ASSISTANT(E) PRINCIPAL(E) AUX ACHATS

Administration des Affaire, Administration Publique, Gestion des Ressources Humaines
Kenya, AFRIQUE
mars 25, 2025
CDD
Application ends: avril 20, 2025
Apply Now

Job Overview

  • Date Posted
    mars 25, 2025
  • Location
    Kenya, AFRIQUE
  • Expiration date
    avril 20, 2025
  • Experience
    2 Year
  • Gender
    Both
  • Qualification
    Certificate
  • Career Level
    Officer

Job Description

Catégories d’emplois : Approvisionnement
Code des postes vacants : VA/2025/B5323/29893
Département/bureau : AFR, ESAMCO, Kenya
Lieu d’affectation : Multiple
Type de contrat : Soutien local de l’ICA
Niveau du contrat : LICA-5
Durée : Renouvelable pour un an, sous réserve des nécessités de l’organisation, de la disponibilité des fonds et d’un rendement satisfaisant.
Période de candidature : 20-mars-2025 au 20-avr-2025

 

Les candidatures aux postes vacants doivent être reçues avant minuit, heure de Copenhague (CET), le jour de la date de clôture de l’annonce.

Veuillez noter qu’à aucun stade du processus de recrutement, l’UNOPS ne demandera aux candidats d’effectuer des paiements de quelque nature que ce soit.

Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies qui soutient la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement de ses partenaires dans le monde entier. L’UNOPS aide ses partenaires à construire un avenir meilleur en fournissant des services qui améliorent l’efficience, l’efficacité et la durabilité des projets de consolidation de la paix, d’aide humanitaire et de développement. Mandaté en tant que ressource centrale des Nations Unies, l’UNOPS fournit des services durables de gestion de projets, d’achats et d’infrastructure à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’organismes des Nations Unies. Avec plus de 8 000 employés répartis dans 80 pays, l’UNOPS offre à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, là où ils en ont besoin. En mettant en œuvre environ 1 000 projets pour ses partenaires à tout moment, l’UNOPS contribue de manière significative aux résultats sur le terrain, souvent dans les environnements les plus difficiles.Situé à Nairobi, au Kenya, le Bureau multipays pour l’Afrique de l’Est et australe gère un portefeuille croissant d’engagements, y compris les risques stratégiques et opérationnels associés. La sous-région se compose actuellement d’un portefeuille d’engagements dans plusieurs pays d’Afrique de l’Est et australe. Il s’agit notamment de projets transactionnels en partenariat avec les agences des Nations Unies basées à Nairobi, ONU-Habitat et le PNUE, ainsi que d’un portefeuille de projets d’infrastructure et de développement au Mozambique, en Somalie, au Kenya, au Zimbabwe, au Malawi, en Zambie, en Ouganda, en Tanzanie et dans plusieurs États insulaires.

Sous la supervision directe du (de la) Directeur(trice) des achats et sous la direction du (de la) Chef des services d’appui, l'(la) Assistant(e) principal(e) aux achats est chargé(e) de fournir un soutien administratif dans la gestion de divers processus d’approvisionnement et de passation de marchés et/ou de transactions de biens, de services et de travaux pour l’unité opérationnelle.

Principaux résultats attendus :

  1. Gestion / Mise en œuvre de processus d’approvisionnement de bout en bout (i.e. services de soutien aux achats transactionnels).
  2. Mise en place d’une stratégie de sourcing et d’outils d’e-procurement.
  3. Relations avec les clients / Gestion des parties prenantes.
  4. Facilitation de l’acquisition et du partage des connaissances.

1. Services administratifs de soutien à l’approvisionnement :

Offre une variété de services de soutien transactionnel spécialisés et non spécialisés, assurant la cohérence et la qualité des étapes de travail réalisées, ainsi qu’une circulation optimale de l’information :

