre en place une procédure de gestion du crédit téléphonique
• Être responsable du suivi de l’entièreté du parc informatique de l’Agence
• Participer au dimensionnement du parc informatique des projets et du bureau
• Mettre en place une stratégie de sauvegarde, de protection des données et de mise à jour de l’antivirus
• S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
• Entrer en contact avec le prestataire de service pour support technique
• S’assurer que les sauvegardes automatiques hebdomadaires soient réalisées
• Tenir à jour l’état de parc informatique du bureau
• Effectuer des inventaires réguliers physiques de tous les équipements de l’Agence dont celui du matériel informatique

Management

• Préparer et suivre les plannings des équipes logistiques sous sa responsabilité
• Évaluer les performances du personnel sous sa supervision directe
• Former les équipes logistiques aux procédures de l’Agence
• Organiser des ateliers de formations sur des thématiques selon les besoins identifiés

Activités transverses 

• Élaborer en lien avec le CFT les reportings mensuels logistiques
• Participer activement à la rédaction des développements de projets et des rapports bailleurs
• Être responsable du correct archivage des documents logistiques du bureau et des projets

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités de l’agence et la nécessité de pouvoir s’y adapter.

De plus le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.

Description du projet ou contexte

Expertise France est l’agence publique de la coopération technique internationale.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
• lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
• renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.

Avec un volume d’activité de plus de 300 millions d’euros et plus de 500 projets en portefeuille dans 80 pays, Expertise France s’inscrit comme un acteur majeur de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

Au sein d’Expertise France, la Direction des opérations (DO) assure le développement et le pilotage des projets de coopération internationale et des opérations qui sont confiés à l’agence. Elle est composée de 6 départements sectoriels, de 3 cellules chargée du pilotage de l’activité, du changement et de la coordination géographique des opérations.

Expertise France au Bénin et au Togo

En tant qu’agence de coopération technique, Expertise France conseille, assiste, conçoit et met en œuvre des projets de renforcement des politiques publiques au Bénin et au Togo. Elle intervient dans des domaines clés du développement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD).

Le portefeuille d’activité d’Expertise France au Bénin est composé de quatre projets nationaux. Sur financements français (AFD – 5,9M€), Expertise France intervient auprès de l’ANPT (Agence nationale des patrimoines touristiques), de la DGI (Direction générale des impôts), de l’ADPME (agence de développement des PME) et de l’ASIN (Agence des systèmes d’information et du numérique) en tant qu’assistance à maîtrise d’ouvrage, assistance technique et ensemblier d’expertise. Sur financements européens (10M€), Expertise France est mobilisée pour renforcer les capacités matérielles et techniques et la protection des Forces Armées Béninoises (FAB).

Le portefeuille d’activité d’Expertise France au Togo est composé de quatre projets nationaux financés par l’UE, l’AFD et les ministères français (MEAE et MSP) et représentant un volume d’affaires de 11,15M€. L’agence intervient à ce titre auprès des Forces Armées Togolaises, des ministères de la Santé et de l’Administration territoriale, du CHU Sylvanus Olympio de Lomé, ainsi que des communes principales des cinq régions du pays.

A partir de janvier 2025, Expertise France décentralise ses activités support pour son portefeuille d’activités au Bénin et au Togo et déploie à Cotonou et à Lomé une nouvelle Unité Support Projets qui regroupera l’ensemble des fonctions supports pour tous les projets (finance, logistique, achats, ressources humaines). 

SITUATION/ POSITION : Direction des Opérations

Au sein de l’équipe de l’Unité Support Projets (USP) au Bénin et au Togo, sous la supervision du coordinateur des fonctions transverses (CFT), et en lien avec le département des Moyens Généraux (DMG) et celui des systèmes d’information (DSI) au Siège, est responsable de :

• Seconder le CFT pour le pilotage des activités logistiques de l’Agence
• Être le garant et assurer le suivi des équipements de l’Agence
• Assurer le management et la formation continue aux procédures de l’équipe logistique placée sous sa responsabilité
• Assurer le reporting logistique de l’Agence auprès du CFT et du Siège
• Participer à la définition de la stratégie du bureau, à la rédaction des propositions de projets et des rapports, au dimensionnement RH des activités logistiques de l’Agence

Profil souhaité

• Diplôme / niveau d’études : Formation supérieure dans un domaine en lien avec l’administration et/ou la logistique

• Au moins cinq (5) ans d’expériences professionnelles sur un poste comparable

Aptitudes

Savoir :

Bonne connaissance en management / gestion d’équipe

Capacité en renforcement des compétences, y compris dans une relation fonctionnelle

Maîtrise des procédures de gestion de flotte de véhicules

Maîtrise des logiciels bureautiques

Bonne connaissance des procédures de sécurité et sûreté

Avoir des connaissances en IT réseau serait un atout

Savoir-faire :

Bonnes capacités organisationnelles et rédactionnelles

Compétence en négociation

Savoir être :

• Aptitudes à travailler en équipe, Rigoureux ; Capacité à travailler de façon autonome ; Capacité à travailler dans un contexte difficile ; Capacité à gérer son stress ; Bon relationnel ; Goût du travail en équipe multiculturelle ; Capacité à communiquer clairement ; Observateur ; Disponibilité ; Transparence ; Anticipation ; créativité ; et réactivité

Informations complémentaires

Lieu : Lieu d’affectation : Lomé avec des déplacements à prévoir dans le pays et au Bénin

Type de contrat : CDD de 12 mois via une société de portage (contrat de droit national togolais)

Date de prise de fonctions : 1er janvier 2025

Rémunération : Selon profil

Date limite de candidature : 05/12/2024 23:59