ASSISTANT ADMINISTRATIF

Veuillez soumettre votre CV, lettre de motivation, copie de la carte nationale d’identité et documents académiques avant le 21 juillet 2025.

Description de l'emploi

Cet adjoint administratif de niveau intermédiaire, tout en maintenant une stricte confidentialité, collabore avec ses coéquipiers pour effectuer des tâches qui comprennent des tâches de soutien de bureau ainsi que des travaux administratifs directement liés aux opérations du service desservi, fournissant généralement un soutien complet à un groupe de travail de taille intermédiaire ou effectuant des tâches générales dans un groupe plus large; peut soutenir directement un gestionnaire ou un directeur.

Responsabilités

• Agir en tant que défenseur des droits des enfants afin de les sensibiliser aux besoins des enfants. S’engager à prendre en compte la protection de l’enfance et la prioriser dans toutes les décisions, tâches et activités du ministère. Respecter toutes les attentes comportementales de la Déclaration d’engagement pour la protection de l’enfance et du Code de conduite de Compassion. Signaler tout problème de maltraitance, de négligence ou d’exploitation d’enfants via le processus de signalement interne de Compassion et soutenir les interventions appropriées en cas d’incident.
• En tant que membre expérimenté de l’équipe, répond aux questions, explique les processus et correspond avec les personnes concernant des informations spécialisées au sein du département ou du groupe de travail assigné.
• Planifie les réunions, prépare les ordres du jour, rédige les procès-verbaux des réunions, coordonne les préparatifs de voyage, les itinéraires et accueille et héberge les visiteurs.
• Effectue des tâches de soutien administratif telles que répondre au téléphone, saisir et récupérer des données électroniques ou trier et distribuer le courrier.
• Rédiger et/ou relire des documents ou formulaires et autres correspondances tels que des documents officiels d’entreprise, des lettres externes et des documents gouvernementaux, qui peuvent être de nature confidentielle.
• Peut effectuer des travaux manuels légers tels que la livraison de fournitures de bureau, la disposition des chaises et la mise en place de rafraîchissements ou de brochures et d’affichages.
• Peut communiquer avec le personnel d’autres pays pour faciliter le traitement des informations ou des produits de travail, assurer le suivi de l’exactitude et de la conformité des processus, assurer une compréhension claire entre les fonctions et faire partie des équipes de projet.
• L’assistant peut aider à la création, au suivi et à la production de rapports pour le département ou le groupe de travail pris en charge et peut administrer les programmes et processus de base en cours.
• Peut commander des fournitures ou des services, organiser l’expédition ou le transport, ou fournir d’autres services logistiques conformément aux pratiques et politiques en vigueur. Peut également fournir des services d’enregistrement ou d’authentification de documents, selon les besoins.

Culture

Responsable du soutien, du maintien et de l’engagement dans les « comportements culturels » fondamentaux de Compassion dans toutes les communications et relations internes et externes.

Éducation

Baccalauréat en administration des affaires ou dans des domaines connexes

Expérience professionnelle

Deux à trois ans d’expérience professionnelle pertinente dans un poste similaire

Licences et certifications

Aucun

Autre

Parle couramment le français et l’anglais (écrit et parlé)

Bonnes compétences en communication

Compétences en rédaction et en reporting

Solides compétences en matière de collaboration

Compétences en résolution de problèmes

*** Une formation, une expérience et/ou une certification équivalentes peuvent remplacer l’une des qualifications minimales énumérées ci-dessus. ***

CONDITIONS DE TRAVAIL

Lieu : Bureau national du Burkina Faso

Environnement de travail

Bureau – Environnement de bureau standard

Exigences physiques

Rester assis, debout et/ou marcher jusqu’à 8 heures par jour

Exigences de voyage

Peut être amené à voyager jusqu’à 10 % de l’horaire normal