  • Aider à la rédaction des documents d’appel d’offres, des rapports d’évaluation et des soumissions d’attribution de contrats, en veillant à la cohérence du format et du contenu.
  • Traiter les opérations d’achat dans le système d’entreprise OneUNOPS ;
  • Aider à la préparation des bons de commande, des contrats, des accords de qualité ou de leurs amendements.
  • Traiter les factures des biens et services livrés en veillant à l’exactitude et à l’exhaustivité de la documentation et au paiement en temps opportun. Faites un suivi jusqu’à l’achèvement et informez les clients.
  • Surveiller les dépenses par rapport aux affectations.
  • Recevoir, examiner, consigner et acheminer les communications entrantes et les demandes/factures d’approvisionnement.
  • Préparer des rapports, des tableaux, des graphiques, etc., en appliquant ses compétences techniques et ses connaissances en matière de formatage et de présentations.
  • Préparer des statistiques et des rapports, y compris sur le volume des achats.
  • Entreprendre des actions de suivi régulières sur l’approvisionnement au nom du superviseur ;
  • Publier des annonces d’approvisionnement et des récompenses.
  • Tenir à jour des rapports d’étape sur les activités d’approvisionnement et les travaux en cours.

2. Mise en place de la stratégie de sourcing et des outils d’e-procurement :

Mettre en œuvre une stratégie d’approvisionnement et des outils d’approvisionnement électronique en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

  • Elaboration et gestion des listes de fournisseurs.
  • Utilisation du module d’approvisionnement conformément aux objectifs et aux normes des groupes d’achat de l’UNOPS dans ce domaine.

3. Services à la clientèle :

Relations avec les clients / Gestion des parties prenantes :

  • Travailler activement avec les clients pour fournir et échanger de l’information sur une variété de questions dans les processus et les transactions d’approvisionnement, afin de fournir des services corrects et opportuns.
  • Fournir des services d’approvisionnement normalisés, des conseils et de l’information au personnel de l’unité opérationnelle sur les processus et procédures courants.

4. Acquisition et partage des connaissances :

  • Entreprendre des actions de suivi régulières sur les questions d’assurance qualité des achats ou de gestion des connaissances au nom du superviseur et informer le superviseur de l’état d’avancement.
  • Appuyer administrativement l’organisation et la mise en œuvre d’initiatives de formation et d’apprentissage pour le personnel en matière d’approvisionnement.

Impact des résultats :

L’obtention effective et réussie des résultats par l’assistant principal aux achats a une incidence sur l’achèvement des travaux de l’unité commerciale concernée, les activités de projet, les services d’appui aux achats et à la gestion des contrats, ce qui a une incidence sur la mise en œuvre rapide et efficace des services et produits respectifs. Cela garantit la satisfaction du client et favorise l’image et la crédibilité de l’équipe et de la Business Unit en tant que prestataire de services efficace dans les services et la gestion de projets. Cela renforce la position concurrentielle de l’UNOPS en tant que partenaire de choix dans le domaine du développement durable et des services de projet dans le pays ou la région desservie.

Traite toutes les personnes avec respect ; Réagit avec sensibilité aux différences et encourage les autres à faire de même. Respecte les normes organisationnelles et éthiques. Maintient des normes élevées de fiabilité. Modèle de diversité et d’inclusion.
Agir comme un modèle positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le développement des autres. Pour les gestionnaires de personnel uniquement : Agir comme un modèle de leadership positif, motiver, diriger et inspirer les autres à réussir, en utilisant des styles de leadership appropriés.
Démontre une compréhension de l’impact de son propre rôle sur tous les partenaires et donne toujours la priorité au bénéficiaire final. Établit et entretient de solides relations externes et est un partenaire compétent pour les autres (si cela est pertinent pour le poste).
Établit efficacement un plan d’action approprié pour soi-même et/ou pour les autres afin d’atteindre un objectif. Les actions mènent à l’accomplissement total de la tâche grâce au souci de la qualité dans tous les domaines. Voit les opportunités et prend l’initiative d’y donner suite. Comprend que l’utilisation responsable des ressources maximise notre impact sur nos bénéficiaires.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement au rythme rapide. Adapte efficacement sa propre approche à l’évolution des circonstances ou des exigences. Réfléchit à ses expériences et modifie son propre comportement. Les performances sont constantes, même sous pression. Recherche toujours l’amélioration continue.
Évalue les données et les plans d’action pour prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche impartiale et rationnelle avec des risques calculés. Applique l’innovation et la créativité à la résolution de problèmes.
Exprimer des idées ou des faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écouter activement et partager ses connaissances de manière proactive. Gère efficacement les conflits, en surmontant les divergences d’opinions et en trouvant un terrain d’entente.

