ASSISTANT-E SNR EXECUTIVE SUPPORT

Niveau de difficulté: D

Type de famille: Non familial avec emplacement résidentiel

Lieu de résidence (le cas échéant): Yaoundé, Cameroun

Grade: GS5

Type de membre du personnel / affilié: Service général

Raison: Affectation régulière > régulière

Date de début cible: 2025-05-01

Date limite pour les demandes: 17 avril 2025

Cadre(trice) principal(e) adjoint(e) à l’appui à la direction Cadre organisationnel et relations
de travail Le poste d’adjoint(e)

principal(e) à la direction est à pourvoir au sein d’une division/d’un bureau ou d’un bureau de la représentation/chef de bureau. Le rôle de ce poste est de fournir des services de soutien administratif et de secrétariat au chef de bureau ou à son superviseur immédiat, afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau et sa circulation et sa gestion de l’information administrative et régulière. Il s’agirait d’avoir des contacts directs avec d’autres membres du personnel et des contacts avec les équipes de hauts fonctionnaires, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du HCR.
Sous réserve de la nature de la tâche ou de l’affectation, le titulaire travaillera de manière autonome sur des tâches courantes, tandis qu’il suivra les instructions du superviseur pour les questions plus complexes.

Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l’exécution de leurs tâches telles qu’elles sont définies dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR, qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et les instructions administratives du HCR, ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière conforme aux compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion ainsi qu’aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.

Tâches
– Fournir un soutien administratif et de secrétariat au Bureau du HCR afin qu’il soit mieux à même d’atteindre ses objectifs.
– Organiser les rendez-vous et tenir à jour le calendrier du superviseur. Recevoir des visiteurs ; passe et filtre les appels téléphoniques et répond aux questions avec discrétion.
– Organiser des réunions, tant internes qu’externes, certaines impliquant des hauts fonctionnaires, et rédiger des procès-verbaux et/ou des notes lors des réunions.
– Préparer des traductions informelles et agir en tant qu’interprète.
– Rédiger de la correspondance, des documents et des rapports, dont certains sont hautement confidentiels.
– Recevoir, filtrer, consigner et acheminer la correspondance, joindre les renseignements généraux nécessaires et maintenir le système de suivi.
– Rédiger la correspondance officielle, les documents et les rapports sur les affaires courantes et/ou pour approbation par le superviseur et en assurer le suivi. Tenir à jour le système de classement des documents électroniques et papier.
– Peut être amené à aider le personnel de l’unité dans les tâches de ressources humaines (registre des présences, organisation des voyages, préparation des autorisations de voyage, des demandes de remboursement, etc.).
– Aider à l’élaboration des programmes de visites, des réunions d’information sur les questions couvertes par le Groupe et de la collecte de la documentation pour les trousses d’information ; points de discussion et autres documents pour les missions, les réunions et les visites.

– Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités impactant les objectifs dans la zone de responsabilité. Assurer la prise de décisions en fonction des risques dans le domaine fonctionnel du travail. Soulever les risques, les problèmes et les préoccupations à l’intention d’un superviseur ou d’un ou des collègues fonctionnels concernés.
– S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.

Qualifications minimales

Éducation et expérience
professionnelle Années d’expérience / Niveau de diplôme

Pour G5 – 2 ans d’expérience pertinente avec diplôme d’études secondaires ; ou 1 an d’expérience de travail pertinente avec un baccalauréat ou un diplôme équivalent ou supérieur

Domaine(s) d’éducation
Non applicable

Certificats et/ou licences

Administration des affaires, Secrétariat, Gestion de bureau, Ressources humaines ou autre domaine connexe (Les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)

Expérience
professionnelle pertinente Essentiel
Non Souhaitable
Achèvement
des programmes d’apprentissage du HCR ou d’une formation spécifique pertinente aux fonctions du poste.

Compétences
fonctionnelles*Connaissances
informatiques/informatiques Règles, règlements et procédures administratifs ONU/HCR CO-Rédaction
et documentation
(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)

Exigences
linguistiques Pour les emplois d’administrateur recruté sur le plan international et d’agent du Service mobile : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.
Pour les emplois d’administrateur recruté sur le plan national : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, à l’exclusion de l’anglais et de la langue locale.
Pour les emplois d’agent des services généraux : Connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est pas l’anglais.

Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chaque personne se sent en sécurité et habilitée à accomplir ses tâches. Cela inclut l’absence de tolérance à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels, du harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, du sexisme, de l’inégalité entre les sexes, de la discrimination et de l’abus de pouvoir.

En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir le dialogue en cours sur ces questions et s’exprimer et rechercher des conseils et un soutien auprès des ressources pertinentes du HCR lorsque ces problèmes se posent.

Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de classe. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l’opération et/ou au poste spécifique. Ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.

Profil du candidat recherché

Compétences administratives solides : avoir une maîtrise des outils bureautiques et une capacité à gérer des agendas complexes et des priorités multiples.
Excellentes compétences organisationnelles et de communication : Capacité à coordonner des réunions, organiser des déplacements et maintenir des relations professionnelles avec diverses parties prenantes, tant en interne qu’en externe.
Capacité à travailler sous pression et en environnement multiculturel : Gestion de tâches diverses et capacité à s’adapter à un environnement de travail dynamique et international, tout en garantissant la confidentialité des informations.
Maîtrise du français et anglais souhaitée : Excellentes compétences en communication écrite et orale en français, avec un bonus pour la maîtrise de l’anglais.

Langues requises (la capacité globale attendue est d’au moins le niveau B2) :

,

,

,

,

Contexte opérationnel

Considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail :

Nature du poste :

Conditions de vie et de travail :

Qualifications supplémentaires

Compétences

Co-rédaction et documentation, Connaissances informatiques, Règles, règlements et procédures administratifs ONU-ONU / HCR

Certifications

Administration des entreprises – Autres, Ressources humaines – Autres, Gestion de bureau – Autres, Secrétariat – Autres

Compétences

Responsabilité, Pensée analytique, Orientation vers le client et les résultats, Engagement envers l’apprentissage continu, Communication, Conscience organisationnelle, Planification et organisation, Conscience politique, Travail d’équipe et collaboration

https://icsc.un.org/Home/SalaryScales

Compendium

Informations complémentaires

Dégagement fonctionnel

Cette position ne nécessite pas d’dégagement fonctionnel