Éducation

  • Un diplôme d’études secondaires est exigé.
  • Un premier diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique, en gestion des ressources humaines ou dans des disciplines équivalentes avec 1 an d’expérience est un atout supplémentaire et peut remplacer certaines des années d’expérience requises.

Expérience

  • Un minimum de cinq (5) ans d’expérience professionnelle dans les services de soutien aux achats dans des organisations publiques ou corporatives nationales ou internationales avec un certificat d’études secondaires est exigé OU ;
  • Minimum de deux (2) ans d’expérience professionnelle dans les services d’appui aux achats dans des organisations publiques ou corporatives nationales ou internationales avec un diplôme OU ;
  • Minimum d’un (1) an d’expérience professionnelle dans les services d’appui aux achats au sein d’organisations publiques ou corporatives nationales ou internationales avec un baccalauréat
  • Expérience de travail avec un éventail de parties prenantes dans les pays en développement.
  • Une certaine expérience dans des organisations du système des Nations Unies est souhaitable.
  • Une maîtrise de l’informatique et des progiciels de bureautique (MS Office et/ou Google Suite) et une expérience de la manipulation de systèmes de gestion sur le Web sont exigées.
  • Une expérience de l’utilisation des systèmes d’entreprise, y compris OneUNOPS, est souhaitable.

Exigences
linguistiques

  • Une connaissance pratique complète de l’anglais est requise.
  • La connaissance d’une deuxième langue de travail de l’ONU ou d’une langue de travail régionale est un atout.
Type de contrat : Contrat d’entrepreneur individuel local (LICA)
Niveau du contrat : Local ICA Support-5
Durée du contrat :Pour plus de détails sur la modalité contractuelle de l’ICA, veuillez suivre ce lien :https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

  • Veuillez noter que l’UNOPS n’accepte pas les curriculum vitae non sollicités.
  • Les demandes reçues après la date de clôture ne seront pas prises en considération.
  • Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection, qui comprend diverses évaluations.
  • L’UNOPS prône la diversité et s’engage en faveur de l’égalité des chances en matière d’emploi. Notre personnel est composé de nombreuses nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités diverses. L’UNOPS s’efforce de maintenir et de renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
  • Les femmes qualifiées et les candidats issus de groupes sous-représentés au sein de l’effectif de l’UNOPS sont encouragés à postuler. Il s’agit notamment des candidats issus de groupes racisés et/ou autochtones, des membres d’identités de genre et d’orientations sexuelles minoritaires et des personnes handicapées.
  • Nous aimerions nous assurer que tous les candidats donnent le meilleur d’eux-mêmes au cours du processus d’évaluation. Si vous êtes présélectionné et que vous avez besoin d’une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des aménagements raisonnables, veuillez informer notre équipe des ressources humaines lorsque vous recevez une invitation.
  • Ce poste est conçu pour plusieurs sites au sein d’ESAMCO (Kenya, Tanzanie, Zimbabwe, Zambie, Malawi ou à domicile) et l’embauche se fera en fonction des besoins du bureau respectif.

Termes et conditions

  • Pour les postes de personnel uniquement, l’UNOPS se réserve le droit de nommer un candidat à une classe inférieure à la classe annoncée du poste.
  • Pour les contrats de représentation, vous devez suivre quelques cours obligatoires (ils prennent environ 4 heures) pendant votre temps libre, avant de fournir des services à l’UNOPS. Des cours de remise à niveau ou de nouveaux cours obligatoires peuvent être exigés pendant la durée de votre contrat. Veuillez noter que vous ne recevrez aucune compensation pour la participation aux cours et aux remises à niveau. Pour plus d’informations sur un contrat de représentation, cliquez ici.
  • Tous les membres du personnel de l’UNOPS sont tenus d’exercer leurs fonctions conformément à la Charte des Nations Unies et aux politiques et instructions de l’UNOPS, ainsi qu’à d’autres cadres de responsabilisation pertinents. En outre, tout le personnel doit démontrer une compréhension des objectifs de développement durable (ODD) d’une manière cohérente avec les valeurs fondamentales de l’ONU et le programme commun des Nations Unies.
  • L’UNOPS a pour politique de vérifier les antécédents de tous les membres du personnel potentiels. Le recrutement à l’UNOPS est subordonné aux résultats de ces vérifications.

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